縣級檔案業(yè)務指導方式多元化探究

王賽春

一、縣級檔案業(yè)務指導工作任務

為全面貫徹落實《檔案法》等法律法規(guī)，履行好檔案工作職能，青龍滿族自治縣檔案行政管理部門將本縣域內的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作全部納入到了業(yè)務指導工作范圍內。從“單位”層面上來說，就有一百多個。檔案業(yè)務指導人員不得不經常在各機關和企事業(yè)單位之間穿梭。特別是隨著辦公自動化、網絡化信息和檔案數字化的推進，電子文件、電子檔案大量產生，與過去以紙質載體為主的檔案時代相比，信息源越來越多，涉及面越來越廣，業(yè)務量越來越大，一個完全不同的檔案管理新時代已經凸顯在蘭臺視界中。此外，隨著農村面貌改造提升、新民居建設、土地承包確權頒證、精準扶貧等各項中心工作的快速推進，以及國家各項政策的不斷落實，檔案工作今非昔比，工作量與日俱增，加上檔案工作的專業(yè)性，檔案業(yè)務指導工作覆蓋了各個行業(yè)、各個角落。正所謂“檔案工作開展到哪里，業(yè)務指導工作就延伸到哪里。”

二、檔案業(yè)務指導工作面臨的問題分析

1.行業(yè)“弱勢”，干勁不足，嚴重影響了檔案工作的質量和效率

檔案工作的“基礎性”和“后置性”，決定了它無法在短時間內彰顯出特有的經濟效益和社會效益，經常被各級領導和社會各界所忽視。而業(yè)務指導工作更是一項是看不見，摸不著的工作，是一直“為別人做嫁衣”的工作，工作效能的發(fā)揮更不能直觀地顯現。檔案業(yè)務指導人員長期默默奉獻卻得不到認可，導致他們干勁不足，檔案管理的主體地位缺失。在實際工作開展中，往往又不能提前參與，導致檔案業(yè)務指導的時效性盡失，嚴重影響了工作的質量和效率。

2.人員少，任務重，難以全面完成各個領域的檔案指導任務

一般來說，縣級檔案行政管理部門（包括檔案館）編制較少，多為10人左右（原來多為“局館合一”），其中業(yè)務指導人員也不過2到3人。繁重的工作負擔往往使業(yè)務指導者力不從心，難以做到面面俱到。如：青龍滿族自治縣所轄100多個縣直機關和企事業(yè)單位、25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個行政村，檔案種類、門類眾多，指導工作任務極其繁重。僅就土地確權頒證、精準扶貧兩項工作而言，每家每戶都要單獨立卷歸檔，“一戶一檔”類、文書類等各級各類檔案要達到20多萬卷。雖說業(yè)務指導人員竭盡全力，卻還是難以實現所有領域檔案的規(guī)范化管理。此外，各單位的專兼職檔案員調換頻繁，大量重復性指導給檔案業(yè)務指導工作帶來了極大挑戰(zhàn)。

3.專業(yè)人才、高新技術人才匱乏，在一定程度上制約著檔案工作現代化的有序推進

據了解，各地檔案行政管理部門由于長期被“外界”認為是“清閑”單位，“清水”衙門，很長一段時間像一潭“死水”，進的來，出不去。因此，思想保守、隊伍老化等問題普遍存在，嚴重缺乏專業(yè)人才，特別是一專多能人才。主要體現在兩個方面：一是在崗人員缺少外出學習深造的機會和業(yè)界交流的平臺，主要靠工作中摸索經驗，思維定式，素質提升緩慢，缺乏工作的積極性和創(chuàng)造性;二是高校畢業(yè)生看不到良好的待遇和發(fā)展前景，不愿到此工作，高新技術人才進不來，難以解決辦公自動化、信息網絡化和檔案數字化等工作中出現的技術難題。

三、檔案業(yè)務指導方式的多元化探究

1.搭車借力，搶抓機遇，集中召開會議或培訓，充分發(fā)揮檔案指導的宏觀作用

近年來，為使檔案工作與其他各項中心工作能夠同安排、同部署、同落實，青龍滿族自治縣檔案行政管理部門主動作為，提前介入，緊緊抓住行業(yè)主管部門不放松，使其與檔案部門共同監(jiān)督和指導下屬單位的檔案工作，取得了顯著成效。如：2012年，與縣組織部、縣民政局聯合舉辦了全縣村文書培訓班和村級檔案管理培訓班，將村級檔案規(guī)范化管理水平推上一個新臺階;2015年、2016年和2017年，分別與農工委聯合召開了全縣土地確權檔案管理調度會、培訓會和推進會，將確權檔案管理工作全面鋪開;2018年，與扶貧辦共同召開了全縣精準扶貧檔案管理培訓會，全力助推我縣脫貧摘帽。此外，在全面推進各項檔案工作中，結合工作實際，又多次以鄉(xiāng)鎮(zhèn)、片區(qū)、行政村、工作組等為單位進行了不同規(guī)模的專項培訓，使各項工作穩(wěn)步開展。同時，先后出臺了《青龍滿族自治縣村級檔案管理辦法》《青龍滿族自治縣農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則》《青龍滿族自治縣精準扶貧檔案管理辦法》等業(yè)務性文件和規(guī)范，充分發(fā)揮了縣級檔案業(yè)務指導的宏觀政策引領作用。

2.典型示范，現場指導，使用傳統方式，夯實各項檔案工作基礎

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作。多年來，每一項中心工作在統一安排部署后，都采用了傳統的“現場指導——培樹典型——以點帶面——多措并舉——全面鋪開”的工作思路和工作方法，以夯實基礎、扎實有序推進。

自2011年以來，青龍滿族自治縣進一步加強了村級檔案管理工作。面對全縣25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個行政村全部為兼職檔案員、檔案意識淡薄、硬件設施落后、檔案管理水平參差不齊等基層現狀，縣級檔案業(yè)務指導人員不得不多次上門進行現場指導，手把手授課，以有效推動村級檔案工作的開展。首先，重點圍繞領導干部重視程度高、檔案管理工作基礎好、保管條件優(yōu)越的“文明生態(tài)村”、“小康村”、“項目建設重點村”等開展此項工作，并“以獎促建”，幫助肖營子鎮(zhèn)王子店村、八道河鎮(zhèn)八道河村、平方子鄉(xiāng)馮杖子村等實現了“檔案數字化”，有力地推進了農村檔案管理科學化、規(guī)范化、信息化進程，使村級檔案信息化工作與全縣城鄉(xiāng)一體化建設同步進行。在此基礎上，土地確權登記和精準扶貧等檔案工作開展亦是如此。有時還會召集附近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級檔案員一起交流學習，以便發(fā)揮更大的輻射帶動作用，將各項工作快速、全面推開。

3.強化責任，見縫插針，對癥下藥，最大限度地發(fā)揮“群體指導”的作用和功能

檔案行政管理部門內部制定了合理的工作機制，強化落實責任，各項工作融會貫通，單位內部人人有責。無論是領導，還是普通干部同志，在與不同身份、不同層次的人交往中，都牢牢把握檔案移交進館、檔案查閱利用、檔案執(zhí)法檢查等有利時機，對各單位工作人員和社會各界進行檔案工作宣傳和指導，打造“全民皆兵”的工作氛圍，發(fā)揮“群體指導”的作用和功能。如：借執(zhí)法檢查或安全檢查等各種檢查機會，對機關單位的檔案工作進行有針對性的指導;借檔案移交進館之機，對檔案員進行檔案收集與整理等工作的具體指導;趁檔案查閱利用之機，對社會各界人士進行檔案信息安全和開發(fā)利用指導。這些舉措，有效地克服了基層檔案工作無專門編制、人員調整頻繁、檔案業(yè)務知識困乏等諸多不利因素，推動了檔案事業(yè)的健康科學發(fā)展。

4.巧用新技術，運用新手段，多元化方式指導，快捷、高效為立檔單位和人民群眾提供服務

檔案管理部門緊跟時代步伐，與時俱進，不斷探索與創(chuàng)新，逐步通過手機、電話、電腦等先進設備，將微信、微博、QQ等軟件廣泛運用到檔案工作領域，使其為各項工作助力增效。

特別是2018年，為加快推進脫貧攻堅工作，助力貧困縣早日脫貧摘帽，檔案業(yè)務指導人員日夜忙碌，加班加點，節(jié)假日不休，指導縣、鄉(xiāng)、（下轉13頁）（上接46頁）村、戶分別規(guī)范建檔。面對繁重的工作任務和極大的工作壓力，業(yè)務指導人員遵循“授之以漁”的原則，轉變工作思路，創(chuàng)新工作方法，將檔案指導方式轉向多元化，達到了理想的工作效果，將微信的工作效能發(fā)揮到了最大化。為方便扶貧工作交流，掌握扶貧工作動態(tài)和各級文件精神，業(yè)務指導人員主動加入了“青龍脫貧攻堅工作群”，與25個鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導和各級扶貧領導干部時刻保持聯系，通過文字、圖片、聲音、視頻等方式進行檔案工作交流和業(yè)務指導服務，及時解決了檔案指導工作在扶貧領域的迫切需求和供給不足之間的矛盾，有效地處理了共性和個性問題，使微信的實時對話、多邊對話功能得到了充分的發(fā)揮。同時，微信群中經常進行通知推送、工作進度督導、聽取和發(fā)送工作匯報等，大大節(jié)省了上傳下達的時間和成本。此外，業(yè)務指導人員還經常利用QQ等網絡手段進行“遠程協助”或“視頻語音對話”，對檔案光盤及軟件的使用等方面進行遠程指導，快速高效地推動了各項工作的順利開展。

新時代賦予新使命。習近平總書記強調，“發(fā)展是第一要務，人才是第一資源，創(chuàng)新是第一動力。”當今社會，各項事業(yè)飛速發(fā)展，信息化時代的到來給檔案工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，檔案部門和檔案工作者必須牢固樹立強烈的事業(yè)心和使命感，要以“事不避難、義不逃責，埋頭苦干、結合實際創(chuàng)造性地干”為價值取向，盡快找準角色定位，不斷探索和總結工作經驗，拓寬檔案工作視野，開創(chuàng)符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的業(yè)務指導新思路、新方法，為檔案事業(yè)的長足發(fā)展做出更大的貢獻！

（作者單位：河北省秦皇島市青龍滿族自治縣檔案館）