信息化背景下企業檔案管理改革策略

張淇梅

摘要：企業檔案管理人員，若想能更好的開展工作，應善于將先進的管理理念融入到工作中。并善于引入前沿的科學技術，助力于企業管理模式的改革。基于此，相關人員應具備一定的前瞻性，不斷規范管理機制、合理利用信息化手段;重視加強檔案管理人員培訓，提高其信息化意識。從而有效踐行企業檔案的信息化管理，為其帶來更科學的管理機制，從而大力提高工作質量與工作效率，推進企業檔案管理信息化改革。

關鍵詞：信息化背景;企業;檔案管理;改革

引言：

企業開展管理活動過程中，檔案管理作為其重要的組成部分，可確保各個部門的工作順利推進。而信息化背景下，隨著各個企業的不斷發展與壯大、及企業獲得創新性發展與提升的新需求，傳統的檔案管理模式已無法適應這個快節奏的市場競爭大環境。基于此，企業檔案管理應進行必要的改革，有效實現信息化管理。將計算機技術、信息技術等進行有效的結合，創建更加科學的管理模式，令相關檔案需求人員、檔案管理人員能快速查找目標檔案，提高他們的工作質量與工作效率，促進企業健康發展。基于此，企業管理者、檔案管理人員，應結合當前社會的發展趨勢、企業經營模式等，進行科學創新，制定行之有效的改革策略，從根本上實現企業檔案信息化管理。

一、檔案管理工作，應具備前瞻性

新的時代背景下，信息技術被廣泛應用到各個行業與領域中。令各個企業的工作人員獲得更便捷、先進的工作方式，顛覆了人們對傳統工作模式的認知。而針對企業的檔案管理，若想有效實施信息化管理，在對其管理模式進行改革的過程中，應具備一定的前瞻性與積極性。能夠走在時代變革的前沿，而不是被動的跟風而被市場所淘汰。

規范檔案管理機制

信息化背景下，企業針對于檔案管理工作的改革，在利用更前沿的科學技術，優化工作模式基礎上，應不斷規范檔案管理機制。使企業檔案管理工作，無論是在硬件設備上，還是在管理制度上，都能不斷增強其匹配度。具體而言，明確相關工作人員的工作職責與工作范圍，實施責任制，確保人盡其責，避免工作疏漏產生推諉現象。建立更細致化的檔案歸檔與分發規則，確保其檔案信息化管理的精準性、時效性。如無論怎樣的檔案在下發到各個部門過程中，都應嚴格按照流程進行處理，并由接收人進行線上電子簽字確認，確保其高度的完整性。同時，相關檔案無論是在使用、密封、借出狀態中，管理人員都應將其在管理系統上進行準確備注。如借出單位、時間、文件類型、收回時間、經辦人等。并利用信息化管理系統的優勢，科學設置提醒功能，避免時間過長、工作繁雜，產生遺漏事件。

合理運用信息化手段

通過信息化管理平臺的搭建，形成更高效的信息化管理手段，對企業檔案進行管理，其信息的采集、分析與檢索功能，對檔案的所記錄信息的查閱，文本的搜索等，都變得更加便捷。管理人員可運用信息檢索目錄，對更準確、完整的收集與備份對自己有價值的信息。無論在原有的檔案進行管理，還是對新的檔案的建立，相關人員都應合理的運用信息化手段。如針對需嚴格保密的文件，應在查詢頁面上設置相應的登錄賬號與密碼，并通過權限管理，將企業保密等級較高的檔案內容設置成不公開狀態，從而切斷泄露公司機密的渠道。

二、重視加強檔案管理人員培訓，提高其信息化意識

（一）重視檔案管理人員的培訓

企業檔案管理的改革，除應建立完善的工作機制、信息化工作平臺外，應更重視檔案管理人員的培訓。他們是檔案管理工作具體的操作者與執行者，其工作能力、管理意識、工作態度、信息技術操作能力等，對企業檔案信息化管理模式的推行，具有十分重要的影響。因此，相關培訓人員，應結合信息化管理模式的特點等，制定更具有針對性的培訓方案。如可向他們提供信息化管理檔案的具體流程與標準的教學視頻，令他們能更全面、細致的對其操作手段進行了解與應用。可先組織檔案管理人員共同觀看視頻，并由專業人員進行真人演示。倘若有任何疑問，可及時與培訓人員進行溝通，并給予他們及時、準確的反饋。之后將視頻課件分發到檔案管理人員的手中，令他們在實際工作中，根據實際出現的問題，不斷進行回看與學習，從而逐漸提升他們的信息化管理能力。與此同時，應重視檔案管理人員思想素質、責任感的培養，注重對他們的思想教育，使其能形成大局觀意識。并在不斷的自我提升與完善的過程中，能帶著強烈的主人翁意識，全身心的開展工作。

（二）加強管理人員信息反饋意識

不同類型、不同內容的檔案，都具備不同的屬性與價值。信息化管理形式，賦予其高效、快捷的工作流程。在這個基礎上，相關檔案管理人員，若想快速適應這種工作模式，應積極強化自身的信息反饋意識。如在具體開展管理工作過程中，應定期對內部資料進行歸整與重新分類。對于使用率較高的檔案應將其放置在更易尋找的地方，并將信息錄入到管理系統的顯著模塊中。同時，根據工作的調整情況，及時向各部門反饋檢索信息的變更標準。這樣，既可提升檔案內部的價值性，還可有效提高檔案管理的效率。同時，相關人員應不斷加強自身的統籌規劃管理理念，并將最新的管理標準、管理手段，甚至是工作中產生的相應問題等，能及時反饋給部門主管領導。從而確保企業檔案管理模式不斷被優化與更新，形成更優質的信息化管理方式，促進企業各項工作順利開展與落實。

結語：

總之，企業在不斷的發展過程中，應重視對檔案管理工作的改革。并能對當前的信息化管理工作模式，建立正確的認知，對其給予一定的重視。這不僅是企業健康、持續發展的必然要求，更是確保企業更好的適應當前市場生存環境的必備手段。尤其針對具有高度保密性質的檔案，更關系著企業的存亡。因此，相關人人員應具備一定前瞻性，最大化發揮檔案信息化管理模式的價值。

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