淺談民生檔案的收集與利用

尹國芹

【摘 要】民生檔案是檔案館（室）服務群眾的最直接方式，做好民生檔案工作的關鍵是做好民生檔案的收集與利用。民生檔案是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾權益的原始憑證，是“人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題”在檔案工作中的集中體現。實踐經驗證明，只有收集貯存了內容豐富、數量眾多、門類齊全、價值珍貴的民生檔案資料，各級檔案館開展工作才有雄厚的物質基礎，才能更好地為改善民生服務。

【關鍵詞】民生檔案；收集；利用

引言

民生檔案作為社會管理活動歷時記錄，沒有完整豐富的民生檔案資源，民生檔案工作就成了無源之水、無本之木，服務民生就是一句空話。基于此，加強對民生檔案的收集與利用是非常有必要的。

1民生檔案的基本現狀

由于受傳統觀念的影響，有些基層檔案室存在著重保管輕收集的思想，認為只要把館藏檔案保管好就可以了，對于涉及人的材料收集問題，抱著你愿意交我接收，你不愿意交我就算的態度；也有一些單位科室認為牽涉到人事、民生資料的相關材料是由自己科室辦理的，文書催促上交卻遲遲不交出相關材料，認為單放在自己科室保管，這樣更便于利用方便，致使部分個人檔案沒有整理歸檔，沒有形成檔案的集中統一管理；有些重要檔案隨意借出，卻沒有辦理借閱手續，時間久了也沒有及時歸還……這些情況的存在，致使接收進檔案館的大多數是利用價值不高的發文、講話等文件材料，而越是與人關系密切重要的批復、花名冊、登記表、審批表等很少存入檔案館，于是出現利用者利用時查不到的現象，會給利用者在養老保險、工齡計算、退休等手續的辦理帶來麻煩，難以體現民生檔案資源真正為社會所用。民生檔案管理利用是體現檔案工作關注民生、保障民生、改善民生的重要環節之一，是推動新時期檔案工作發展的新理念和新目標。

2民生檔案管理利用存在的問題

2.1民生檔案作用宣傳不深入，檔案意識不強

日常生活中，《中華人民共和國檔案法》等法律法規與平民百姓的生活聯系不多，人民群眾甚至某些機關單位部門、鄉鎮對于民生檔案的重要性認識不高，民生檔案意識不強，加之有的檔案人員業務不熟，檔案工作缺乏有機聯系性、系統性、規范性及整理質量不符合規范要求，從而影響整體工作水平。另外，日常生活中檔案法律法規和檔案工作的宣傳形式簡單，宣傳不夠深入細致，普及面不夠廣，導致民生檔案作用社會知曉度不高。

2.2民生檔案征集力度不大，館藏不全面

民生檔案來源于不同的行業和部門，種類較多，內容豐富。當前，寶應縣檔案館已征集了婚姻檔案、退伍軍人檔案、收養檔案、職稱檔案、公證檔案等民生檔案，但是因為分布范圍散亂、移交制度不健全，還有部分單位有自己的想法，不愿向檔案館移交，導致檔案館收集民生檔案不夠全面。至今，知青檔案還未入館，它與個人工齡認定、收入掛鉤方面有著重要的作用，部分檔案查詢者不知去哪個單位查找自己需要的檔案。

2.3民生檔案整理不規范，利用效率低

部分單位民生檔案存放混亂，整理不夠規范，無檢索工具，保管條件差，導致檢索困難，檔案資源無法充分利用。

2.4民生檔案保管利用層次低，長期危害大

受地方財政等條件限制，檔案館現代化程度不高，部分民生檔案資源開發利用僅達到微機檢索條目，經常性的查閱檔案原件，對檔案的安全保護極度不利。

2.5民生檔案監管體制不暢，執法難度大

目前的檔案執法力度不大、機制不活、體質不暢，重收集保管，輕執法監督，一些基層單位民生檔案損壞、流失嚴重，但責任得不到嚴肅追究。

3民生檔案收集利用的對策

為確保民生檔案收集齊全完整和有效利用，各級檔案館（室）應著力抓好以下幾個方面：

3.1建立健全文件歸檔制度

相關涉民單位要高度重視，切實抓好民生檔案收集工作，建立健全文件歸檔制度，按照文書檔案和各類檔案歸檔范圍的要求，把本機關涉及民生的文書檔案、干部人事職工檔案、社會保險、低保、計生、不動產、棚戶區搬遷安置、退休職工、下崗失業職工檔案托管等民生檔案應收盡收、應歸盡歸，實行集中統一管理，從制度上、源頭上保障民生檔案的齊全完整、管理規范。

3.2注重收集的方法和渠道

一是要定期收集，把本單位涉及人的文件材料及民生專業檔案定期收集接收進綜合檔案室；二是要加強某一重要階段的收集，比如人事調整、工資調整等重要活動結束時及時把材料收集歸檔；三是要注意“賬外”文件的收集，大多數人事方面的材料并非是紅頭文件，未經文書部門登記入賬，如調資表、花名冊、介紹信等；四是要到重點科室收集，如政工科、人事科、紀檢辦、信訪辦、業務科等涉“人”材料多的部門。五是定期對涉民單位的民生檔案的管理情況、歸檔情況進行執法檢查，確保民生檔案收集齊全。

3.3明確收集的范圍和重點

對照本單位文件材料的歸檔范圍進行收集，把反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料，在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料，需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料等統統收集齊全，樹立“人的檔案最重要”的觀念，突出民生檔案在檔案資源建設中的地位，重點收集反映人事管理活動的文件材料。如，人員編制、人事任免、獎勵材料、處分材料；職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審材料；職工調動、職工名冊、黨團員名冊、工會會員名冊、黨團材料等，即凡是涉及“人”的切身利益的材料都要全部收集歸檔。

3.4在拓展收集的門類上下功夫

民生檔案涉及面廣，在民生收集上，可從文書檔案向與公眾利益密切相關的婚姻檔案、醫療檔案、房產檔案、家譜族譜、出生檔案、勞動工資檔案、養老保險檔案、公證檔案、知青檔案、職稱檔案等專門檔案延伸，讓檔案資源體系覆蓋民生的各個領域，覆蓋最廣大的人民群眾。

3.5提高全民社會檔案意識

要充分利用廣播電視、報紙、網站、舉辦培訓班、舉辦知識競賽、發放宣傳冊等多種形式廣泛宣傳相關法律法規，真正深入到鄉鎮、社區、村居基層，不僅讓機關單位、部門意識到檔案的重要性，更重要的是讓廣大民眾了解什么是民生檔案，它和自己有什么切身利益的關系，從而提高全民民生檔案法律意識。

3.6強化民生檔案業務培訓

高素質的檔案干部隊伍是做好民生檔案管理利用工作的前提和基礎，要加強檔案干部的理論和業務水平，轉變觀念，提高意識，樹立服務民生、服務和諧社會的檔案觀，真正做到管理上達到“四會”，即：會獨立開展業務指導、會民生檔案相關法律法規、會全面掌握辦公自動化設備、會熟練操作檔案專用軟件。

3.7狠抓基層民生檔案

要充分履行檔案行政管理部門的監督和指導職能，抓好基層民生檔案組織網絡建設，切實加強民生檔案工作的業務指導、目標管理和規范管理工作，實現民生檔案裝具標準化、業務規范化、管理法制化，辦好民生檔案立檔單位試點，以點帶面、以先進帶后進，從而促進全社會民生檔案工作的平衡發展。要夯實基礎，加快民生檔案數字化建設工作。

結束語

收集民生檔案是為了更好地服務民生，各級檔案館（室）要轉變檔案工作重機關團體利用、輕個人利用，重為機關團體服務、輕為群眾服務的傳統觀念和認識；加大檔案接收進館的力度，不斷豐富館藏檔案信息資源；樹立為民服務意識，讓為民服務成為自覺的行動，確保民生檔案及時服務社會。有條件的可以對館（室）藏的民生檔案進行數字化，全文掃描、著錄，建立專題民生檔案目錄，為人民群眾提供方便快捷的調卷、查閱利用服務。

參考文獻：

[1]曹冰.淺談基層民生檔案工作的現狀、問題與對策[J].辦公室業務，2018（10）：128.

[2]趙巖.地方綜合檔案館檔案進館問題研究[D].廣西民族大學，2017.

（作者單位：臨朐縣檔案館）