高職院校檔案管理信息化的實踐探究

萬玉俠

摘 要：檔案管理信息化建設是新時期檔案管理發展的重要方向，是高職院校檔案管理建設的重要領域。本文立足高職院校檔案管理現狀，從優化檔案管理環境、完善硬軟件設施、強化人才培養等方面，具體闡述了高職院校檔案管理信息化的實踐策略。

關鍵詞：高職院校; 檔案管理; 信息化; 實踐策略

中圖分類號：G275 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? 文章編號：1006-3315（2019）03-130-001

檔案管理作為高職院校內部管理的重要工作之一，在信息化建設中，應積極推進檔案管理信息化，提高檔案管理效率與質量。當前，高職院校檔案管理環境欠缺，信息化進程緩慢，要求轉變管理理念、創新管理方法，推進檔案管理信息化建設。本文從問題出發，立足信息化建設，就如何實現檔案管理信息化建設提出了幾點建設性意見。

1.高職院校檔案管理現狀

檔案管理是高職院校管理建設的重要內容，但檔案管理意識淡薄，手段落后，管理能力欠缺等問題，影響了檔案管理質量，也不利于檔案管理信息化建設的推進。因此，高職院校檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

1.1管理意識淡薄，管理手段落后

高職院校在檔案管理建設中缺乏良好的管理意識，被動的管理現狀，弱化了檔案管理效率。首先，高職院校對檔案管理缺乏重視，檔案管理工作組織開展不到位，在組織領導等方面，缺乏有效工作落實，暴露出檔案管理問題;其次，檔案管理手段落后，傳統管理模式的沿用，難以適應新時期的管理需求，影響了管理效率，也制約了檔案管理創新建設;再次，檔案管理環境欠缺，各部門缺乏協調配合，檔案管理工作浮于表面，難以充分發揮檔案管理的重要作用。

1.2信息化建設滯后，影響管理質量

在信息化時代，積極推進檔案管理信息化建設，是檔案管理建設的發展方向。但是，高職院校在檔案管理信息化建設領域缺乏資金投入保障，信息化建設的軟硬件欠缺，難以實現全面而有效的信息化建設。一方面，高職院校在信息化校園建設中，對檔案管理的信息化布局缺乏重視，檔案管理信息化程度較低;另一方面，信息化建設所需的人力、物力等保障不到位，影響檔案管理信息化進程。因此，在新的時代環境之下，高職院校應以信息化建設為導向，不斷推進檔案管理信息化建設，有效提高檔案管理質量及效率。

1.3管理水平欠缺，專業化人才不足

從實際而言，高職院校檔案管理水平欠缺，缺乏專業化檔案管理建設。從管理水平來看，管理模式單一，計算機操作水平欠缺，在檔案管理工作中表現出較大的不適應性;從管理人員來看，很大部分檔案管理人員非科班出身，缺乏專業化檔案管理知識，導致檔案管理工作開展不到位，影響檔案管理質量;從人才培養來看，高職院校在檔案管理建設領域缺乏專業化高素質人才隊伍建設，檔案管理面臨專業人才不足等問題，要求強化人才隊伍建設的必要性。

2.高職院校檔案管理信息化的實踐策略

在信息科技時代，高職院校轉變管理思想，以信息化建設為導向，積極推進檔案管理信息化，是檔案管理創新發展的內在需求。在筆者看來，高職院校檔案管理信息化的實踐，在于優化信息化環境，通過規范化、制度化管理建設，為檔案管理信息化創設良好條件，實現檔案管理新發展。

2.1優化檔案管理環境，實現規范化、標準化管理

檔案管理信息化建設的推進，在于優化當前管理環境，在規范化、標準化管理建設中，實現信息化管理的有效開展。首先，高職院校要重視檔案管理建設，通過標準化程序設計，確保在數字校園環境下檔案管理信息化的有序推進;其次，規范檔案管理建設，優化檔案管理流程，特別是在信息化管理建設中，要建立完善的管理制度，規范管理行為，為檔案管理信息化提供制度保障;再次，高職院校要強化檔案信息化建設的信息安全保障，建立完善的檔案信息系統，有效防范信息安全問題，確保檔案信息化管理有效開展。

2.2完善硬軟件設施，深入推進檔案管理信息化

當前，高職院校要認識到檔案管理信息化建設的重要性，在硬軟件設施建設中，提供良好的環境條件。一是要加大資金投入力度，完善信息化建設中所需的硬軟件設施，確保檔案管理信息化的有序開展;二是要加快數字化檔案信息庫建設，建立檔案信息資源系統，實現各部門、各學院檔案信息資源共享，提高檔案信息資源的利用率;三是立足實際需求，完善檔案管理信息系統，在系統功能、訪問權限設置等方面，確保檔案管理信息系統的運行安全。

2.3加快管理專業人才培養，提高檔案管理質量

檔案管理信息化建設對專業性人才的需求日益提高，要求高職院校應加快專業人才培養，適應新的時代要求。一是加快人才引進工作，強化高素質綜合型專業人才的引進，壯大檔案管理人才隊伍;二是制定教育培訓制度，實現不定期教育培訓，提高檔案管理人員的專業水平;三是積極推進檔案管理人員專業化建設，對于“非科班”出身人員，要強化專業教育培訓，并建立科學完善的激勵考核制度，實現對檔案管理人員的評價考核，并與職稱評定、職務晉升相掛鉤。

總而言之， 高職院校在檔案管理建設中，應堅持創新發展，以信息化為導向，積極推進檔案管理信息化。在本文探討中，檔案管理信息化建設著力點在于優化內外環境，加快完善硬軟件設施，并通過人才隊伍建設，提高檔案信息化管理水平，更好地適應新的時代發展要求。

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