信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策

李丹丹

摘要：當今社會，信息化管理技術對工作效率的提高和工作準確性的提升都有很大作用。就電力企業而言，通常采用紙質的形式保存檔案，但是這種保存方式容易致使檔案中的內容模糊，給企業的檔案管理工作帶來了諸多不便。因而，在信息化時代，傳統的紙質檔案管理受到了威脅，必須對其進行改革來滿足電力企業對檔案管理上的需求，以此來促進我國電力部門管理水平的提升。

關鍵詞：電力企業;檔案管理;專題分類;現代化

引言：

眾所周知，檔案管理在電力企業中一直發揮著重要作用，其對電力企業的生產運營起到了良好的記錄作用，為企業的決策提供依據，對電力企業的長遠發展起到了一定的推動作用。隨著時代的發展與科技的進步，電力企業快速發展，其生產經營也隨之進入嶄新的階段，檔案管理的重要性更加顯現出來。但目前來看，我國電力企業的相關檔案管理工作還存在著很多問題，相關工作人員的工作態度也不夠嚴謹端正，嚴重阻礙了企業的發展腳步。

1、當下電力企業檔案管理工作現狀

電力企業在發展的過程中，會涉及到多個行業，接觸到的資料也比較多，經常在較短的時間內完成資料整理。為了提高資料的質量，電力企業的工作人員會重點監管工程，自然就忽視了檔案管理這項工作。實際上，資料、數據的管理也是非常重要的。電力企業在選拔技術人員的過程中，會嚴格要求，從管理的角度來看，檔案管理部門缺少完善的管理制度，制定的規章制度已經不符合現代化的發展需要了。無法科學合理的做好紙質檔案的保存工作，也不能及時進行信息備份，信息遺漏丟失的現象十分普遍，這些都給企業帶來無法估計的損失。

2、電力企業檔案信息化管理的特點和優勢

2.1有利于辦公效率的提高

一般而言，傳統的紙質檔案使工作人員在進行編號工作時有很大的困難，并且效率相當低下。同時，若要查找相關的檔案也極為復雜，需要在檔案管理室進行層層復雜的檢索，再逐一查找，耗時相當大。但是一旦電力企業的檔案進行信息化管理，那么這些問題都會迎刃而解。將企業的相關檔案存儲到硬盤中，如需查找，只要進行簡單的檢索就可以快速找到所需的資料。

2.2有利于完善電力檔案

在一定的時間后，電力檔案不可避免的會發生一定的變化。這個時候，如果仍然使用傳統的紙質檔案，就需要將一份份卷宗打開重新進行制作，在重新進行分類放置，在這一過程中，或多或少會產生分類上的差別，對日后的查詢檢索更為不利。而電力檔案信息化管理工作只需要對電力檔案進行重新掃描存檔，處理時方便快捷，也有利于日后的檢索。

2.3有利于檔案信息的保密性

傳統的紙質檔案中全部的資料都在卷宗中，即使人們只是對卷宗中的某一部分資料進行查找，但是不可避免的就會看到其余的資料，這就很容易造成電力檔案的資料外泄。但是在信息化背景下的電力企業檔案管理工作中，卷宗中的每個部分都是相互隔離的，查找某一部分的資料是不會看到卷宗中的其他部分的信息，能夠有效避免檔案資料的外泄。

2.4有利于電力檔案信息的共享

傳統的紙質檔案整理分類后雖然放到了特定的地方，若是其他地區的人想要查看或是調取相關的檔案依然是相當麻煩的。但是電力檔案的信息化管理是將電力檔案放入硬盤中，在上傳是相關的系統中去，通過互聯網，無論何時何地，只要權限允許，都能夠快速的找到相關的檔案信息，快捷方便的同時避免了遠距離調動檔案所帶來的危險性。

3、電力企業檔案信息化管理工作中存在的問題

3.1傳統的電力檔案管理工作人員無法滿足信息化管理的要求

在傳統的紙質檔案管理模式下，雖然工作人員的工作任務重，但是任務比較簡單，不需要掌握太多的技能技巧。但是，電力檔案的信息化管理要求工作人員的計算機技術達到一定的水平，至少能夠熟練的使用計算機，但這恰恰是傳統的管理人員缺乏的技能。因而，在一定程度上，傳統工作人員計算機技能的缺乏在一定程度上延緩了電力企業檔案信息化管理工作的進程。

3.2電力企業缺乏對電力檔案管理工作的重視

一些單位的領導片面的認為電力檔案并不重要，更不要談投入大量的資金在電力檔案的管理工作上了，這也就造成了電力檔案的管理沒有跟上時代的腳步，更新滯后，使得電力檔案的管理工作中仍然存在很多不足。

3.3電力檔案的安全性有所欠缺

與傳統的紙質檔案管理模式相比，電力檔案的信息化管理確實減少了工作人員的工作負擔，但是在某種意義上，電子版檔案的信息安全卻不如紙質版。如今的互聯網技術發達，修改電子版的電力檔案能夠不著痕跡，這就威脅著電力檔案的信息安全。

4、應對電力檔案信息化管理中存在問題的策略

4.1提高企業領導對電力檔案管理的認識

電力企業要構建信息化的檔案管理模式，必須投入足夠的資金，不然很難保證實時性的檔案更新，從而暴露出更多的缺陷。但是資金投入的前提是，企業領導必須對電力檔案的重要性有足夠充分的認識。因而，提高企業領導的認識，加強對電力檔案管理的重視程度，是實現電力檔案信息化管理的一個關鍵。

4.2隔離企業的外網和內網

信息化背景下提高電力企業檔案信息安全防護能力，完善信息安全保障體系，要采取多元化的技術保障措施，既要滿足傳統檔案管理環境下實體檔案的保護要求，又要兼顧信息化背景下數字檔案保護的新要求。具體來說，在實體檔案方面要綜合采用以下四種保護策略：即建筑保護法，主要通過對庫房環境的維護來保證檔案的安全;裝幀保護法，對于價值較高且保存時限較長的檔案應進行裝幀保存，不僅可以使檔案變得美觀、使用方便。而對于數字檔案，則要注重系統安全、數據安全、和網絡安全的保護。系統方面要定期維護，查缺補漏，不斷測試系統的穩定性和bug，以提前做好應對;數據安全方面就要綜合運用數據加密技術、應急相應技術和數據備份技術。

互聯網時代，人們的生活更為便利的同時也對電子信息的安全有了更大的威脅。如果企業的內網和外網間沒有進行隔斷，那么非法入侵者就能夠通過外網獲取到企業內部的信息，進而導致電力檔案的信息外泄，或者計算機中毒癱瘓，這都不利于電力檔案存儲的安全性。因為，將企業的內網和外網隔離是必要的。

4.3建立優秀的檔案管理分隊

電力檔案的信息化管理工作需要優秀的信息化人才。一個電力企業想要對現存的檔案管理進行完善，就必須引進新型的信息化人才。從企業方面來說，就是對電力檔案管理的工作人員進行必要的培訓，使其了解信息化管理工作的具體操作，提高工作人員的素質。這有利于完善檔案管理工作中的相關操作，有利于減少管理工作中的安全風險。同時，客觀的說，在電力檔案的信息化管理工作中，硬件設施是工作的基礎，因而，投入足夠的硬件設備是必要的。

4.4重視強化電力檔案基礎工作

雖然，與傳統的檔案管理工作相比，信息化的檔案管理工作較為簡單，但是在一些基礎的工作上，例如對檔案的掃描編號工作，依舊需要有足夠的重視。一旦檔案編號出現錯誤，就必須重新開始工作，相當的耗費時間和精力，而且對電力檔案管理的準確性有較大的影響，不便于日后的查找工作。

5、結束語

綜上，在現今企業各項工作都呈現出信息化建設趨向情況下，電力企業在檔案管理方面進行信息化建設也在如火如荼地進行。本文基于此，對電力企業進行檔案管理信息化建設的概念與內容加以概述，并對現存問題進行分析、總結。對于現階段電力企業內存在的問題，本文針對性的提出了幾點建議。希望本文的幾點建議能夠我國電力企業從企業整體、從員工角度以及從管理工作本身進行加強，促進檔案管理工作效果的進一步加強。

參考文獻

[1]鄢秀清.信息化背景下電力企業檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業務，2016（23）：60.

[2]姚玲娣.信息化背景下供電企業檔案管理改革對策初探[J].辦公室業務，2017（11）：80～81.

[3]付雪影，趙俊麗.信息化背景下供電企業檔案管理改革對策[J].水能經濟，2015（10）：13.