新形勢下的檔案信息化工作

劉利娟

摘要：當今社會科學技術信息化發展飛快，社會生活各方面生產力的進步依賴于信息技術的深入對接和有效利用，信息技術的建設也被提上了、日程。檔案信息建設是信息建設的重要組成部分。

隨著社會的發展，我們進入了信息時代，檔案信息資源日益多樣化和復雜化，對檔案信息資源的需求越來越大。因此，為了強化檔案服務工作，保障社會穩定，必須加強新時期的檔案信息資源建設，加強檔案服務工作。

檔案管理是確保機關事業單位機有序，高效運作的基礎，對機關事業的發展具有重要的現實意義。目前，檔案工作的現狀存在很多問題，檔案工作資金不足，檔案管理人員專業水平低等，在很大程度上限制了事業單位的有效發展。因此，作為政府機構的檔案管理人員，必須適應當前形勢和任務的需要。因此，如何加快檔案信息資源的開發利用，促進機構和機構的發展，使其融入社會發展的需要，更好地服務于我們是檔案工作者需要考慮和解決關鍵問題。

一、檔案信息資源建設的現狀及存在的問題

（一）資金投入不足，設備配置不能滿足服務需要

檔案信息資源建設工作是一項具體而復雜的工作，需要嚴格的技術支持和完備的軟硬件設施，完善的軟硬件設備是加強檔案信息資源建設的基礎，是檔案信息管理的基礎。檔案信息資源建設對數字環境和必要的網絡設備性能要求相對較高，價格昂貴，但檔案部門預算有限，加上檔案信息資源建設不能立即看到效果，因此無法引起重視。有關部門和領導的配合，對檔案信息資源建設資金的削減，嚴重阻礙了檔案管理信息的進程。

（二）檔案管理工作人員專業水平不高

檔案信息化管理作為一種現代化的管理方法，對相關技術和專業知識有著很高的要求。但目前大多數檔案管理人員都不能滿足這一要求。專業檔案管理知識不夠豐富，計算機技術應用水平不到位，不能滿足工作要求。目前，人才整體素質不理想，不能留住高素質人才。它還不能吸引足以適應信息管理要求的人才。檔案管理工作是一項不斷更新和發展的知識管理工作，對檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求，才可以適應新時代的發展需要。

（三）檔案信息資源建設存在安全隱患

實現檔案信息資源的建設有必要對于原件進行加工和處理。過程中如果處理不當，它會損壞檔案和文件。許多原始文件，由于其保存年限太長載體較弱，很容易損壞。此外，一些事業單位檔案部門委托專業的信息化公司來管理自己單位的紙質檔案數字化工作，但這些公司的安全意識相對薄弱，這帶來了極大的安全風險，檔案也可能被損壞。

（四）檔案管理工作不夠規范

檔案管理工作過程的規范化和標準化是有效實施檔案管理工作的先決條件。但是，目前，一些事業單位的檔案管理部門認為，配備計算機和應用管理軟件就是檔案管理信息化的實現。信息管理的概念并沒有滲透到檔案管理的各個方面，嚴重阻礙了檔案管理信息化的過程。

二、新時期加強檔案信息化管理的幾點對策

（一）加大投入力度，加強軟硬件設施建設

檔案信息資源建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術支持和完善的軟硬件設施。因此，事業單位應加大檔案信息管理的投入，配備檔案信息資源建設中需要的軟硬件設施。改進和檔案信息資源建設的設備儀器和軟件系統，有利于實現檔案管理的信息化，提供良好的基礎設施安全，實現全方位，多層次的檔案管理，才能更好地服務于公眾。

（二）提高事業單位人員技術水平

檔案信息化管理工作離不開現代計算機技術。在檔案信息化管理過程中，為保證檔案管理信息化的順利進行，需要強有力的技術性建設基礎。為了實現資源信息共享和信息社會化服務，檔案信息化管理工作一般應建立在開放的網絡環境中。只有提高相關技術水平，才能消除網絡環境中的潛在威脅，完成智能化檢索檔案信息，確保檔案的保密性和安全性。

（三）強化檔案信息資源安全管理

首先，應加強認識檔案內容和載體的安全性，在處理重要檔案時，必須規范操作流程，嚴格記錄操作流程，防止操作不當造成檔案損壞。然后要提高檔案管理人員的檔案意識和安全意識。在檔案信息資源建設過程中，必須規范運作，提高責任感。最后，要提高檔案管理信息系統和數據庫的安全性，定期備份檔案數據庫，采取必要的安全保護措施，防止因系統故障或人為破壞造成檔案信息資源的損失。

（四）建立完善的信息化管理制度

檔案管理是一個復雜的、系統的工作。檔案管理人員不僅要負責檔案的信息收集、信息處理，工作負擔比較大。因此，為了保證檔案管理工作的順利進行，有必要建立健全的檔案信息管理系統，有效地調節和控制各種管理流程根據信息化的需要。此外，有必要建立一個檔案信息安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏的發生。與此同時，我們必須認識到檔案管理人員的責任，加強他們的檔案安全意識和責任意識，有效提高檔案管理工作的作用。

新形勢下，隨著現代科學技術的不斷創新和發展，傳統的檔案管理模式無法適應現代社會快節奏和高效率的檔案管理要求。隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰。檔案管理的現狀不能滿足檔案事業發展的需要，改革是必然的。檔案的信息化管理是一個必然的發展方向，也有利于提高檔案管理水平服務。做好檔案信息資源建設在促進檔案信息的建設中扮演著重要的角色。因此，檔案工作者應該充分認識到當前檔案信息資源建設中的問題和困難，并采取積極有效的措施，加大投入信息資源的建設，提高檔案工作人員的素養，提高檔案信息資源建設的效率，并最終實現檔案管理信息化 ，并提供強大的檔案信息支持和保障經濟和社會的發展。