論企業(yè)檔案信息化建設

徐欣

摘 要：近幾年來，我集團根據(jù)國家相關規(guī)范、標準，對檔案信息化建設進行了積極的探索， 取得了初步成效。在工作實踐中，我們深切地感受到檔案信息化給檔案工作帶來的極大方便。以下是公司檔案信息化建設的歷程。

關鍵詞：企業(yè)檔案; 信息化建設

中圖分類號：G270.7 ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? 文章編號：1006-3315（2019）03-192-001

隨著信息技術的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網絡化的進程進一步加快，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理受到嚴峻的考驗。早在2002年，中央發(fā)出大力加強企業(yè)管理信息化建設的要求，旨在推動企業(yè)管理信息化建設的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。同時，中央檔案館也把“加快檔案信息化建設”，“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列為發(fā)展目標，2017年國家檔案局又印發(fā)了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》。檔案基礎業(yè)務建設的重心已經開始向信息化、現(xiàn)代化轉移。

一、總體目標

運用現(xiàn)代網絡、信息和通訊技術，將檔案轉化為一種信息資源，在集團內部充分實現(xiàn)資源共享，為集團各方面改造提供快速、高效、便捷的服務。

二、檔案信息化的實現(xiàn)

1.檔案基礎設施建設

檔案基礎設施建設是檔案信息化的根本保證，沒有好的基礎設施，龐大的檔案資源就不能被充分利用。公司檔案信息化基礎設施建設除了配備計算機外，還包括服務器、網絡及操作系統(tǒng)。

（1）服務器。服務器是整個信息化建設的核心部分。在檔案信息化建設中，要實現(xiàn)檔案資源的共享，除了要有網絡連接各個客服端以外，還需擁有一個能夠對所有客服端提供檔案信息資源共享的平臺，這個平臺就是檔案服務器。公司配備了1臺檔案主服務器和2臺檔案備份服務器。在主服務器停止工作的情況下，備份服務器能代替主服務器進行數(shù)據(jù)服務工作，保證公司檔案工作的正常進行。而在每臺服務器上都配備有高性能的中央處理器，便于及時響應多用戶的訪問和快速執(zhí)行大量數(shù)據(jù)的處理。

（2）網絡。網絡建設是實現(xiàn)信息化建設的基本要求之一。公司內網連接了公司所有計算機，而每個部門的計算機以“域”的方式進行分類，在服務器共享資源中根據(jù)用戶組權限進行 “讀取”、“寫入”和“完全控制”，在方便信息資源共享的情況下，也保證信息的安全。

2.檔案信息資源建設

（1）現(xiàn)存檔案數(shù)字化。以前檔案室?guī)觳氐臋n案以傳統(tǒng)載體為主，利用檔案需要到檔案庫房借閱。現(xiàn)在集團對庫藏檔案進行了數(shù)字化處理，即對現(xiàn)存檔案進行全文掃描并掛接在檔案信息管理系統(tǒng)中，利用服務器在局域網上提供利用。訪問者能在計算機上查閱到檔案的掃描版全文。

（2）電子文件。近年來隨著計算機輔助設計、辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用，在工作中直接形成了很多電子文件。在計算機輔助設計系統(tǒng)中形成的電子文件一般包括圖像文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件和計算機程序等。在辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件一般包括文件的正文、修改過程的記錄、修改痕跡的記錄、發(fā)文稿紙（包括領導的簽名）等。

公司在接收新檔案時，同時接收紙質檔案與電子文件。電子文件掛接在檔案信息管理系統(tǒng)中相應的紙質檔案條目上，可滿足檔案信息全息化查詢，提高了檔案信息的利用效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)

（1）檔案信息管理系統(tǒng)的建設。公司使用的是C/S架構與B/S架構相結合的檔案信息管理系統(tǒng)。C/S架構響應速度快，操作界面豐富，可以實現(xiàn)多層登入認證，安全性容易保證，人機交互性較強。B/S架構的優(yōu)點是通用性較強，客戶端無需安裝，適用于無客服端的廣域網與局域網，用Web瀏覽器即可對檔案信息進行瀏覽，并通過設置權限控制用戶訪問。當檔案管理軟件更新時，無需升級每個客戶端，直接升級服務器就能完成軟件更新。C/S架構與B/S架構相結合的檔案信息管理系統(tǒng)為不需要借閱紙質文件的使用者提供了平臺，減輕了檔案庫房查閱負擔。

（2）檔案信息管理系統(tǒng)的應用。公司檔案信息管理系統(tǒng)采用動態(tài)的流程管理，是專、兼職檔案人員從事檔案數(shù)據(jù)輸入、檔案數(shù)據(jù)審核、檔案查詢、檔案統(tǒng)計等工作的平臺。為了提高工作效率，方便檔案信息管理，檔案信息管理系統(tǒng)提供了非常完整的檔案數(shù)據(jù)管理模塊，其中包括文件登記、蓋章管理、檔案接收、檔案整理、檔案檢索、統(tǒng)計報表、權限設置等近20項檔案信息化管理功能。

此外，在線檔案WEB查詢系統(tǒng)是公司專門為非檔案管理人員提供的一個檔案信息查詢平臺。在檔案WEB查詢系統(tǒng)中，檔案信息以列表、詳表、全文等多種形式呈現(xiàn)，查閱者可以根據(jù)需要查找相關內容。

4.檔案信息安全保障建設

檔案信息是公司寶貴的資源，如發(fā)生信息丟失或泄露，將造成嚴重的后果。保障檔案信息安全，要做到兩個方面，一是保障信息不被主動和被動丟失，第二方面是保證信息不被泄露。

（1）信息的主動丟失一般是人為操作所造成的，如：誤刪，黑客攻擊，遭遇木馬程序駐留等。集團檔案管理系統(tǒng)提供了一套專業(yè)的操作日志管理，能詳細記錄被刪除或修改的檔案數(shù)據(jù)。而且公司每臺服務器都安裝了防火墻和殺毒軟件，并自動更新升級，以保障服務器的檔案數(shù)據(jù)庫不被惡意的修改或刪除。

信息的被動丟失通常是使用了不可靠的存儲介質或是存儲介質因自然災害等因素遭到破壞。存儲介質是檔案信息資源的最終儲存地。為了保障數(shù)據(jù)安全，公司使用2臺備份服務器進行檔案備份，同時采用移動硬盤備份并異地保存。

（2）保障信息不被泄露的方面，集團制訂了《檔案人員保密守則》，并定期對員工進行保密工作教育。集團所有計算機，除了及時升級微軟所發(fā)布的各種系統(tǒng)補丁、安裝防火墻和殺毒軟件之外，每三個月便會強制更換密碼，以避免計算機中的信息不被外界所竊取和利用。

三、信息建設化成果

集團已建立傳統(tǒng)檔案類別的機讀目錄數(shù)據(jù)庫（含卷級和文件級），包括文書檔案、科技檔案、實物檔案以及資料等各門類目錄數(shù)據(jù)庫，也建立了照片檔案、聲像檔案、電子檔案等機讀目錄數(shù)據(jù)庫，并完全實現(xiàn)機檢。同時建立了各門類檔案相應的全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了文檔一體化和集團內部檔案資源共享。

企業(yè)檔案信息化建設是社會信息化建設的重要組成部分，也是企業(yè)信息化建設的關鍵。我們將繼續(xù)努力探索和研究，把檔案信息化建設的重點放在電子文件管理、遠程檔案資源查閱和共享、集團檔案資源整合和開發(fā)利用上，進一步加強集團檔案的信息化管理，提升檔案信息化建設水平。