數據透視表在審計中的運用技巧

潘榮濤

[摘要]數據透視是一種快速匯總大量數據的交互式方法，在審計實務中，利用數據透視表可深入分析數據信息，揭示大數據背后的真相，為審計發現問題提供實證。

[關鍵詞]數據透視? ? Excel? ? 審計技巧? ? 大數據

審計工作離不開信息系統，離不開大數據。各種數據展現在審計人員面前的都是一張張載有諸多信息的Excel表，精通Excel運用尤其是數據透視表的運用，會事半功倍。如Excel 2007版，可編輯數據量是2的15次方即32768行，當數據超過32000行時，可以把后面的行剪切到另一張Sheet中，這樣透視功能就不會受到影響。而Excel 2010版數據系列中的數據點數目僅受內存限制，編輯功能大大增強。

一、判斷唯一性指標是否重復

數據表中的唯一性指標，如身份證號、訂單號、入庫單號、時間序列號、系統自動生成序列號等，這些指標如果重復出現，說明實際業務可能存在異常。

（一）一年內同一人有無多次領取補貼費用

如果從幾萬個身份證號中逐一篩選、比較，工作量太大，容易出差錯。判斷同一人有無多領補貼，從Excel表中檢索身份證號有無重復即可。如果用公式查找，假如有一萬個身份證號，將身份證號從A列復制到B列，再在C列插入空白列，運用公式Countif（$B$2：$B$10001，A2），可以找出。由于行數多，運算量大，重復使用公式編輯，電腦常會出現卡頓、延遲狀態。這時可以使用透視表，在Excel表中增加一輔助列，列內輸入數值1，對應的含義是發生了1次，建立透視表，對身份證號對應的輔助列1進行求和。每個身份證如果只發生了1次，則求和值為1，否則就大于1，再對求和項篩選，重復出現的身份證號立馬現身。

（二）同一訂單號有無重復出現，相近物資有無串項

正常一個訂單號對應一項物資。通過上述方法，透視訂單號輔助值，求和項大于1的訂單號肯定重復出現。

在透視表的列標簽中選擇規格、型號、價格相近的物資，進行篩選，記錄在一張訂單上的物資可能串項，或者行為者利用價格不同有意制造舞弊。

（三）入庫單號有無重復

用上述方法對入庫單號透視求和，如果大于1，說明物資重復入庫。原因可能是系統錯誤，需要沖紅抵消，如果不沖紅，則虛增了物料庫存。

入庫單重復也可能是人為編制入庫單，虛假入庫，再根據入庫單開具發票，領取物資款。

（四）同一時間點有無發生多筆業務

系統中的時間通常記錄到秒。對于一般業務量的企業來講，每一筆業務的發生時間對應某一秒，同一秒內發生多筆業務的概率較低。建立時間透視表，輔助值求和大于1的，則是同一時間點發生了多筆業務。原因可能是業務人員在同一時間點將已經準備好的表格傳入系統，但這不符合業務邏輯，需要規避;也可能是操作人員利用系統缺陷或可乘之機，人為制造、調整對自己有利的業務事項，編造虛假業務，給公司造成損害。

（五）系統自動生成的序列號是否唯一

一般情況下，系統自動生成的序列號是唯一的。如果出現重復的序列號，應具體問題具體分析：如果僅是序列號重復，則是系統出現了差錯;如果重復序列號記錄的兩項業務完全相同，則為業務發生一次，實際結算時系統中出現了兩次。

二、對變量分類求和，分析變量背后的規律

不斷變化的指標，比如銷售訂單，其對應的產品數量、價格和銷售區域同時也在變化。同理，醫療對象在不斷變化，適用的藥物、價格、治療期、療效等也在變化。變化的消費人群對應變化的消費價格、數量、場所、人數等。

比如，要實現同一訂單號內不同價格物資的分類求和，如果在Excel中求和，選擇同一單號，求和的數據只有一條。而要實現同一訂單號下不同價格的所有物資單號的求和，利用透視表求和列表功能就能實現。

建立訂單、價格、產品的透視表，將價格、產品放在透視表的列標簽欄，對輔助值求和，去掉列標簽上的空白頁，透視表顯示的就是價格不同產品在同一訂單上的記錄。分類匯總的意義在于細分市場，分析同一訂單提貨不同產品的數量及其中蘊含的內在規律，進而分析消費習慣、物流方式、銷售渠道。

針對醫療對象的不斷變化，基于適用的藥物、價格、治療期、療效等內容，建立醫療對象透視表，在列標簽內輸入藥物、價格、治療期、療效等內容，分類求和，求和結果可以顯示藥物名稱、價格、時間等對不同醫療對象的有效區間，得出統計結論，為醫療手段提供佐證。

針對變化的消費人群，基于消費價格、數量、場所、人數等內容，建立消費人群透視表，在列標簽內輸入價格、數量、場所、人數等內容，進行分類求和，結果反映的是不同人群的消費習慣，為制定銷售政策提供依據。

三、分析市場竄貨行為，評估銷售政策及市場管控

同一產品在市場上出現竄貨，是由于產品出廠價格差異，廠家對不同銷售區域采取了不同的價格政策。一般是強勢市場出廠價格高，弱勢市場價格低，公司給予弱勢市場經銷商價格補償，鼓勵其拓展市場。由于市場存在價差及市場管控不力，造成出廠價低的產品流向強勢市場而獲利，擾亂市場秩序。

對弱勢市場區域，分區域、客戶、產品進行透視求和，對回退的包裝物求和，乘以回退率，比較兩者差異，就是流出市場的產品數量。對強勢市場區域，分區域、客戶、產品進行透視求和，對回退的包裝物求和乘以回退率，比較兩者差異，就是流入市場的產品數量。通過對比，可以評估公司的銷售政策，找出解決問題的方法。

四、檢索有獎銷售兌獎結果是否存在舞弊

有獎銷售主要分為零星小獎和大獎。

零星小獎主要將市場投放量與回退量進行比較（投放量=回退量+市場滅失量）。如果作為整體統計，肯定是投放量大于回退量，發現不了問題。可以將投放的區域充分細分，對每一個細分點透視求和，再作比較，查看有沒有不合邏輯的地方。

對于大獎，一般有兌獎碼，兌獎碼設有兌獎期限，逾期不予兌付。檢查兌獎碼有沒有重復項，核查是否存在重復兌獎或逾期兌付情況。

五、查找付款期限及二次轉包，規范物資采購行為

一是查找付款期限的不同。采購物資付款一般分為票到付款，以及票到7天、10天、30天、45天付款多種情況。設置輔助列輸入值1，建立供應商透視表，對供應商輔助列求和，即該供應商當年發生的業務筆數。在列標簽內輸入付款條件，不同付款條件下發生的筆數即躍然紙上，不同供應商付款期限不同，要追溯是否符合合同約定，以及招標、談判過程是否有損公司利益;同一供應商存在的不同付款期限問題，背后可能是負責采購付款人員操縱付款期限，出現了內部舞弊行為。

二是查找供應商的二次轉包問題。建立供應商透視表，在列標簽內輸入發貨地點、發貨單位、運輸距離、運輸費用等內容，尋找同一供應商存在不同發貨地點問題。可能是供應商對貨物進行了二次轉包，公司可以尋求更經濟的采購方式，維護公司利益。

以上列舉了數據透視表在Excel中的運用技巧，以幫助審計人員在浩如煙海的數據中理清思路，迅速發現問題。當然，不同公司、不同系統、不同數據庫內容差別很大，但透視表的邏輯是相通的，所以要不斷學習業務，熟悉每項數據背后的邏輯和含義。只有業務清晰，數據透視才能有的放矢。

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