條形碼在檔案管理工作中的應用

文/劉鴻平

1 前言

目前的檔案信息化建設已經完成了目錄級的檔案信息管理，但目錄數據還只是孤立在網絡系統中，其與檔案實物的聯系還需要通過人眼觀察和核實來完成，在涉及檔案的存取、查借閱、復制等工作環節，依然要通過手工方式填寫相應的表單，檔案系統操作中也需要通過手工檢索到已查借閱的檔案再做查借閱記錄。這種方式不僅效率低下，當一次涉及的檔案數量很大而事情緊急時還有可能誤事，繁瑣的手續使得很多檔案利用者有逃避或偷懶傾向，因而資深和重要技術人員往往不愿意走進檔案室查借閱檔案。這種低效的手續履行方式已經與快節奏的時代潮流嚴重不符，迫切需要新技術加以改進，條形碼技術以其特殊的優越性成為了提高檔案工作效率的新主角。

2 條形碼技術概述

條形碼是一組按照特定規則排列的條、空及對應字符組成的表示一定信息的符號，最早出現于上世紀二十年代，并隨著計算機和信息技術發展起來的一門集編碼、印刷、識別、數據采集和處理于一身的新興技術，其核心內容是用光電掃描設備識讀條碼符號，從而實現機器的自動識別，并快速準確地將信息錄入到計算機進行數據處理，以達到自動化管理的效果。由于標準的完善、技術的進步，條形碼技術已經廣泛應用到超市、倉儲、物流、醫院等社會生活的各個方面，作為其擴展的二維碼早已滿天飛了。

3 條形碼在檔案管理中的應用

在檔案或檔案盒上粘貼條形碼，再用掃碼器識別條碼，通過檔案系統自動獲取該檔案或盒內檔案的詳細信息，這是條形碼在檔案管理中應用的基礎，在此基礎上，條形碼技術不僅可以用于優化檔案查借閱等工作流程，也可以用于改進庫房管理，進而提高效率。

3.1 檔案查借閱工作中的應用

檔案查借閱是檔案管理的一項重要工作。在檔案查借閱工作中，檔案利用者和檔案管理人員必須履行相應的手續，這是確保檔案安全的制度保證。查閱檔案的工作流程如圖1所示。

借閱檔案的工作流程如圖2所示。

在上述查借閱工作中，利用者填寫查閱本，和在OA系統中提申請都是通過手工完成，在檔案系統中做查借閱記錄也是通過手工再檢索一遍來完成。有了條形碼技術之后，可以直接掃檔案或檔案盒上的條碼，通過條碼調取檔案信息，如果是查閱，就直接在OA系統中生成查閱申請單，由查閱者到OA系統中確認后自動生成查閱記錄，無需查閱者再做其他事情；如果是借閱，直接將被借閱檔案信息在OA系統中自動生成借閱申請單，由借閱者到OA系統中確認后自動轉入其審批流程，一旦審批完成，系統自動生成借閱記錄，當借閱者歸還該檔案時，通過再掃碼，自動調出其借閱記錄，一鍵確認，歸還記錄自動完成。

當借閱時，這樣做還有一個好處是無條形碼技術時所沒有的。不使用條形碼時，按理借閱者在OA系統中提的借閱申請單需要審批人審批之后，檔案人員才允許借閱者拿走檔案，當審批人因不在電腦旁不能及時審批時，檔案人員要么不讓借閱者拿走檔案，這肯定不利于檔案利用，要么允許借閱者先拿走后審批，若是后一種情況，借閱者在拿走檔案后有撤銷其借閱申請單的可能，拿走檔案又無審批單這又違反了檔案管理制度。而使用了條形碼技術之后，借閱申請單是由系統自動產生，借閱者一旦確認，不能再作回退或撤銷處理，撤銷權在檔案人員這一方，可以保證做到檔案先拿走后審批。

需要強調的是：OA系統是一個獨立的系統，要想通過掃條碼提取到的檔案信息到OA系統中生成查借閱申請單，辦法就是通過OA系統提供的接口進行，操控該接口來實現，實際上，用于自動生成查借閱申請單等由其他系統操控的表單接口是不存在的，需要由OA系統的提供商定制開發，這涉及到OA系統的改造升級問題。而由掃條碼獲取檔案信息最好的辦法就是對檔案系統升級，升級的內容就是將條碼的規劃、設計、使用、維護、打印、查詢、編輯等諸多相關應用的內容統統納入其中，升級后的檔案系統再來操控具有接口的OA系統生成查借閱申請單，并獲取確認和審批結果，生成自己的查借閱記錄。

對檔案粘貼條碼，既可以粘到每一份檔案上，也可以粘到卷盒上，當粘到卷盒上時，掃該卷盒的條碼表示該卷盒中所有的檔案信息都被調用，除非該盒中有檔案被借出未歸還，未歸還的檔案信息不在調用之列，這種處理方法由檔案系統自動實現。整盒整盒檔案的查借閱，通過這種方式可以極大地提高查借閱履行手續的工作效率。

3.2 在復制申請單、攜帶審批表工作環節中的應用

在檔案管理工作中，檔案利用者復制檔案也是一項很常見的工作，檔案復制的工作流程與檔案借閱大致類似，也是需要在OA系統中提復制申請單，也是要通過網絡審批，沒有條形碼技術時，復制申請單也是由人工逐條錄入，審批完成之后文印室才能復印，并將復制信息登記到檔案系統中，有了條形碼之后，直接掃檔案上的條碼，系統自動操控OA系統生成復制申請單，申請者確認后轉入審批流程，審批完成之后自動將復制信息記錄到檔案系統中，文印室自動獲取通過審批的信息。

以前，如果復制后的資料需要對外發送，還需要到OA系統中填寫歸檔文件資料攜帶、發送審批登記表并打印、蓋章、簽字、登記、返回登記表、閉環等，作為對外發資料特別是保密資料的管理手段，填寫工作由負責發送的人員逐件逐件地輸入外發資料的信息，當采用條形碼技術之后，通過升級的檔案系統，直接調用原復制申請單中資料信息，操控OA系統生成該表單，由發送的人員在OA系統中補齊文印室的條碼號、頁數等數據，打印、蓋章、簽字、登記等等，直至走完全部流程。

3.3 在庫房管理中的應用

3.3.1 智能密級架

目前檔案庫房里存放檔案的裝備已經用上了密集架，為使條形碼在庫房管理中發揮作用，需要對純機械的密集架進行智能化改造。具體要求是：每一個密集架的操控面都安裝掃碼器、觸摸液晶屏（簡稱觸摸屏或液晶屏），底部安裝步進電機，所有這些都通過網絡與系統聯網，密集架的移動可由系統根據需要自動控制，這樣不論在任何一個密集架前，用該密集架上的掃碼器掃檔案（盒）上的條碼，系統自動將該檔案（盒）的存放位置等信息顯示在掃碼的密集架和所存放的密集架的液晶屏上，并在某些條件下，該檔案（盒）存放位置所在的密集架自動與相鄰的密集架移開一段距離，供該檔案（盒）歸位之用，存放完畢，在該密集架上的觸摸屏上一鍵操作，密集架按位置要求自動合攏。

3.3.2 條形碼和其它設計在庫房管理中要實現的功能

圖1

圖2

（1）掃碼器和觸摸屏的加關電由系統控制，常設為定時自動加電和人工控制關電，在工作時段，液晶屏的常態是黑屏，除掃條形碼和電腦指令外通過觸摸屏幕被喚醒，在無觸摸或密集架閉合以后重返黑屏。

（2）通過掃條碼在液晶屏上能短時顯示檔案的存放位置，之后黑屏。

（3）庫房小票，包括存檔小票、取檔取檔、調整小票。取檔、存檔小票的設計思路是在檔案人員的電腦旁配備有條碼打印機，在確定要去庫房取、存檔案時，由該打印機將需要存取檔案的檔號、名稱、位置按密集架分類集中打印到各自的小票上，每一個小票上打印一個臨時條碼，稱為取檔碼或存檔碼，在掃開一次然后再掃閉合同一個密集架即失效，該條碼是開閉密集架的專用條碼。

整理小票的設計思路大致相同，就是在確定要整理檔案的范圍之后，通過打印帶條碼和整理檔案范圍的小票到庫房一掃條碼，所有相關密集架同時被掃開，整理結束之后，再掃條碼，所有的密集架又自動合攏。

（4）在不使用庫房小票的情況下，通過掃條碼和操控觸摸屏都能實現密集架移動的自動化、智能化，但密集架的受控是以電腦操作為前提，具體來說，存放檔案時單獨掃檔案（盒）條碼就能移開密集架的前提是在一定時效內電腦上有檔案歸還或入庫操作，與之對應的閉合密集架就要通過觸摸屏操作，取檔案時移開密集架的手段就是觸摸屏操作，閉合密集架的手段就是掃檔案（盒）上的條碼、觸摸屏操作，而觸摸屏操控密集架移出空當的前提是在電腦上有取檔或整理庫房的指令，且在其時效之內。

（5）檔案人員在電腦上確定要取出的檔案后，其所在的密集架上的液晶屏亮屏且有閃爍信號，并顯示要取出檔案的位置、檔號、名稱等信息。

（6）液晶屏具有密碼解鎖功能，每個檔案人員都有自己設定的密碼，符號式圖形式皆可，該密碼既代表自己的身份，同時也是操作液晶屏的鑰匙。

（7）液晶屏具有檢索和修改功能，可以檢索各檔案信息，修改其存放位置。

（8）進出庫房的每份檔案（盒）都需要在庫房通過掃條碼等操作來確認其入庫和出庫，庫房存取檔小票具有同樣的功能。

（9）對無權限者或不是存取檔案者密集架處于合攏并鎖死的狀態，確保檔案安全。因此不是某檔案人員管理的檔案，相應的密集架是無法打開的，除非臨時授權或動用某種特權。

3.3.3 檔案庫房業務流程管理

對庫房的管理，首要的事情就是要將存放庫房的每一份檔案、每一個檔案盒必須粘貼條碼，并事先在檔案系統中填寫好該檔案或該檔案盒的存放位置，如果不填寫檔案存放位置，該檔案的存取一定會遇到麻煩，這位置可以在電腦上或液晶屏上隨時修改，因此，存放庫房的每份檔案和檔案盒都在檔案系統中有明確位置。

為方便總覽庫房全貌，檔案系統應該具有顯示庫房檔案總體布局圖的功能，也應具有分級分層次顯示檔案位置布局的功能。相應地，檔案系統應該具有對庫房進行規劃布局設計的功能，也應該具有對庫房布局進行調整的功能，包括自動規劃、自動優化、人工規劃和調整，指引檔案人員以最優次序、最優路線進行檔案位置的調整。

當檔案首次進入庫房前，要求在電腦上發出入庫指令，進庫房后要求到密集架上掃一次檔案（盒）條碼，密集架自動移開，而使用存檔小票時，在確定要入庫的檔案后，根據打印的存檔小票掃開密集架，逐件存檔，完畢再掃小票密集架合攏，合攏的時間就是其入庫的時間。

檔案人員在自己的電腦上檢索到需要取出的檔案并決定去取出時，直接去庫房，相應密集架其液晶屏亮屏且有醒目的閃爍信號，并在該液晶屏上顯示要取出的檔案信息，該信息是由檔案人員在電腦上執行取檔操作功能發出的，在該液晶屏上輸密碼操控該密集架移開，依據顯示的檔號取出檔案，當檔案很多存放位置又分散時，記住這些檔號是一件麻煩事，需要來回查看液晶屏，取完檔案后要求將該檔案在密集架上掃條碼，密集架自動合攏，代表該檔案正式被取出，如果取檔案很多嫌逐個掃碼麻煩，可以在其液晶屏上一鍵操作表示完成同樣的功能。因此使用取檔小票是捷徑，條碼打印機打印取檔小票，到庫房用該小票依次掃開密集架逐一取出檔案，再次掃取檔碼密集架閉合。

當檔案歸還后，除了在電腦旁掃一次碼，生成其歸還記錄外，到其存放的密集架前也要再掃一次條碼，除了使密集架自動移開空當外，也代表該檔案正式歸還庫房，存檔小票實現同樣的功能。

當需要整理庫房或調整檔案位置時，先在電腦上發出關于時段和庫房位置的指令，然后再到庫房才可以通過觸摸屏操控密集架的移動，否則密集架不受控制。使用整理小票是該工作的捷徑。

這樣，檔案庫房不再是一個孤立的存在，它已經成為了檔案系統的延伸，正式成為檔案系統的重要組成部分，并受其控制。從檔案入庫、位置調整、查詢、發取檔指令、密集架開閉、辦手續、歸還、再入庫保存，檔案實物管理整套流程環環相扣，每個環節都有相應的檢測手段，檔案系統都有記載，所有的操作都有據可查，都能追溯到人，系統通過定期掃描和分析，每個環節的不規范不作為都能及時發現，通過考核整頓，最大限度地保證了檔案實物的規范操作，從而實現了檔案流轉全過程的有效管理。

4 應用前景分析

每個智能密集架都安裝有掃碼器、觸摸液晶屏、步進電機，這三個重要部件合計千元的成本比起一列六層五縱純機械密集架兩三萬的價錢來說，簡直可以用白菜價來形容而忽略，而且每個智能密集架的結構都是一樣的，只要設計好一列密集架，一組密集架不論由多少列組成，都是同樣的采購、生產、組裝問題，只有通過條形碼技術升級檔案系統，并將上述硬件還有OA系統一起集成，這才是問題的核心，以目前科技發展水平，做這項工作不存在任何技術難題，因此，愿意嘗試、愿意承擔這部分費用的單位都能夠實現檔案管理模式的整體升級，而該市場的激烈競爭將會使該管理模式的普及成為一件指日可待的事。

5 結束語

通過以條形碼為媒介的新技術運用，檔案查借閱、復制、庫房管理等環節工作效率將會得到極大提升，使檔案工作能更好地服務于科研生產，同時可以使部分檔案工作人員轉移到更有意義的崗位上去，綜合起來的效益將會是任何一個有一定規模的企事業單位都不能忽視的。