關于企業檔案信息化戰略的思考

許蓓蓓

摘 要：當前，信息已成為企業經營決策的重要參考依據，各行各業普遍開始重視信息的加工與處理工作。檔案作為企業經營發展和日常管理的真實記錄，是重要的信息資源，在企業發展中具有重要的參考價值和憑證價值。借助信息化提高企業檔案管理效率，充分發揮檔案信息資源的價值，已成為企業長期發展的必然選擇。本文初步分析了當前我國企業檔案信息化建設的問題，提出了加快企業檔案信息化建設的對策。

關鍵詞：企業檔案 信息化 建設

引言

當今世界已進入信息社會，信息的重要性已經得到了各行各業的普遍認可，而對于以經營為目標的企業，信息的價值就更為突出。它不僅是企業戰略決策的參考，也是日常經營和內部管理的重要依據。檔案作為企業經營、生產和管理活動的真實記錄，是極為重要的信息資源，企業長期以來形成的科技、文書、照片等各類檔案不僅是企業發展歷程的體現，也給企業未來的發展提供參考。對此，企業應不斷提高自身的檔案管理能力，充分適應信息社會的需求，推動檔案的信息化管理，使檔案資源能夠更好地為企業服務。

1企業檔案信息化建設面臨的問題

1.1企業檔案信息化標準規范相對滯后

當前我國企業檔案的信息化建設工作仍在實驗和探索階段，各企業采用的檔案信息化管理還較為原始，如文書檔案和照片檔案的管理。這涉及了一個很關鍵的問題，即信息化建設和檔案資源數字化的標準與規范。目前，檔案信息化建設大都處在探索階段，建設過程中將會碰到各種各樣的問題，雖然原有的檔案法規體系在一定程度上解決了企業檔案管理的部分實際問題，但隨著信息化程度加深，新的問題也日益凸顯出來，原有的法規已經不能滿足檔案信息化工作的發展了。

1.2檔案信息化建設基礎設施薄弱

檔案信息化建設包括多個方面，從環境方面說就是軟件環境和硬件環境。軟件環境包括企業管理層對于檔案信息化建設的重視程度、員工的檔案意識、制度建設、流程等，這些要素都是支撐檔案信息化管理有序開展的重要保障。

1.3檔案信息的安全保密管理面臨挑戰

企業檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業的經營活動。信息化管理大量依賴軟硬件設備，且通常處于開放的網絡環境下，這也給企業檔案帶來了更多的信息安全問題。過去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點，安全風險通常較小。在開放的網絡環境下則恰恰相反。企業檔案可能涉及到企業的經營數據或是敏感信息，這些商業秘密一旦泄露或者損壞，則會對企業造成不可估量的損失。

1.4缺乏檔案信息化建設的人才

檔案信息化工作具備專業性和綜合性特點，這對檔案管理人員提出了較高要求。無論是企業檔案管理制度的制定還是軟硬件環境的搭建，其執行者和操作人都是檔案管理人員。因此，檔案管理人員的素質往往決定了企業檔案信息化建設與管理的質量和水平。目前，企業檔案工作者知識老化、信息技術水平偏低，信息開發形式傳統，不能適應工作需要，直接影響檔案信息開發的力度和深度。

2提升檔案信息化建設的幾點思考

2.1充分認識檔案信息化建設在工作中的重要地位

首先，應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案信息化建設的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工。對每一項具體的與信息化建設有關的工作設置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設的重視程度。

2.2加快企業檔案信息化建設標準規范的制定

相對于電子檔案，紙質等檔案還具有原始憑證的特點。因此，與企業其他的日常管理工作相比，檔案信息化工作具有較高的規范性。因此，企業應采取多種措施，著力提高檔案信息化的規范性，應給檔案數字化提供完善的標準與規范，文檔掃描、數字化后保存的字體、格式，以及文檔的大小問題等，都要有明確的規定。對于照片和聲像類的檔案，應注重數字化后的兼容性，對于檔案的數據格式、存儲格式、軟硬件設施等模塊進行標準化。

2.3加強企業信息化基礎設施建設

基礎設施建設是檔案信息化建設的重要環節。缺少了基礎設施，信息化建設無從開展，實物檔案的數字化和智能化管理也無從實現。企業檔案信息化基礎設施建設主要包括硬件、軟件和網絡三個方面。對于實物檔案的信息化管理來說，首先應解決硬件和軟件的問題。硬件上加強數字化轉化設備方面的投入，如文檔掃描設備、數碼照相機等，使檔案實現高質量的數字化轉化。在軟件方面則要重視管理信息系統的搭建，將需求的調研和分析動態化，使其貫穿信息化建設的每個階段，讓功能開發、更新和維護更加靈活。

2.4加強企業檔案信息的安全保密管理

傳統檔案工作具有封閉性的特點且檔案利用率較低，這一定程度上保障了檔案的安全性。在信息化時代，檔案的數字化讓信息變得可以復制，且能夠較快地傳輸，企業檔案面臨著更加多元化，信息安全也更加多元。相對于其他單位的檔案來說，企業由于其經營性的特點，檔案也必然包含著一些經營內容，很多內容涉及商業機密，因此檔案的泄露會給企業帶來重大的經濟損失風險，企業必須充分重視檔案信息安全問題，保障企業的核心利益不受損失。

2.5培養高素質的檔案信息人才隊伍

現代化檔案工作對檔案管理人員的綜合素質要求較高，要求其具備多元化的知識背景和專業知識，同時隨著檔案信息化建設的不斷推進，對于其信息素養也提出了較高要求。一方面，企業檔案信息化建設需要對計算機和網絡以及檔案專業知識都熟悉的復合型人才。另一方面，信息技術更新的快速性以及企業檔案信息化建設的經營性，也給檔案信息化建設帶來了新的挑戰，對檔案工作者的知識補充和更新提出了更高的要求。因此，企業應該把培養高素質檔案人才作為當務之急和長遠任務。

結語

隨著企業經營理念的不斷完善和檔案價值的日益凸顯，檔案信息化建設在企業日常管理工作中的作用也會更加重要。為了讓檔案在企業的日常經營中發揮更大的作用，將傳統檔案管理轉向信息化的檔案管理模式，每個檔案工作者都應抓住機遇，創新工作方式，提高個人素質，為企業檔案管理水平的提高做出應有的貢獻。

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