基于動態配置的不動產登記檔案系統建設探析

李紅玉

摘 要：不動產登記檔案管理是不動產統一登記的工作中極為重要的組成部分。通過建立檔案、整理檔案和管理檔案完成對不動產權利的記載、變更和保存，使不動產登記工作能夠順利、高效地進行。鑒于不動產登記的種類繁多，在登記的過程中需要具有專業的房地產登記制度。不動產檔案管理是在動態配置的基礎上進行建設的，本文主要從不動產檔案管理建設目標和系統的內容、系統的詳細功能、系統的技術特點等方面來充分展示和闡述不動產登記檔案系統建設的總體情況。

關鍵詞：不動產檔案管理;動態配置;檔案管理系統

0 前言

隨著《物權法》的頒布與實施，我國的不動產登記制度的得以正式確立，2013年國務院常務會議決定將不動產登記責任與統一制度相結合，由國土資源部負責對全國土地、森林、海洋等不動產進行統一登記以及監督檢查。該制度實施之后，不動產登記制度自此逐漸步入正軌，為了促進房地產統一登記工作順利推進，不動產登記檔案管理工作就顯得特別的重要。對不動產登記檔案進行管理有助于私人財產的權利保護，并有助于提高不動產登記檔案的法律確定性和可信度。不動產登記檔案是不動產登記工作得以順利、高效地開展的基本前提，本文將從業務、架構和功能等方面進行詳細論述，對房地產登記制度的研究和建設具有非常重要的意義。

1 不動產登記與檔案系統建設

1.1不動產檔案的產生

不動產是個人或者集體共同所有的私人財物，受到我國法律保護。但在現實生活中仍然存在因不動產財產產生的糾紛與矛盾，這意味著不動產需要更加完整和完善的法律依據和實施細則，因此不動產檔案作為不可或缺的法律依據的重要性不言而喻，同時不動產檔案也是保護不動產擁有人的重要憑證。

1.2 不動產檔案管理業務

全國各地實行統一的不動產登記制度，不動產檔案管理工作進一步提高了不動產登記的效果。不動產登記檔案的主要特點有很多，其中包括多類型不動產，一般指土地和地上固定物。與房地產有關的檔案可以劃分為以下幾個類型，包括房地產檔案、土地檔案、草類檔案等。從保管的時間長度和期限上來看，多期不動產、房地產登記檔案可分為長期檔案、需要臨時保管的以及需要注銷的三種類型。三種基本檔案之間存在密不可分、不斷變化又不可替代的關系。從內容上看，不動產檔案包括權證、合同文件、圖表等文件，這些文件資料的專業性和獨特性，使不動產的檔案具備了不可替代性。由于這些數據資料和文件在不動產進行統一登記前由不同的部門記錄管理，在數據格式以及數據標準上存在較大的差異，加上不同地區的不動產登記機構的登記流程也不盡相同，文件可以分為前位和后位等諸多因素的影響，建立統一的不動產檔案管理制度勢在必行，而將數據與業務流程相結合也是大勢所趨。

1.3 不動產管理系統及作用

不動產管理系統利用電子信息技術進行不動產信息收集匯整及登記保存，公開透明登記個人、集體、企業等不動產信息，也具備查詢功能，人們通過網站進入當地不動產管理系統進行信息核查。人們不用再只憑紙質文件作為唯一的不動產依據了，在一定程度上提高了不動產的安全性，不動產進行變更也能及時查詢，保障了人民群眾的財產安全。

2 不動產登記檔案系統的總體架構

不動產登記檔案作為國家重要的檔案組成部分，其嚴肅性要求檔案工作的準確，其繁瑣性要求檔案工作的高效。網絡科技時代推動了社會的進步，不動產登記檔案系統的建設已然變得尤為重要。從系統建設的初衷到關鍵技術的不斷完善都要求我們對現代檔案系統建設的重視和科學創新。

第一，系統目標和內容。不動產登記檔案管理系統建設項目是對于信息進行仔細的處理，這樣可以使得這些信息可以跟系統完美的相結合，讓電子管理成為可能，同時很多的服務也可以在這個系統的幫助下變得更加地快捷，使得系統的的性能以及功能是完整、安全，進一步完善管理制度，保證檔案管理的準確性和效率。管理系統包括檔案資料和檔案目錄數據庫的結構以及格式，整合各類不動產的歷史檔案資料。它與現有的不動產登記系統相結合，在系統的幫助下將信息編輯成文件，然后在登記的過程中，系統實現對于檔案以及服務的共享，并且對于其中的數據進行分析，最后實現系統在不動產方面的功能，以保證整個系統都處于比較穩定的環境。

第二， 系統關鍵技術。在進行登記的期間，由于項目的不同所以收集到的資料也是不同的。原分權房地產和土地資料由登記的機構進行收集和整理，有一些比較發達的地方會采取相應的措施將地產方面的交易納入系統中，這樣就導致同一時期出現的資料數量比較多，在審計的時候也容易出現錯誤。那么在這樣的情況下要怎樣達到加強房地產、土地檔案管理、檔案不流失，不動產檔案有序歸檔成為了該制度的關鍵。不動產登記無縫系統是對于不動產登記發證的過程、結果和使用進行管理的系統。其中主要是指原始檔案的歸檔、復制等。登記系統誘導登記處節點或改造節點的歸檔，允許歸檔界面將文件格式信息和所附照片推送到歸檔文件系統。其中包括狀態信息、文件內容、參考表格等。屬性照片是指注冊的掃描電子元件。檔案管理員登陸檔案系統后，進行一系列檔案管理操作，如文件的填寫或核對、打印、在文件柜中放置盒子、電子文檔等。不動產的檔案系統以及進行登記的系統是有兩個不同的接口，這樣就可以保證數據在一定的程度上是同步的。其次，包含動態配置的模式。這個系統最大的優勢就是它能夠使得所有的企業在這個方面都處于一個動態的配置過程，而且根據數據的不同進行相應的調整，以達到支持各類企業存檔數據的作用。現在，存檔模型有兩種類型的分類標準，可以根據適用類型、登記類型。這兩種分類可以應用于沒有特殊要求的領域，在用寄存器檢查和澄清了歸檔模型的結構之后，我們在管理的背景下對不同的歸檔文件進行了調整，歸檔系統大大減少和改進了歸檔系統的擴展。

第三， 總體功能架構。不動產檔案管理系統采用“全編號目錄-檔案編號-卷內目錄”的標準檔案管理方法。這個系統主要是與登記制度進行有效的結合，但是兩者有時相互獨立的，一個負責文件方面的制作，一個負責管理，并通過接口提供檔案研究和檢查，為了實現對于登記結果資料進行有效管理，一般功能框架支持層主要由硬件、網絡系統、服務器掃描數據等組成。為了使得系統能夠更加穩定和安全，所以在數據層中輸入的數據需要更加標準和準確，包括數據庫中記錄的數據和不動產登記系統中輸入的數據。這兩類數據都可由管理系統存儲和管理，應用層通過接口和產權登記系統之間的無縫連接實現數據同步。不動產數據動態配置的功能，可靈活處理各類數據。

3 不動產登記檔案系統的功能

不動產系統的主要特點是：檔案模型的配置，目錄的批量編輯以及打印、工具的自動連接和上傳、原始文本管理、自動成盒、快速拉伸、不動產檔案的制作和使用。檔案系統為原始資料匯整及保存入檔等等提供了高效快捷的途徑，提高了相關工作人員的工作效率以及檔案的準確性和復查率。

第一， 檔案模型配置。配置檔案在系統中是最基礎的環節，也是使得系統有效運行的關鍵，考慮到歷史檔案的連續性，不動產檔案的分類因地制宜。隨著不動產檔案數據的整理工作，需要增加新的領域和模式，目前不動產檔案館常用模式的分類標準有四種：按登記類型進行分類、按應用類型分類、對權利類型和混合類型進行分類。

第二， 基于特征碼的便捷卷內目錄編輯。卷內目錄編輯是檔案服務的重要環節之一。負責這個環節的工作人員在工作的時候主要是圍繞著批量編輯目錄工作的，對方便性的要求很高，所以系統使用特性簽名在文件卷中編輯目錄，即引入特定的代碼，如拼音的部分縮寫、識別碼等，以將目錄直接定位在卷內，這樣可以提高卷內編輯的效率，在卷內編輯完成后打印卷內目錄。

第三， 自動掛接上傳。其中包括的主要有選擇上傳文件、選擇自動匹配上傳文件夾、條碼標識上傳。其中大部分使用的最快速度是選擇文件夾進行自動匹配上傳，稱為“自動掛接上傳”，主要是對歷史檔案進行分類或設計后掃描模式而定制的，它的用途是根據頁數自動分成相應的文件夾。

第四， 智能組盒與上架。檔案館以“盒子”為基本框架單位。智能成盒功能，實現了一個盒子內多個文件的組合和盒子的取消。它還支持對文件號的連續檢查，并在框中登記每個文件的框號。存檔服務有不同的方法來管理架上的紙質存檔。一種是正向快速貨架，另一種是反向快速貨架。這就是意味著檔案室中每個貨架和櫥柜的順序是預先確定的;反向快速脫殼蓋尚未提前定義存檔的存儲位置。所有檔案保存后，進入檔案系統，批量填寫檔案文件的位置。

第五， 檔案統計分析。檔案的統計功能可以準確統計檔案室所需的各項統計指標，主要包括對檔案進行分類統計、使用統計、以及適應不同地點檔案的統計功能，并可通過接口查詢檔案中的其他硬件信息。進入檔案后，可以顯示管理信息，比如當時的溫度以及濕度，空氣質量等。對于文件進行存檔的時候需要進行多方面的查詢，選擇指定的類型并輸入相應的字符。系統將自動檢索當前指定類型的所有字段中的所有合格記錄，并將這些記錄返回給用戶。特別需要注意的是，這個系統的全文可以通過分析技術快速檢索電子文檔的內容和輸入數據字段的內容，并支持文件格式化。

4 結束語

不動產登記檔案管理制度的建立，可以保證不動產統一登記的順利進行和權利人的合法權益。登記處需要不同類型的檔案管理。不動產檔案管理的動態配置系統允許政府授權的單位和機構進行檔案文件動態適應數據類型，通過無縫鏈接不動產登記系統和自動上傳功能實現了數據同步，大大提高了文件管理的效率，而且具有長期和威嚴性。

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