“互聯網+”聯合PDCA循環在醫院檔案管理中的應用

文/鄭州大學附屬鄭州中心醫院檔案室 徐燕 王瑩 曹茜鳳

醫院檔案是醫院在各項活動中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄，涉及黨群管理、行政管理、醫療管理、醫學科研、醫療器械設備、基建工程、會計、統計等多方面內容，內容紛繁龐大。檔案管理工作是醫院日常工作中的主要組成部分，是指導醫療實踐并協調各項工作正常運行的重要參考資料，也為領導決策、制定工作標準等提供科學依據。但傳統的檔案管理方法效率不高，準確率較低，難以滿足人們對于檔案資料的收集、整理、檢索、查閱需求，創新檔案工作機制，強化業務基礎，優化利用服務，深化檔案功能開發已迫在眉睫，近年來，隨著信息化的飛速發展，“互聯網+”醫院檔案管理的模式被各級醫院廣泛運用，對醫院檔案進行信息化和智能化管理即是時代發展的必然，又能顯著提高綜合醫院檔案管理的效率和質量，同時也彌補傳統檔案管理模式中存在的不足和弊端。本研究選取鄭州大學附屬鄭州中心醫院2018年11月—2019年4月的180份檔案資料作為研究對象，探討“互聯網+”聯合PDCA循環管理模式在綜合醫院檔案管理中的應用價值，現整理如下。

一、資料與方法

（一）一般資料。2018年11月—2019年4月，在鄭州大學附屬鄭州中心醫院檔案室需要歸檔整理的檔案180份，其中黨群檔案28份，行政檔案45份，人事檔案24份，科研檔案18份，基建檔案20份，設備檔案12份，榮譽檔案16份，聲像檔案17份，隨機分為對照組與研究組（n=90）。對照組按照常規的檔案管理方案進行管理；研究組采用“互聯網+”聯合PDCA的檔案管理方案進行管理。所有檔案均符合檔案管理相關標準，兩組檔案在一般類別資料之間比較，差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。

（二）研究方法。對照組根據我院制定的《檔案管理工作制度》《檔案綜合管理制度匯編》及《檔案歸檔范圍及保管期限》，采用常規的檔案管理方案進行分類管理。研究組在對照組的基礎上根據PDCA循環的方法實施互聯網技術分類管理，其具體方法如下：1.計劃階段（Plan）。按照國家檔案管理的相關法律法規，結合醫院工作，對醫院原有的檔案管理工作制度即《檔案移交制度》《檔案接收與整理制度》《檔案保管制度》《檔案統計制度》《檔案保密制度》《檔案借閱制度》等進行修訂與完善。根據當前檔案管理信息化的要求和醫院快速發展的需要，組織檔案室人員、科室負責人及各科室兼職檔案員，學習互聯網科技在檔案管理中的應用，根據檔案管理對電子化的要求，適時修訂《醫院各科室檔案歸檔范圍》，按照新的歸檔方案和要求，收集各類檔案，制定工作計劃，明確各類人員的崗位職責和分工。2.實施階段（Do）。依據新修訂的檔案管理制度和醫院工作實際，開展各門類、各載體資料的收集、整理、歸檔、管理、利用和開發工作。同時對醫院原有的《電子文件檔案管理系統》進行升級和完善，電子檔案分類分級保存，使電子檔案更加規范有序，更好地保證了紙質檔案與電子檔案的同步性。3.檢查階段（Check）。對整理歸檔的各門類、各載體檔案資料進行實時監督，嚴格審查檔案資料是否規范、完整，檔案內容是否具有連續性和統一性，核查電子檔案和紙質檔案的一致性，同時對結果進行統計分析，并及時進行深入學習和討論，不斷完善檔案整理方法和工作程序。4.處理階段（Action）。對于復核檢查出的疏漏和錯誤，積極改進，及時查找原因，歸納總結。同時對“互聯網+”聯合檔案管理方案在檔案管理實施過程中存在的問題進行總結分析，加以改進。

（三）管理效果評估。根據檔案管理效果和檔案檢索效率兩方面來對管理效果評估進行評價：1.采用100分制對檔案管理效果進行評價，正確：80～100分；達標：60～70分；不合格：60分以下；正確率＝（正確+達標）/總例數×100%。2.比較兩組檔案檢索效率，檔案檢索效率通常采用檢全率和檢準率兩個指標來衡量和表示。檢全率＝檢出的有關檔案/全部有關檔案×100%；檢準率＝檢出的有關檔案/檢出的全部關檔案×100%。

（四）統計學方法。兩組間計數資料以[n(%)]表示，兩組間比較采用χ2檢驗分析。采用SPSS 21.0統計軟件進行分析處理，P＜0.05表示差異有統計學意義。

二、結果

兩組檔案管理效果和檔案檢索效率相比，研究組的檔案管理正確率為97.78%，明顯高于對照組80.00%，比較差異有統計學意義（P＜0.05）。研究組的檢全率和檢準率分別為100.00%與98.89%，也明顯高于對照組77.78%與75.56%，比較差異有統計學意義（P＜0.05）（見表1）。

表1 兩組檔案管理效果和檔案檢索效率比較（n,%）

三、討論

綜合性醫院的檔案管理是醫院管理的重要組成部分，也是必不可少的工作環節；新時期要求檔案管理工作要緊密圍繞醫院中心工作，創新檔案工作機制，強化業務基礎，優化利用服務，深化檔案功能開發，服務醫院發展大局。“互聯網+”時代的到來，不僅為人們的生活創造了便利的條件，同時也為醫院的檔案管理工作迎來了新的發展機遇。醫院檔案信息量大、存儲時間長，傳統的檔案管理理念已很難滿足大家對于檔案資料的收集、歸納、檢索、存儲、查閱需求。PDCA循環是常用的管理方法之一，最先由美國質量管理專家戴明博士提出，又稱戴明環。包括計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）和行動（Action）四個環節。這種管理方法以標準化、程序化、科學化及持續性為主要特點，通過這四個階段的持續循環來實現有效提高工作質量的目的。PDCA循環管理是一個周而復始的“爬樓梯”過程，從底層逐漸向高處延伸，每一次循環解決一些問題，在延伸過程中不斷提高管理水平，并且環環相扣，密不可分。隨著信息化的飛躍發展，大數據時代的驅動，“互聯網+”醫院檔案管理模式已被各級醫院尤其是大型綜合性醫院廣泛運用。如果能夠將“互聯網+”與PDCA循環聯合運用到三甲醫院的檔案管理工作中，不僅充分保存了檔案資料，更好地維護了檔案的全面性、完整性，同時也為人們提供了更為方便快捷的檢索途徑，提高了它的利用價值和服務質量。當前隨著醫改的進一步深入，醫院將面臨巨大的挑戰。它不僅體現在醫療方面，同時也體現在醫院的檔案管理方面。在這種新形勢下，如何對醫院的檔案管理進行有效的改進，使檔案作用得到最大程度的發揮，是我們檔案管理人員需要考慮的問題。也是我們加強檔案管理工作的最終目的。

為了將檔案管理工作做到制度化、規范化、數字化和共享化，我們在查閱許多文獻資料和借鑒醫院相關管理經驗的基礎上，將“互聯網+”與PDCA循環聯合應用到綜合性醫院的檔案管理工作中。比較傳統的檔案管理與新的檔案管理在檔案管理效果和檔案檢索效率方面有何異同。本研究結果表明，研究組的檔案管理正確率達97.78%，明顯高于對照組80.00%，比較差異有統計學意義（P＜0.05）。在進行檔案查閱方面，研究組的檢全率和檢準率分別高達100.00%與98.89%，也明顯高于對照組77.78%與75.56%，比較差異有統計學意義（P＜0.05）。由此可見，“互聯網+”與PDCA循環聯合的檔案管理模式，能夠有效彌補傳統檔案管理中存儲空間大、保存量多、工作效率低及檢索查詢耗時費力的局面，滿足了現代檔案保管時間長、查找便捷、避免損壞和丟失的需求。此外，這種全新的檔案管理方式使檔案信息與檔案資源整合效率明顯提高、檔案來源渠道也更加豐富，體現了精準、高效、便捷、自動化、全方位等特點，有效提高了檔案管理效率。

綜上所述，在實際的醫院檔案管理中，這種管理模式具有重要意義，能夠提升醫院檔案管理的質量及效率，而且還大大地促進醫院檔案信息資源利用朝著數據化、智能化的方向發展。有鑒于此，目前對于“互聯網+”聯合PDCA循環在醫院檔案管理的模式，雖然還處于探索磨合期，但在很多方面能夠更好地提升醫院檔案管理的質量和效率。