采購管理審計常用方法

譚其林

[摘要]采購管理是供應鏈管理的核心環節之一，供應鏈采購環節審計也是內部審計的重點和難點。本文主要就供應鏈中的采購管理審計方法進行探討，以加強采購管理審計，對供應鏈的采購價格進行有效控制，防止供應鏈環節的舞弊行為。

[關鍵詞]采購管理? ? 審計? ? 方法? ? 供應鏈

采購是供應鏈的一個核心環節，要研究采購管理的審計方法，首先要清楚供應鏈結構。由于現代工業體系分工的細化，很多大型企業為降低產品成本，提高產品競爭力，將零部件外發，由專業公司設計或加工。因此，供應鏈不僅涉及采購、倉庫、財務三部門，還涉及項目部、研發部，通常的供應鏈結構見圖1。

傳統的采購業務由采購部控制，但在現代供應鏈中，采購業務的供應商引入、評估已前置到產品設計環節，對供應商原材料的技術認定由項目部或研發部負責，商務條件由采購部負責。圖1中紅色橢圓形范圍均為采購控制的范圍。

在業務交易中，如果不存在利益和資金流動，就不會有舞弊發生。采購環節既存在利益關系又存在資金往來，如果管理不善，內控失效，就會產生舞弊行為。供應鏈管理的核心部分是與供應商之間有利益關系和資金往來關系的采購環節，因此，供應鏈審計的核心是采購價格審計。而采購價格是供應商的報價，因此，對采購價格審計必須聯動審計供應商管理情況。

針對供應質量問題，企業有對供應商的索賠制度，同樣存在利益關系和資金往來，也是審計的重點范圍。合同管理、供應鏈互動平臺、陽光采購等管理措施，雖然不存在利益關系和資金往來，但對舞弊行為的發生有控制作用，因此也是審計的重點范圍。

一、供應商管理審計

供應商管理是供應鏈管理的重點環節，審計要對供應商的管理制度和流程進行檢查、測試和評估，審計重點關注供應商引入、審核、定期評估、退出、供應商庫管理五個方面。

（一）供應商引入

審計要關注供應商的準入條件、引入方式和渠道、數量等。

1.關注供應商的準入條件。準入條件包括技術條件和商務條件，技術條件由項目部或研發部負責，商務條件由采購部和財務部負責。準入條件的關鍵是不能針對某種技術設置相應的技術指標和參數，否則就會鎖定供應商，形成供應壟斷。因此，審計要重點關注準入條件的設計，是否有多家供應商同時滿足技術需求，避免單一供應商形成壟斷供應。此外，還要關注公司是否將供應商的準入條件進行公示。公示方式包括公司官方網站、內部OA平臺、專業網站或媒體。讓供應商的準入條件公開透明，并讓多方參與推薦供應商。

2.關注供應商引入方式和渠道。互聯網時代，線上線下都可以引入供應商。檢查公司是否有網上報名平臺，平臺報名記錄的查看和修改是否有授權設計。采購部門可以引入供應商，員工也可以推薦供應商，合格供應商名錄是否在公司范圍內公示等。實際審計案例發現，員工將供應商的資料交給采購部門，采購部門人員有可能選擇性地將供應商資料錄入供應商庫，部分優質供應商可能無法進入供應商庫，這就是一種舞弊現象。供應商引入內部控制的關鍵在于符合條件的供應商能被引入供應商庫，最有效的控制方法就是公示供應商的準入條件，讓供應商線上報名，平臺報名記錄的修改必須經過授權，并最終將合格供應商進行公示。

3.關注引入供應商的數量。至少引入三家以上符合條件的供應商，以形成充分競爭。

（二）供應商審核

審計要關注供應商的審核過程，如是否根據公司需求條件對供應商的技術、商務、服務等進行審核，重點審計是否有設計審核指標、技術參數、商務條款等，對照準入條件，審核合格供應商是否進入供應商庫。

（三）供應商定期評估

審計要關注公司是否對正在合作的供應商庫里的合格供應商進行定期評估，評估報告是否有批準流程，是否對供應商進行動態管理，是否及時剔除不合格供應商。評估依據是供應商準入條件和過往合作情況。

（四）供應商退出

審計主要關注評估不合格的供應商退出是否有審批流程，通過審批流程對供應商的退出進行監督，防止合格供應商退出的人為現象。供應商退出依據是經批準的評估報告。

（五）供應商庫管理

審計公司在日常管理過程中是否及時梳理供應商庫，定期評估現有供應商，剔除不合格供應商，引入合格供應商，對供應商庫進行動態管理。

二、采購價格管理審計

材料成本是產品成本的主要組成部分，材料采購價格關系到整個公司的經營成本，因此，控制采購價格是控制公司經營成本的要務，控制采購成本的最有效方法就是競價采購。民間有“貨比三家”的購物方法，“貨比三家”其實就是競價采購的雛形。

排除其他特殊情況，在全球范圍的組織健全、管理完善的企業中，競價采購方法是控制采購價格的最佳方法。因此，競價采購方法可作為采購價格審計的標準。

對采購價格的審計主要是檢查企業是否建立了競價采購制度和流程，是否嚴格執行了競價采購流程，并評價競價采購制度和流程設計的科學性。競價采購的核心是由三家以上的合格供應商競價，由采購管理小組評估，最終選擇性價比最高的供應商。沒有競價采購制度，僅與單一供應商談判，采購價格的公平性、公正性就沒有保證，很容易出現舞弊風險。在評價競價采購制度和流程設計的科學性時要注意以下四點：

1.制度和流程的公開性。即評估制度和流程是否對公司、員工、供應商廣泛公開，競價的過程是否公開透明，采購小組成員和供應商是否能公開發表意見，或有相關的投訴渠道。只有保證制度和流程的公開性，才能多渠道引入供應商，多方向了解制度和流程的執行情況和執行效果。

2.競價方式的科學性。競價方式是保證競價結果公正性的重要條件。競價方式必須符合同一時間、同一地點兩個條件，即各參與競價的供應商在同一時間和地點報出價格。不允許通過電話、郵件等方式詢價、報價。如果允許電話、郵件等方式報價，有意愿舞弊的采購人員會泄漏各供應商的報價信息，同時也不能保證各供應商充分競價。

3.供應商信息的保密性。這一點與競價方式的科學性相關，如果有科學的競價方式作保障，供應商的信息就能得到高度保密，從而保證各供應商公平、充分競爭。

4.競價結果的公正性。競價結果的公正性與前三項均相關。如果在公開的采購制度和流程控制下，采取科學的競價方式，對供應商的信息嚴格保密，就能取得公正的競價結果。在審計實施階段，要根據對競價采購制度和流程的評價情況做抽樣檢查，對樣本進行穿行測試，評價競價采購制度與流程的有效性和執行效果，在審計報告中提出相關的審計建議。

當然，即便企業實行了競價采購，所有檔案資料完善，但仍有串通作弊的可能。因此，判斷采購價格的合理性也是審計的核心目標之一，采購價格管理審計的目標就是判斷采購價格的合理性。判斷采購價格合理性的審計方法包括市場調查、對照相關行業定期公示的信息價格、專業市場的交易價格等。

三、供應商索賠管理審計

對由于供應商物料質量問題而導致的公司損失，公司應向供應商索賠。審計要關注采購合同的索賠條款，關注索賠事項的管理是否依據相關管理制度，是否有索賠事件的備查登記、核銷記錄，以防止索賠事件不了了之或索賠金額被挪用和侵占。

四、合同管理審計

有很多公司與供應商未簽署正式的采購合同，以采購訂單、電子郵件、電話等代替合同，存在很大的管理風險。因為采購訂單、電子郵件往往只有單價和數量，有的甚至沒有單價、商務條款、法律責任條款等。如果因料件質量問題導致產品質量問題，公司被索賠的風險或不能追溯，因此審計要關注合同的簽署情況，同時還要關注合同保管制度的設立情況，檢查采購合同的檔案管理情況。

五、供應商互動平臺管理審計

供應商互動平臺是供應商或員工與供應鏈管理的溝通平臺，供應商或員工可以在平臺上提出建議，投訴管理不良現象，檢舉揭發供應商管理過程中的舞弊行為。審計要關注平臺的建設和管理情況，特別關注平臺記錄的查詢、刪除是否經過授權。

六、陽光采購協議審計

陽光采購協議是當下管理供應鏈的重器，很多公司要求供應商與公司簽署陽光采購協議，以防止供應鏈舞弊行為。

審計陽光采購協議時，一方面要審計協議本身的條款，協議中是否體現了“公平交易、廉潔自律、反對舞弊”的相關規定;是否有對采購人員和供應商舞弊的處罰條款;是否有舉報或投訴方式。另一方面要檢查供應商庫的所有供應商是否與公司簽署了陽光采購協議。

綜上所述，將供應鏈采購環節的相關模塊、內部控制措施、審計方法進行歸納，形成采購內部控制和審計方法對照表（見表1）。