數(shù)字檔案館建設(shè)項目風(fēng)險管理策略研究

韓鵬飛

在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，人們對數(shù)字化檔案建設(shè)要求越來越高。從高校的角度出發(fā)，實施數(shù)字檔案館建設(shè)需要對高校建設(shè)目標和檔案館信息儲量等方面因素實施有效分析，制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)檔案。此外，在這個過程中還應(yīng)對數(shù)字檔案館建設(shè)項目中存在的風(fēng)險綜合分析，并按照分析結(jié)果制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)項目風(fēng)險管理策略，借以保證數(shù)字檔案館在高校發(fā)展過程中發(fā)揮自身最大的作用。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)項目常見風(fēng)險

就目前來看，我國高校建設(shè)規(guī)模逐漸擴大，承擔(dān)著提升學(xué)生綜合素質(zhì)和知識層次的重要使命。由于高校內(nèi)部設(shè)立多個專業(yè)科目，使得高校檔案館中各專業(yè)檔案數(shù)量越來越多，在這種條件下就需要按照高校檔案館規(guī)模和高校發(fā)展趨勢等方面引入數(shù)字化技術(shù)，提升高校檔案館中檔案管理的便利性，為推進我國教育行業(yè)發(fā)展提供有效有效參考依據(jù)。但是當(dāng)前我國各大高校內(nèi)部數(shù)字檔案館建設(shè)還存在一些風(fēng)險，基于此，應(yīng)對高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目常見風(fēng)險實施有效分析，借以為后期制定有效的風(fēng)險管理策略提供有效參考依據(jù)。就目前來看，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目中常見風(fēng)險主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.1 檔案機構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險

從字面上來說，檔案機構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險主要來自于數(shù)字化檔案館內(nèi)部，其具備易于識別和管理便利等優(yōu)勢。由于檔案機構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險產(chǎn)生原因相對復(fù)雜，直接影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目實施的順利性。大多數(shù)高校在進行數(shù)字檔案館建設(shè)時，相關(guān)人員對于數(shù)字檔案館風(fēng)險管理的重視程度不足，風(fēng)險意識相對薄弱，無形中加大數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)風(fēng)險的可能。而且高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模大，整個建設(shè)項目投資較大，在進行數(shù)字檔案館建設(shè)時需要從多方面角度分析，借以制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案建設(shè)方案。但是當(dāng)前在進行數(shù)字檔案館建設(shè)時，相關(guān)人員并沒有對檔案館建設(shè)因素實施有效分析，致使數(shù)字檔案館建設(shè)項目出現(xiàn)風(fēng)險的可能性大大提升。由于高校數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員綜合素質(zhì)低下，對于數(shù)字檔案館相應(yīng)資料管理不夠重視，認為數(shù)字檔案管理僅僅是將紙面檔案搬到計算機上，這一舉措勢必造成數(shù)字檔案館內(nèi)部檔案管理紊亂，數(shù)字檔案館整體建設(shè)速率緩慢。為滿足數(shù)字檔案館建設(shè)要求，通常會在其中引入一系列高科技設(shè)備，這就需要在數(shù)字檔案館建設(shè)時投入大量資金，但是高校財務(wù)部門資金儲量并不能滿足高校檔案館建設(shè)需求，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目出現(xiàn)風(fēng)險。

1.2 檔案機構(gòu)外部風(fēng)險

與內(nèi)部風(fēng)險相反，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項目外部風(fēng)險主要是社會環(huán)境和自然環(huán)境導(dǎo)致的，也就是？f在高校數(shù)字檔案館建設(shè)時，還需要對數(shù)字檔案館所處的社會環(huán)境和自然環(huán)境等方面實施有效分析，有效規(guī)避這兩方面所帶來的風(fēng)險。從社會環(huán)境的角度來說，我國各大高校數(shù)字檔案館相對獨立，與我國社會各個層面之間的溝通力度低下，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏相應(yīng)保障，不僅僅加大數(shù)字檔案館建設(shè)時出現(xiàn)風(fēng)險的可能，對于檔案館整體法律效應(yīng)落實等方面也有很大的影響。而且大多數(shù)高校在進行數(shù)字檔案館建設(shè)時，缺乏相應(yīng)信息技術(shù)標準或者所涉及的信息化技術(shù)標準過于老舊，館內(nèi)數(shù)據(jù)庫建設(shè)不合理，種種因素均會導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案館出現(xiàn)風(fēng)險。從自然環(huán)境角度出發(fā)，由于高校對于自然災(zāi)害和意外事故沒有合理的防范，導(dǎo)致相應(yīng)風(fēng)險轉(zhuǎn)化為顯示，給高校數(shù)字檔案館帶來難以補救的損失。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)項目風(fēng)險管理策略

為保證高校數(shù)字檔案建設(shè)項目風(fēng)險管理水平得以提升，必須按照上述常見風(fēng)險制定合理的管理策略，嚴格控制外界因素對高校數(shù)字檔案館建設(shè)造成的影響，在提升高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)水平的過程中，有效落實我國教育行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的目的。

2.1 樹立有效的風(fēng)險意識

一般來說，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)的風(fēng)險事故具有難以估算的特點，影響高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模。因此，在這種條件下需要提升數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員風(fēng)險管理意識，避免在實施數(shù)字檔案館建設(shè)時出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險。除此之外，在數(shù)字檔案館建設(shè)之前，還需要相關(guān)人員按照檔案館建設(shè)要求制定總體規(guī)劃方案，并對高校數(shù)字檔案館實施科學(xué)有效的管理。

2.2 加強相關(guān)部門的合作

受多方面因素的干擾，當(dāng)前我國各大高校在實施數(shù)字檔案館建設(shè)時，會出現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)周期過長和與其他行業(yè)交流水平低下等問題，造成數(shù)字檔案館建設(shè)手段過于老舊，難以滿足高校師生對數(shù)字檔案館的全部要求，這不僅僅影響高校數(shù)字檔案館整體結(jié)構(gòu)的合理性，嚴重時還會導(dǎo)致數(shù)字檔案館出現(xiàn)建設(shè)風(fēng)險。針對于這一點，必須保證數(shù)字檔案館內(nèi)部相關(guān)部門處于相互合作的狀態(tài)，避免數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)問題。除此之外，在這個過程中還需要制定檔案館內(nèi)部管理人員學(xué)習(xí)先進的管理思想，進一步提升高校數(shù)字檔案館風(fēng)險管理水平。

2.3 建設(shè)檔案人才隊伍

對于高校數(shù)字檔案館建設(shè)來說，應(yīng)保證檔案館內(nèi)部工作人員對數(shù)字檔案館在建設(shè)時出現(xiàn)的風(fēng)險有一個全面的了解，借以制定合理的規(guī)避方案。此外，應(yīng)組織相關(guān)人員積極參與數(shù)字檔案館建設(shè)培訓(xùn)，使得相關(guān)人員能夠靈活的應(yīng)用數(shù)字檔案館中的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，避免應(yīng)相關(guān)設(shè)備操作時出現(xiàn)風(fēng)險。在這個過程中還應(yīng)要求高校按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求制定工作人員激勵和懲罰制度，降低工作人員在處理相應(yīng)工作時出現(xiàn)的問題的可能，全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求。

2.4 加大技術(shù)研發(fā)力度

對于高校數(shù)字檔案館來說，在建設(shè)過程中應(yīng)對其中涉及的硬件設(shè)施進行綜合分析，并按照分析結(jié)果進行數(shù)字檔案館技術(shù)研發(fā)，盡可能保證相應(yīng)技術(shù)研發(fā)力度符合高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求，全面提升檔案館中相關(guān)信息資源的安全性和合理性。除此之外，還應(yīng)保證數(shù)字檔案館中儀器設(shè)備運行模式與檔案館建設(shè)處于相互銜接的狀態(tài)，全面提升高校數(shù)字檔案館的兼容性，并在這個過程中引入國外的先進技術(shù)手段，在提升數(shù)字檔案館整體研發(fā)力度的同時，推進高校數(shù)字檔案館建設(shè)順利實施。

2.5 制定周詳?shù)臑?zāi)難應(yīng)急預(yù)案

受自然環(huán)境因素的影響，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中會出現(xiàn)問題，這里所說的問題包括館內(nèi)檔案丟失和損壞，不僅僅影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平，對于高校后期發(fā)展也有非常嚴重的影響。基于此，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)時應(yīng)按照自然環(huán)境因素制定合理的災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案，避免自然環(huán)境因素對高校數(shù)字檔案館造成的影響，借以為提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平提供有效參考依據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，了解到當(dāng)前我國各大高校在進行數(shù)字檔案館建設(shè)時會受到多方面因素的干擾，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)項目出現(xiàn)風(fēng)險。在這種條件下應(yīng)從風(fēng)險意識、部門合作、人才隊伍建設(shè)、研發(fā)力度和災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案這五個方面出發(fā)，全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平，為推進我國教育行業(yè)發(fā)展奠定建筑基礎(chǔ)。