某建筑公司工程檔案管理系統的構建

周偉 張家國 閔偉佳 李薇 余弦 羊虎

【摘要】 近年來，隨著信息技術的發展及電腦、網絡的普及，我國檔案事業取得了較快發展，檔案的種類日益增多，信息量迅速膨脹。 傳統的檔案管理手段低下、技術落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問題。 因此，各單位利用信息化技術開發檔案管理數據庫、完成檔案的科學管理成為必然趨勢。某建筑公司利用信息化手段梳理檔案管理業務流程，設計相關數據庫，開發子系統功能，實現了工程檔案管理的信息化。

【關鍵詞】工程檔案管理系統;檔案收集;檔案日常管理;檔案開發利用

【中圖分類號】TU192

【文獻標識碼】A

近年來，隨著信息技術的發展及電腦、網絡的普及，我國檔案事業取得了較快發展，檔案的種類日益增多，信息量迅速膨脹[1] 。 傳統的檔案管理手段低下、技術落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問題。 因此，各單位利用信息化技術開發檔案管理數據庫、完成檔案的科學管理成為必然趨勢[2] 。

資陽博物館建設項目位于四川省資陽市九曲河西側的吳家院子地塊，分為獨立地下車庫、副樓、主樓等單位工程，總建筑面積為13277.25㎡。在工程建設期間，產生了大量的工程檔案信息資料和工作日志，包括相關的文書檔案、需保存的基礎建設資料、各階段的圖紙資料、體現工程建設質量的技術資料及其他需要管理的檔案，數量大、種類多，管理難度比較大。而目前某建筑公司的工程檔案資料仍使用傳統手段進行人工歸檔、整理、分析，無法滿足現代化檔案管理的要求。因此，某建筑公司以資陽博物館項目為載體，利用信息化手段梳理檔案管理業務流程，設計相關數據庫，開發子系統功能，實現了工程檔案管理的信息化。

1、系統流程設計

檔案業務流程主要分為：對工程建設過程中產生的檔案的收集、整理，檔案的日常管理和對檔案進行開發利用三部分。某建筑公司根據檔案業務的主要流程設計了相應的功能模塊，即檔案資料的收集整理、檔案全過程管理和檔案信息資源的開發利用三大模塊。

1.1收集整理

檔案入庫包含歷史數據和當前數據的入庫，類型上分為紙質文件和電子文件，格式上分為圖片、文字等靜態文件和音頻、視頻等流媒體文件。歷史數據的入庫建檔可分為以下幾類：已有電子文件可設計接口對接綜合辦公等應用系統，完成歷史數據的導入，必要時生成紙質文件存檔;已有紙質且無對應電子文檔的文件，可經過掃描后錄入系統，同時保留紙質文件進行存檔;已有音頻、視頻等文件可直接導入檔案系統，并保留原始介質文件。 當前數據的入庫可在各個項目部安排專人負責，電子文件直接在系統內上傳，紙質文件數字化處理后上傳系統，形成總目錄。總目錄隨紙質文件移交系統檔案管理員，完成交接手續。

1.2日常管理

檔案的日常管理分為數據管理、鑒定銷毀、借閱管理及用戶管理。數據管理主要是日常數據的錄入、分類、編碼及定時備份。檔案的鑒定銷毀是時間比較久遠的檔案或者認為沒有價值的檔案經鑒定后由檔案管理員銷毀處理，以減少對檔案室資源的占用。檔案借閱管理的主要內容是檔案的借閱、歸還登記，包含對借閱檔案的卷宗號、歸檔號、借閱時間、借閱部門、借閱人、歸還時間等信息的登記。用戶管理主要是對各單位負責人、用戶信息的登記和維護[3] 。

1.3開發利用

檔案信息資源的開發利用包括對用戶的流媒體服務、信息發布和檔案查詢，以及檔案工作人員可對有價值的檔案進行編研，形成編研成果[4] 。

檔案管理的出發點和落腳點是利用，檔案可為用戶提供便捷的檢索服務，也可為同類型的工程建設提供參考。使用者從檔案中可檢索到工程建設過程的視頻、音頻等流媒體文件，也可檢索到工程附近的地貌特征圖片，還可檢索到CAD等工程的設計圖，必要時可根據檔案編號借閱。

某建筑公司檔案管理系統的主要流程以“歸檔文件的細顆粒收集整理”和“基于檔案信息的全方位開發利用服務”兩方面為主。具體業務流程如圖 1所示[5] 。

下面將詳細介紹整個系統的各個大模塊，以及各個大模塊下的子模塊的詳細功能，詳情如下表1所示：

2、數據庫設計

E-R圖也稱實體-聯系圖（EntityRelationshipDiagram），它提供了表示實體類型、屬性和聯系的方法，用來描述現實世界的概念模型[6]。

E-R圖是描述現實世界概念結構模型的有效方法，是表示概念模型的一種方式，其用矩形表示實體型，矩形框內寫明實體名;用橢圓表示實體的屬性，并用無向邊將其與相應的實體型連接起來;用菱形表示實體型之間的聯系，在菱形框內寫明聯系名，并用無向邊分別與有關實體型連接起來[6]。

數據庫設計包含了四個實體，即檔案、單位、用戶和系統管理員;也包含了四個關系，即管理、移交接收、查詢和借閱。檔案指的是檔案庫本身，包含各種紙質文檔、電子文檔、視頻、圖片、音頻等資料;單位指的是建立檔案的各個單位;用戶指的是檔案的使用者，包括各個單位的員工。數據庫初步設計了六個表，即檔案信息表、檔案移交接收信息表、檔案類別信息表、檔案查詢信息表、用戶信息表、檔案借閱歸還信息表。設計的數據庫E—R圖如圖2所示。

2.1系統總體方案設計原則

從資源服務和業務管理的宗旨出發，根據各種檔案的管理規則，充分利用計算機相關理論和技術知識，設計和實現操作簡便、便于管理、性能穩定的檔案管理系統，為用戶提供便捷、高效、穩定的檔案信息利用途徑，為檔案管理和監察部門提供快速、準確、強大的監督管理工具。

2.1.1先進性原則

采用目前主流的技術和架構，利用目前相對發展成熟的、先進的體系結構、系統平臺和開發技術。

2.1.2開放性原則

一個良好的軟件系統，其在系統軟件和硬件上都應該具有良好的開放性，其軟件和硬件都應該支持與外部系統的標準接口，并且應該支持跨平臺操作。

2.1.3標準性

系統采用的規范和標準應符合相關國家、行業的規范和檔案標準要求。

2.1.4可靠性原則

良好的軟件系統應該具有極高的可靠性和良好的容錯性能，這要求在系統設計階段就要考慮系統運行環境、安全保證、數據存儲和傳輸方式、數據備份方式、災難恢復計劃等因素，以確保系統能夠為用戶提供不間斷的服務。

2.1.5安全性原則

良好的軟件系統必須在安全管理方面有所側重和表現，應該在系統的發布管理、數據的存取等方面有相對應的安全機制和應急策略。

2.1.6擴展性原則

良好的軟件系統，在設計時應該要考慮系統在軟件、硬件上的可擴展性要求。只有這樣，系統才能夠滿足隨著業務不斷發展而不斷增加的用戶需求和系統性能需求。

2.1.7成熟性原則

充分考慮業務發展的成熟性，以保證系統在業務處理操作上的成熟性。在本系統中，要充分考慮電子檔案的收集、整理、存儲、查詢、借閱、發布等所有管理環節，使電子檔案的各項管理能夠完整集成在一個系統中。

2.1.8易用性原則

良好的軟件系統應該為用戶提供友好的操作界面，對于本系統，應該充分考慮檔案和資源管理人員的工作習慣，以此作為界面設計的出發點，最終保證檔案管理人員能夠更加便捷地使用本系統。

2.1.9可維護性原則

良好的軟件系統應該充分考慮系統的可維護性。隨著軟件系統的持續運行，系統業務流程和操作方式的調整變更往往在所難免，因此系統應該能夠保證在一定程度內數據結構、操作界面等方面的調整變更不會影響系統的體系結構。這就要求系統在設計階段就要充分考慮系統后期維護階段可能出現的變化。

2.2技術路線

本項目的開發采用基于 UML 的需求分析方法，采用 Rational Rose 需求分析工具;開發工具采用 C#開發，系統的負載測試采用企業標準級負載測試工具LoadRunner;系統功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。

3、部分系統功能的實現

某建筑公司工程檔案管理系統分為四個部分：文件收集整編、日常管理、開發利用、系統設置與維護，功能結構圖如圖3所示。檔案業務部分包括：工程建設期間產生的大量文件資料管理、全過程檔案歸檔過程管理和檔案全方位開發利用三部分，涵蓋了檔案業務從收集到利用的基本工作，這些功能可以使檔案系統管理維護人員利用自定義的檔案管理規范及歸檔約束條件，自動實現檔案歸檔管理的各項工作，并能夠對歸檔的全過程進行在線監控，實現檔案的日常管理。

3.1機構與用戶管理

3.1.1模塊功能：定義和調整所有利用檔案系統的機構和用戶。在檔案系統中，每個機構都隸屬于一個上級機構或全宗（即獨立管理檔案的單位），每個用戶都隸屬于一個上級機構;不允許一個用戶或機構同時隸屬于兩個上級機構，不允許一個機構同時隸屬于兩個全宗，也不允許一個用戶直接隸屬于某個全宗。在管理了多個全宗的較復雜的單位（如檔案館）內，每個用戶和機構都可隸屬于一個完成其自身核心業務的全宗或機構，而不隸屬于非核心業務的全宗或機構，這需要您在定義輸入時做一些變通和選擇;指定某個用戶可以管理哪些全宗和檔案類型的數據，如前所述，可以通過角色定義來處理;指定某個用戶可以瀏覽和利用哪些檔案數據，可以通過權限管理和賦權申請來處理。這樣做既保證了系統內機構和用戶定義的唯一性，又可充分反映實際管理需要。在本功能中，“組”的概念和“機構”的概念是一致的。

3.1.2機構管理的程序流程圖，如圖4所示：

3.1.3用戶管理的程序流程圖，如圖 5所示：

3.1.4實現效果如圖6所示：

3.2權限管理

3.2.1模塊功能：為每個用戶指定使用檔案功能的權限。為了統一管理每個用戶可以使用的檔案功能，在本系統中提出了用戶“角色”的概念，每個用戶都被賦予唯一一個角色;每個角色可以設定該角色下的用戶有權使用的檔案功能（同時也設定了無權使用的功能），還設定了該角色下的用戶可以增刪改檔案數據的范圍。設置檔案權限的界面包括：左側的“備選機構樹表”，中部的“設置權限區”，右側的“待設置權限機構和用戶列表”，和頂端“工具欄”。

檔案權限的設置過程與規則權限相似，首先選擇要統一設置權限的機構或用戶，然后設置這些機構或用戶對已選定數據的訪問權限，最后設定權限有效期限，保存退出。

3.2.2實現效果如圖7所示：

3.3日志管理

3.3.1模塊功能：本功能可對系統操作日志和系統登錄日志進行查詢、瀏覽和管理。為了保證系統操作有據可查，本系統在增加、刪除、修改著錄項條目、原文時，進行其它重要操作如修改數據庫結構時，都記錄了系統操作日志;無論用戶登錄系統、退出系統、功能操作，系統都記錄了日志，網上利用檔案都應記錄利用檔案日志。

3.3.2實現效果如圖8所示：

3.4文件收集

3.4.1模塊功能：本功能可以實現對文件的分類、登記、修改、刪除、檢索，原文處理、報表打印等功能，處理完的文件可轉入整編庫。本功能的操作目的，就是按照組卷方式方法、檔案整理方式的規定生成適當的項目和案卷，把散文件放入適當的案卷中，并將整理完畢的項目或案卷歸檔。

3.4.2實現效果如圖 9 所示：

4、工程檔案管理系統的測試

4.1軟件測試的目的

軟件測試是軟件開發周期的最后一個環節，也是軟件產品上線使用前的最后一道關卡，因此軟件測試是軟件開發周期中至關重要的環節。軟件測試，是對軟件開發的需求調研、系統設計、系統開發的最終校驗，因此它的質量將直接反應軟件產品的質量。由此可以推斷，高質量的軟件測試是高質量的軟件產品質量的保證[5]。軟件產品從開始需求調研，到開發完成，錯誤和疏漏是無法完全避免的現象，對這些錯誤和疏漏除了可以靠完善的軟件開發管理方法來盡量規避，也要通過軟件測試的實施來盡可能多地發現。軟件測試最直接的目的，就是盡可能快和盡可能多地發現軟件產品中的錯誤，以使這些問題能夠盡早解決，不流向客戶，以此來最終保障軟件產品的質量。

4.2軟件測試的方法

從是否關注系統內部結構和實現方法的角度來劃分，軟件測試包括白盒測試和黑盒測試兩種方法。

白盒測試關注系統的實現方式、程序的內部結構和實現邏輯，白盒測試的實施過程，就是驗證軟件的內部實現邏輯是否正確的過程，因此這種測試方法的應用，要求測試人員必須對軟件的實現方法、程序的結構和運算邏輯都必須了解。路徑測試、邏輯覆蓋測試等就是典型的白盒測試方法。

黑盒測試是不關注系統實現方法和邏輯的一種測試方法，這種測試方法只關注系統的傳入參數、傳出參數、操作方法等。黑盒測試的過程，就是運用正確的測試方法，給系統指定的傳入參數，驗證傳出參數是否正確的過程。劃分法、邊界值法等就是典型的黑盒測試方法。

無論哪一種測試方法，都不可能做到窮舉測試，因此軟件測試其實是不可能發現軟件產品中所有的錯誤的。但是，通過運用合適的軟件測試方法，制定完善的軟件測試方案，使用相對完備的軟件測試用例，都可以最大程度地保證軟件測試的效率和質量，進而最終保證軟件產品的質量。

4.3測試結果分析

從測試結果上看，最終完成的系統在各項技術指標上均已滿足了系統的設計要求，在系統功能、運行性能等方面都達到了理想的效果。在上線之后還可以通過系統的持續運行及問題反饋來對系統做進一步的完善，以滿足客戶更高的使用要求。

結語：

利用信息化手段構建工程檔案管理系統，能夠更好地對工程檔案進行規范管理，體現各種資料的最大價值。同時，建立了現代化的檔案管理制度，實現了工程檔案管理信息化、自動化與制度化，全面提升了某建筑公司工程檔案信息化的管理水平，方便了施工期間各種資料的查閱，也為后續工程施工及運行管理提供了方便。

參考文獻：

[1]張慶莉.檔案信息資源開發的影響因素及對策分析[J].檔案學通訊，2013（1）：39– 42.

[2]趙紅俠.論信息化手段在水利工程檔案管理中的運用[J].辦公室業務，2015（21）：38.

[3]王學平.淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].檔案學通訊，2011（6）：54-57.

[4]鐘騫.基于網絡的檔案管理系統在水利工程中的應用[J].人民長江，2006（5）：100-102.

[5]汪嫻.基于ASP.NET技術的水利工程檔案管理信息系統的應用[J].內蒙古水利，2011（4）：127-128.

[6]萬曉楓，文軍.實體關系圖的程序實現[J].實驗科學與技術，2013（6）：43-44.96.