“互聯網+ 檔案”新業態發展動力的新特點

王協舟 李典誥

摘要：在“互聯網+”思維下，“互聯網+檔案”新業態的發展呈現出新特點。內部結構扁平化、團隊組成靈活化、信息服務主動化、工作手段智能化，推動了檔案工作業務流程重組。大檔案觀突破檔案數據資源的傳統范疇，強調檔案數據資源的有效整合，促進檔案數據資源的開放共享，拓展檔案業務范圍。思維跨界轉換檔案視角，研究跨界拓展檔案認知，服務跨界激活檔案效能，宣傳跨界升華檔案魅力。認清以上新特點，有利于尋找“互聯網+檔案”新業態的新引擎。

關鍵詞：“互聯網+檔案”組織變革大檔案觀跨界合作

Abstract：Under the "Internet +" thinking， the de？ velopment of the new format of "Internet + Archives" presents new features. The internal structure is flat， the team composition is flexible， the information ser？ vice is active， and the working methods are intelli？ gent to promote the reorganization of the archival work business process. The large archives view breaks through the traditional scope of archival data resources， emphasizes the effective integration of ar？ chival data resources， promotes the open sharing of archival data resources， and expands the scope of ar？ chival business. The thinking cross- border trans？ forms the archives perspective， studies cross-border development of file cognition， service cross- border activation of file performance， and promotes the charm of cross-border sublimation archives. Recog？ nizing the above new features is conducive to finding a new engine for the new format of "Internet + Ar？ chives".

Keywords：“Internet + Archives”， Organizational change； The concept of big archives； Cross- border cooperation

為推動“互聯網+檔案”新業態的培育，檔案部門必須充分考慮當前檔案職業發展動力的特點和趨勢，按照適應新特點、把握新特點、引領新特點的目標進行精準分析、謀劃布局、開拓發展。

一、組織結構變革推動檔案工作業務流程重組

組織結構是組織內部分工協作的基本形式或框架。基于“互聯網+檔案”新業態的要求，檔案管理機構的組織結構發生了明顯的變革，有效地推動了檔案工作業務流程重組。

（一）內部結構扁平化

傳統的檔案館組織設計是以職能為中心，其嚴格的等級制度和重管輕用的工作思維限制了檔案數據的開放，導致上下溝通不暢、工作效率低下等一系列問題，無法滿足用戶的檔案需求，與“互聯網+檔案”的發展理念也格格不入。互聯網時代的數字技術、通訊技術和網絡平臺的發展，給檔案館組織機構扁平化提供了有效的基礎支撐，有利于檔案機構各職能部門發揮其作用和能力，也有利于檔案工作人員釋放主觀能動性和實現個人價值。一方面，檔案工作人員可以和檔案用戶進行直接溝通，改善檔案服務質量；另一方面，檔案工作人員之間的上傳下達在很大程度上被通信技術占領，提高了工作效率。

（二）團隊組成靈活化

傳統檔案機構根據分工的原則將檔案工作人員固定在收集、鑒定、咨詢和保管等不同部門中，結果是檔案機構規模越來越大，數量越來越多，造成了檔案機構臃腫、工作反應遲緩等問題。“互聯網+檔案”新業態注重檔案數據的開放共享，會出現更多的跨職能業務，如微信服務、私人定制服務的出現，就需要檔案機構不同部門去除固有的職能認知，緊密合作進行高效服務，針對不同的用戶需求，將檔案工作群體劃分成靈活性更好的特定團隊以做出快速反應。

（三）信息服務主動化

檔案館、檔案室等傳統檔案機構不再是人們獲取檔案信息資源的主要渠道，人們可以通過網絡技術、現代通訊技術等更加便利地獲取所需的檔案信息，檔案工作者對檔案信息資源的限制性受到了技術變革的巨大沖擊。與此同時，受檔案信息資源帶來的經濟效益影響，國家制定了一系列檔案開放政策和檔案信息資源開發利用方針，加快了檔案機構主動向用戶開放檔案信息資源的步伐。這使得檔案工作者對檔案信息資源的限制力下降，對檔案工作者的主動服務能力提出了新的要求。

（四）工作手段智能化

傳統時期的檔案實體管理是按照“收集—整理—鑒定—入庫—利用”的固定順序進行操作的，這種“按部就班”的經典工作模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性，但給檔案信息資源共享、檔案工作創新帶來了極大的障礙。“互聯網+檔案”注重運用先進的信息技術和檔案處理系統，逐步實現檔案實體管理工作智能化。這意味著檔案實體在管理過程中可以利用數字技術進行檔案收集、整理、編輯等工作，并直接提供利用，打破了傳統檔案的固有管理模式。同時，利用大數據技術與檔案處理系統可以實現檔案信息資源的快速分類、深度挖掘和分級管理，實現檔案信息資源輸出和檔案服務的智能化。檔案管理手段智能化將檔案管理工作由順序操作變為協調聯動，為檔案業務流程重組提供了基礎。檔案部門可以積極采用新型的大數據檔案信息管理技術，根據用戶搜索的關鍵詞對用戶潛意識需要搜索的內容提取關鍵詞進行系統提醒。[1]