手工批量制作卷內(nèi)目錄和備考表研究

文/國(guó)家海洋局東海信息中心（國(guó)家海洋局東海檔案館） 孫杰

在日常紙質(zhì)檔案整理中，基本的檔案整理無(wú)非分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄，我們正常需要制作檔案的卷內(nèi)目錄、文件目錄、案卷目錄，最后還要填寫(xiě)檔案的備考表，雖然在某些時(shí)候可以用檔案系統(tǒng)來(lái)解決，但在大多數(shù)情況下，需要通過(guò)檔案管理員手工錄入的形式來(lái)解決，而要用人工分別制作卷內(nèi)、文件、案卷再手工填寫(xiě)備考表，不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。故而，我們可以借用Excel來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題：

圖1 項(xiàng)目檔案整理需要的各種目錄

一、準(zhǔn)備工作

我們對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄，到編制目錄階段，首先制作文件目錄，把所有的檔案通過(guò)文件目錄的方式進(jìn)行排列、組合，有助于查重、查錯(cuò)、查缺，這也是檔案目錄制作中必不可少的階段。所以首先，準(zhǔn)備好檔案的文件目錄。文件目錄也是檔案文件最詳細(xì)的描述目錄，我們也可以在Excel目錄里添加一些其他信息，并以予格式確認(rèn)。

二、制作卷內(nèi)目錄

把某項(xiàng)檔案的卷內(nèi)目錄合并起來(lái)，就是檔案的文件目錄，下圖所示是卷內(nèi)目錄和文件目錄的區(qū)別。

圖1 文件目錄格式

圖2 卷內(nèi)目錄格式

通過(guò)識(shí)別文件目錄中的所在案卷檔號(hào)，即可區(qū)分出每一卷的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容，再利用簡(jiǎn)單的vba程序，即可生成卷內(nèi)目錄。主要代碼如下：

三、制作備考表

1.制作備考表前，需要先將卷內(nèi)信息匯總。如卷內(nèi)文件的起止時(shí)間、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限等，以備考表中基本信息僅填寫(xiě)“本卷總計(jì)××件，××頁(yè)”為例，首先需建立一個(gè)輔助表或以案卷目錄為模板進(jìn)行制作。利用excel中自帶的“COUNTIF”和“SUMIF”函數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

其中，COUNTIF的用法為：= COUNTIF（range，criteria）

參數(shù)range表示條件區(qū)域——對(duì)單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)的區(qū)域。

參數(shù)criteria表示條件——條件的形式可以是數(shù)字、表達(dá)式或文本，甚至可以使用通配符。

計(jì)算案卷內(nèi)件數(shù)的函數(shù)公式為：

圖3 求數(shù)函數(shù)示意

SUMIF的用法為：=SUMIF（range，criteria，sum_range）

SUMIF中的參數(shù)range、criteria含義同COUNTIF，參數(shù)sum_range表示實(shí)際求和的區(qū)域，即Sumif（條件區(qū)域，求和條件，實(shí)際求和區(qū)域），第二個(gè)求和條件參數(shù)在第一個(gè)條件區(qū)域里，實(shí)際求和區(qū)域在本文中指文件目錄中的頁(yè)數(shù)列。

計(jì)算案卷內(nèi)頁(yè)數(shù)的函數(shù)公式為：

圖4 求和函數(shù)示意

多條件查詢時(shí)可用if語(yǔ)句進(jìn)行嵌套，或用COUNTIFS進(jìn)行多條件計(jì)數(shù)、用SUMIFS語(yǔ)句進(jìn)行多條件求和，這是一個(gè)技巧，本文不再贅述。

2.將該輔助表作為數(shù)據(jù)源。通過(guò)一系列規(guī)整操作，如去除表頭，去除無(wú)須批量生成的內(nèi)容，形成一個(gè)數(shù)據(jù)源表，通過(guò)word郵件的合并功能進(jìn)行批量生成：

圖5 輔助表格式

3.制作備考表模板。

圖6 備考表示意圖

4.進(jìn)入【郵件】，選擇【開(kāi)始郵件合并】，選擇【信函】，【選擇收件人】選擇【使用現(xiàn)有列表】，打開(kāi)數(shù)據(jù)源，選擇我們剛剛制作完成的輔助表，我們這里叫“備考表清單.xlsx”。最后用【添加合并域】將“件數(shù)”和“總頁(yè)數(shù)”以及其他需要批量填寫(xiě)項(xiàng)目分別插入對(duì)應(yīng)位置。

圖7 郵件合并關(guān)鍵步驟示意圖

圖8 插入域示意圖

5.全部搞定后，點(diǎn)擊【完成】中的【完成并合并】，選擇【編輯單個(gè)文檔】-【全部】。此時(shí)，備考表按順序合成一個(gè)文檔，直接打印即可。也可以先點(diǎn)擊預(yù)覽結(jié)果逐頁(yè)預(yù)覽自動(dòng)生成的備考表內(nèi)容。

圖9 完成備考表生成

四、結(jié)語(yǔ)

Excel有很多實(shí)用的功能值得我們?cè)谌粘９ぷ髦腥ラ_(kāi)發(fā)和應(yīng)用，檔案工作很多時(shí)候需要與Excel打交道，所以熟練掌握一些應(yīng)用技巧對(duì)提高工作效率和檔案整理的質(zhì)量尤為重要，通過(guò)上述方式進(jìn)行批量生成可以減少重復(fù)勞動(dòng)，在整理過(guò)程中會(huì)補(bǔ)充文件、適當(dāng)分卷或者發(fā)現(xiàn)頁(yè)碼錯(cuò)誤時(shí)，只要調(diào)整文件目錄，其他的地方都可以自動(dòng)更改，而不需要人工的一處一處手工修改，既不容易錯(cuò)，也不容易遺忘，當(dāng)然，在制作生成備考表的輔助表時(shí)，我們也可以初步生成檔案的案卷目錄，減輕后續(xù)工作量，這里不再贅述。