探析新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

郭蓉

摘 要：隨著我國科技發(fā)展水平的不斷提升，檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作過程中也越來越受重視，面對檔案工作的復(fù)雜繁瑣，我國事業(yè)單位應(yīng)該怎么積極轉(zhuǎn)變檔案管理方式，使之適應(yīng)新時代要求下事業(yè)單位對檔案管理的需求，在這篇文章中，筆者通過工作經(jīng)驗總結(jié)，分析了我國當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理的現(xiàn)狀并提出相關(guān)創(chuàng)新措施，使我國事業(yè)單位的檔案管理更加適應(yīng)新時期發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

檔案管理在我國企事業(yè)單位中具有相當(dāng)重要的地位，隨著社會技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)急速增加，數(shù)據(jù)的數(shù)量、種類、分析、整理、挖掘都面臨轉(zhuǎn)型與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)方法對檔案的管理模式已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)新時期的發(fā)展需求，因此，筆者將針對傳統(tǒng)檔案管理中的不足提出自身對于檔案管理的一些建議，并提出相關(guān)創(chuàng)新措施和解決方案。

1 我國目前事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的問題

1.1 管理制度相對落后

就目前我國企事業(yè)單位的管理模式來看，各方面都相對落后，尤其是檔案管理。企事業(yè)單位中人員眾多，檔案種類很多。管理起來本來就相對復(fù)雜。再加上管理制度較為落后，責(zé)任歸屬不明確，檔案移交、檔案銷毀、檔案借閱等等制度不健全，很容易使檔案信息泄露，造成企事業(yè)單位和個人關(guān)鍵信息的流失。我國在檔案管理中規(guī)范化管理執(zhí)行程度不夠，存在人浮于事現(xiàn)象，檔案管理制度難可靠落實。

1.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展不完善

在信息化時代，檔案載體發(fā)生了巨大的變化，從過去的紙質(zhì)到現(xiàn)在的電子檔案，在處理歷史遺留問題和提高工作效率上發(fā)揮了更快捷的作用，但由于我國各地區(qū)各單位經(jīng)費、物力、人才水平各不相同，我國事業(yè)單位中引進(jìn)的信息技術(shù)發(fā)展并不完善。在實踐中，很多網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)還不能及時應(yīng)用到工作上去，尤其是檔案管理工作，事業(yè)單位引進(jìn)引進(jìn)技術(shù)時總是最后才想起來檔案管理部門，因為檔案的歸檔工作看起來相對輕松，需要使用到的技巧也比較少，所以事業(yè)單位中檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用程度并不高。

1.3 管理素質(zhì)不高

檔案管理工作在外界看來是相對輕松的工作，工作內(nèi)容只需要和文書資料打打交道，殊不知，檔案管理把握事業(yè)單位核心資料，一刻也不能松懈。但是目前檔案管理工作中對人才培養(yǎng)的力度不夠，導(dǎo)致檔案管理相關(guān)工作人員在業(yè)務(wù)能力上長期得不到提升，甚至成為單位中的閑職。在這種大背景下，檔案管理人員工作意識不強，不能意識到自己工作的重要性，玩忽職守，許多重要的資料都沒有得到妥善保存，上級監(jiān)督不到位，尋找資料的時候非常麻煩，有些年數(shù)較深的材料丟失了，甚至?xí)灰恍┎环ǚ肿痈`取機密文件，后果不堪設(shè)想。

1.4 工作機制效率不高

當(dāng)前在我國事業(yè)單位管理過程中，涉及到考勤、審批、崗位調(diào)動、培訓(xùn)等多個模塊，信息變動頻繁，由于檔案工作人員檔案處理效率意識不夠高，容易出現(xiàn)錯誤，而且相關(guān)記錄不易追溯。作為檔案管理者，應(yīng)該是以服務(wù)他人為己任，盡力做好檔案管理工作。但是由于事業(yè)單位對檔案管理一直不夠重視，管理人員也缺乏相應(yīng)知識，檔案管理工作很難真正發(fā)揮其效用。

2 適應(yīng)新時代要求的檔案管理改革措施

2.1 建立完善的檔案管理制度

想要適應(yīng)新時代要求，首先需要完善我國檔案管理措施，詳細(xì)制定檔案責(zé)任歸屬制度、檔案保管及銷毀制度、檔案借閱移交制度以及檔案鑒定制度等一系列保障事業(yè)單位內(nèi)部資料安全的制度。上級領(lǐng)導(dǎo)必須提高該部門對于檔案管理的重視程度，通過指派專人管理，嚴(yán)格規(guī)定每份材料的性質(zhì)，機密程度等等，妥善保存不同的材料，對于已經(jīng)過期或者沒有價值的資料要及時按照規(guī)定要求進(jìn)行銷毀。保證其他人調(diào)閱的時候能夠快速查找，并且獲得盡可能多的有效資料。

2.2 增強檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理

信息化技術(shù)由于其強大的技術(shù)適應(yīng)性已經(jīng)普遍應(yīng)用于我國各行各業(yè)，并且取得了相當(dāng)不錯的效果。我國檔案管理中心作為核心機密中心，早就應(yīng)該積極引進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，推進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的改革發(fā)展，巧妙的將事業(yè)單位中的檔案管理制度與信息技術(shù)結(jié)合，保證各種信息的及時更新，并妥善處理不需要的過期檔案，避免信息泄露。對于電子文件的保密程度需要有明顯界定，通過網(wǎng)絡(luò)文件的形式及時保存，同時加派人手鞏固單位防火墻，謹(jǐn)防黑客病毒入侵。建立事業(yè)單位資料平臺，幫助工作人員建立資料索引，及時查找需要的資料。

2.3 加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理雖然已經(jīng)將傳統(tǒng)信息管理方式數(shù)據(jù)化，但是歸根到底還是離不開人的操作。因此，事業(yè)單位應(yīng)該定時對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)一支既熟悉檔案信息管理同時又能夠勝任電子化操作的管理人才，保障單位內(nèi)部資料的安全性。與此同時，加強這批檔案管理人員的責(zé)任意識以及道德意識，確保工作人員能夠保護(hù)事業(yè)單位內(nèi)部核心資料的安全性。

3 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國各行各業(yè)已經(jīng)進(jìn)入信息化交流模式。在新時期背景下，我國事業(yè)單位中的檔案管理自然要摒棄落后的管理模式，正確看待單位中的檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度，加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)，用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)手段武裝自己，保障單位內(nèi)部資料的安全，不斷推進(jìn)我國檔案管理工作更好更快發(fā)展。

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