電子檔案保管策略解讀

劉廣超 沈潔

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境條件下，檔案的主要來源便是文件。以此類推，在數(shù)字化環(huán)境下，電子檔案與電子文件是否也有著一定的關(guān)系呢？對此，在2012年國家檔案局印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》中正式對電子檔案進行了描述，具體定義為：“電子檔案是機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”由此可以看出：電子檔案來源于電子文件，電子文件是電子檔案的前身。

同紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案也是一種原始記錄，它客觀的記錄了在電子環(huán)境下的各項活動軌跡，同時也拓寬了記錄的范圍。例如：在計算機環(huán)境下，電子文件的起草、修改、印發(fā)到最終形成電子檔案這一系列的工作流程都會產(chǎn)生相應的記錄，這些都是電子檔案的原始記錄，也叫“元數(shù)據(jù)信息”，它是我們最為需要的信息。因此，對于電子檔案，我們不僅需要對其進行長期保存，同時在保存過程中還需維護電子檔案信息的完整性、安全性、可靠性、可用性，確保電子檔案能夠長期發(fā)揮價值。

為了實現(xiàn)電子檔案的長期保管，筆者結(jié)合單位工作的實際情況認為電子檔案的保管應該做到以下幾個方面：

首先，在環(huán)境條件方面：目前，電子檔案存儲載體主要在磁性載體和光盤載體中，它們的自然壽命受環(huán)境影響較大。因此，我們在環(huán)境方面必須嚴格要求。具體要求主要有：（1）要保持良好的存放地溫濕度環(huán)境。一般來說磁性載體應在溫度14℃-26℃、相對濕度45%-60%范圍內(nèi)選定一組值，并在選定后，確保24小時內(nèi)的溫度變化不超過±3℃，相對濕度變化不超過±5%。光盤載體應存放在冷、干、暗環(huán)境中，相關(guān)濕度變化范圍為35%-45%，溫度變化范圍為4℃-20℃。（2）嚴格遵守防此要求。存儲電子檔案的磁性載體，必須要注意屏蔽磁場干擾，不得將任何磁性材料及其制品帶進存放地，特別重要的檔案存放區(qū)域，還可配置測磁設備，以檢查出隱蔽的磁場。（3）注意避光。為有效提高電子檔案存儲載體的壽命，存放內(nèi)要注意避光。檔案室內(nèi)照明度到≥50勒克斯，紫外光強度不大于75毫瓦/流明。照明光源應選用不含紫外光的節(jié)能冷光源。磁性載體要嚴格避免紫外線直接照射，同時不得長期暴露在陽光或紫外線下。此外，還應注意存儲區(qū)域的清潔管理，注意防水與防火。

其次，要注意電子檔案存儲載體的放置要求。存有電子檔案的磁帶、磁盤、光盤等載體應放入相應的盒內(nèi)，且要垂直放置或一盤盤懸掛放置。

要注意電子檔案存儲載體的維護保養(yǎng)。在擦拭光盤去除光盤上的臟物時，最好用干凈的棉布從光盤中心沿半徑方向朝光盤外緣擦拭，避免沿光盤的圓周方向擦拭光盤。要及時檢查修復電子檔案存儲載體，對于磁性載體應每2年，光盤每4年進行一次全面的機讀檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時恢復。