民國時期歷史檔案文件級目錄著錄工作思考

張慧

摘要：開展民國時期歷史檔案文件級目錄著錄，是推進國家重點檔案目錄基礎體系建設的重要工作內容之一。本文論述了上海市檔案館館藏民國時期歷史檔案著錄工作現狀，在前人的研究基礎上歸納開展民國時期歷史檔案著錄工作經常遇到的難點問題，對民國時期常用公文種類、行文關系、用語習慣，以及公文之外的其他文書用途等特點進行梳理，并結合實際工作提出有助于開展著錄工作的思考和建議。

關鍵詞：民國時期歷史檔案著錄

2016年5月，國家檔案局制定了《國家重點檔案保護與開發項目管理辦法》，首次明確提出了開展“國家重點檔案目錄基礎體系建設項目”的工作要求。該項目的總體目標和任務，是以省級、計劃單列市檔案館為依托，結合“十三五”時期開展的國家重點檔案目錄基礎體系建設工作，建設本地區明清、民國和革命歷史檔案文件級目錄數據庫，并分別向全國明清檔案資料目錄中心、全國民國檔案資料目錄中心和全國革命歷史檔案資料目錄中心報送，在此基礎上完成全國50%國家重點檔案文件級目錄采集工作任務，搭建起全國性國家重點檔案利用平臺，實現國家重點檔案目錄資源共享。

開展民國時期歷史檔案文件級目錄著錄，是推進國家重點檔案目錄基礎體系建設的重要工作內容之一。本文擬在實踐總結的基礎上，對相關工作進行分析思考。

一、檔案館館藏民國時期歷史檔案及其著錄現狀

形成于民國時期的歷史檔案是國家重點檔案的重要組成部分，在各級國家檔案館的館藏數量中占有一定比例。以上海市檔案館為例，館藏檔案數據庫截至2019年6月，約有410萬卷（件）檔案、2286個全宗；其中民國時期歷史檔案約100萬卷、1343個全宗。民國時期歷史檔案內容豐富、價值珍貴，是開展史學研究的重要材料，在資政育人方面發揮著不可或缺的作用。同樣以上海市檔案館為例，館藏“日軍侵占南京目睹記”入選《聯合國教科文組織世界記憶名錄》，館藏“江南機器制造局檔案”“上海總商會檔案”“華商四大百貨公司檔案”等入選《中國檔案文獻遺產名錄》。上海市檔案館于1996年按照國家檔案局檔案分級管理要求建立特藏檔案庫，其中部分珍貴的文書、手札、地圖、照片及實物等，多選自民國時期歷史檔案。

上海市檔案館館藏民國時期歷史檔案，根據檔案形成單位和檔案內容，大致分為四個類別。其中包括：南京國民政府時期上海各黨政軍警機關所形成的檔案，以及民國時期各工商企業、高等院校、社會團體等形成的機關、企業、社團檔案（Q類）；1937至1945年期間日本帝國主義扶植的三個上海地方傀儡政權的日偽機構檔案（R類）；上海各行業管理機構所形成的同業公會檔案（S類）；上海公共租界工部局、法租界公董局以及部分在華外國人機構所形成的租界檔案（U類）。

上海市檔案館以“國家重點檔案目錄體系建設項目”為抓手，加強民國時期歷史檔案文件級目錄著錄工作。為推進館藏國家重點檔案目錄體系建設，提高民國檔案文件目錄著錄質量，根據《民國檔案目錄中心數據采集標準民國檔案著錄細則》《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》，結合上海市檔案館目錄數據庫結構要求和館藏民國檔案特點，制訂《上海市檔案館館藏民國檔案文件級目錄著錄細則》，對“著錄用文字和標識符號”“文件級或文件組合級著錄單元”“著錄項目及各項目具體要求”等工作內容做了細化規定。

上述細則要求“著錄用文字應規范化，繁體字一律轉換成簡體漢字；機構名、人名、地名中的異體字照錄”。“題名所用詞語應盡量體現時代特征；題名應客觀地反映檔案內容，直書其事，不加褒貶。”“每份文件內容都應在著錄完成的文件目錄中有所體現。在決定是著錄文件級還是文件組合級時，既要考慮民國檔案未經價值鑒定、玉石俱存，也要考慮文件內容的全覆蓋、避免遺漏；既要考慮適當組合提高文件檢索利用的效率，也要考慮組合文件頁數不宜過多，以免影響全文閱覽的良好體驗。”上述細則還對檔號、正題名、第一責任者、起始時間、終止時間、載體數量、劃控標志、保管期限、檔案存址、檔案館代碼等必要著錄項目做出了明確要求。

二、開展民國時期歷史檔案著錄工作的難點

在國家檔案局要求開展“國家重點檔案目錄基礎體系建設項目”工作之前，各檔案館大多未開展過館藏民國時期歷史檔案的文件級目錄著錄，工作人員對此項工作經驗積累不夠，能力水平也參差不齊。民國時期歷史檔案案卷中普遍不包含卷內目錄，工作人員需要自行辨識、歸納和提煉各主要著錄項。而在實際工作中，由于民國時期通行的公文制度與現行公文制度有很大差異，工作人員對于民國的公文文種、行文關系、公文用語不了解、不熟悉，給民國時期歷史檔案文件級目錄著錄工作造成了一定困難。

北京市檔案館的同志曾在《北京地方民國檔案文件級目錄著錄問題的實踐探索》一文中進行總結：“決定文件級目錄質量的關鍵因素是著錄人員，是從事民國檔案著錄人員的歷史知識感知度、歷史人物知曉度、民國行文把握度、古文漢字辨識度，以及著錄細則掌握度等。”他們還指出相關工作難點主要集中在：

1.不熟悉民國公文文種和行文關系。“民國時期的公文文種，諸如‘令、訓令、密令、指令、任命狀、布告、通告、批、呈、簽呈、簽注、咨、函、通知、代電、電報、手諭等，需要知道這些文種的含義和用法，且不能轉換成現行文種名稱。”

2.不習慣民國公文的行文詞匯。“民國時期的行文詞匯也比較特別，諸如‘案準、前奉、奉諭、交下、奉此、準此、此致、勛鑒、函達、鈞屬、鈞鑒、咨請查照、恭祈鑒核、仰知照、呈為呈報、為咨行事、逕啟者等。只有掌握這些詞匯的表達意義，才能正確研判每件檔案的內容。”

3.不適應民國文書的書寫習慣。“與現行紙質檔案形態相比，民國檔案有幾個顯著特征：一是大部分采用毛筆書寫，有的書寫潦草、涂改嚴重，難以辨認；二是文字為豎排版，沒有斷句的居多；三是行文風格、用語與現行文書差別極大，且均為繁體字；四是文件材料常常無明顯的責任者、時間、文種、事由等，需要著錄人員解讀判斷。這些特征，對著錄人員的文言文識讀及語言概括、分析能力是一個極大的考驗。”[1]

三、把握民國公文特點有助于開展歷史檔案著錄

民國各個時期發布的規范公文制作的規定，加上20世紀30年代開展的行政效率運動，使得民國時期公文管理成為專門研究對象，[2]當代學者在此基礎上開展進一步研究，其中所歸納的一些知識有助于學習和了解民國公文的特點，對于開展歷史檔案文件級目錄著錄工作有一定的幫助和指導作用。這些需要把握的特點主要有以下四個。

（一）把握民國時期公文的主要種類

民國時期南京臨時政府、北洋政府、國民政府、日偽政府共十余次發布公文程式，對公文文種、格式蓋印署名等作出規定。1928年10月《國民政府組織法》規定實行五院制后，同年11月15日修正、公布《公文程式條例》，其中規定了9個文種，雖然與1942年國民政府在重慶頒布的《公文程式條例修正草案》仍略有不同（詳見表1），但較有代表性，對于開展民國時期歷史檔案著錄工作有十分重要的參考作用。這9個文種及其主要作用如下所述。

1.令：公布法令，任免官吏及有所指揮時用之；五院對于各省政府及其所屬機關以令行之。它相當于當代公文的命令（令），屬于下行文。

2.訓令：上級機關對于所屬下級機關有所諭飭或差委時用之。它相當于當代公文的決議、決定，屬于下行文。

3.指令：上級機關對于所屬下級機關因呈請而有所指示時用之。它相當于當代公文的意見、批復，屬于下行文。

4.布告：對于公眾宣布事實或有所勸誡時用之。它相當于當代公文的公報、公告、通告，屬于下行文。

5.任命狀：任命官吏時用之。它相當于當代公文中人事任免的決定，屬于下行文。

6.呈：五院對于國民政府，或各院所組織之機關對于各該院及其他下級機關對于直轄上級機關，或人民對于公署有所陳請時用之。它相當于當代公文的請示，屬于上行文。

7.咨：同級機關公文往復時用之。它相當于當代公文的函，屬于平行文。

8.公函：不相隸屬之機關公文往復時用之。它同樣相當于當代公文的函，屬于平行文。

9.批：各機關對于人民陳請事項分別準駁時用之。它相當于當代公文的批復，屬于下行文。

（二）把握民國時期公文的行文關系

把握公文的行文關系，有助于梳理文件與文件之間的內在邏輯聯系，有效形成文件組合級目錄，進一步提高著錄工作效率。對于民國時期公文的行文關系，當代學者做了很好的歸納。

（三）把握民國時期公文的用語習慣

民國時期的公文行文用語，經歷了由文言文向白話文轉變的過程，但其中仍然沿襲了一些舊習慣。在1930年教育部印行的《劃一教育機關公文格式辦法》中，時任教育部長蔣夢麟在序言中指出：“公文中的套語，有些是一種符號標識，如‘等因；奉此‘等由；準此‘等情；據此，如‘理合呈請‘相應咨請‘合亟令仰之類，前者底（的）作用，等于提引號，而兼作所引來文下行平行上行的標識；后者卻只是標明去文底上行平行下行。又有些是閃爍語、圓滑語、游移語、不著邊際語，如‘無庸置議‘未便擅專‘礙難照準‘尚屬可行‘似有未符‘殊難置信等。至于‘違干未便之類，尤其是一種費解的話，這些都是在可能范圍內，應該加以改革的。”[4]這段論述不僅指出了公文行文用語中的一些弊端，也準確概括了一些公文套語的主要用途，對于開展著錄工作有一定的指導作用。

（四）把握民國公文之外其他文書的用途

民國時期檔案不僅來源于政府機關，還產生于社會團體、公私企業、文教機構，因此公文便有廣義和狹義之分。在民國時期的一些檔案管理著作中，就已將廣義的公文稱為雜體公文，狹義的公文稱為行政公文。如傅振倫在《公文檔案管理法》中指出：“公文程式之外，有公文上之雜體文，頗近于文書。電令、手諭、近于令；賞格、榜示、牌示、給示、揭示、通告、廣告、條示、近于布告；手折、說帖、簽呈、電呈、節略、報告書、意見書、建議書、理由書、請愿書、近于呈；質問書、近于咨；告書、通知、電函、便函、近于函。而代電則上下平行皆得用之。又有別具一格者，如宣言、宣告類；會議錄、提議柬，會議類也；訴愿書、辯明書、決定書，訴訟類也；證書、證明書、護照、證驗類也；折報、冊報、報銷類也；誓詞，宣誓類也。相沿既久，幾成公文之一體矣。”[5]這段論述準確概括了民國時期公文之外其他文書的主要用途，對于開展著錄工作有一定的參考借鑒作用。

在著錄過程中，工作人員一方面要注意遵循民國公文的上述特點，另一方面也要結合文件的實際情況開展工作。例如，館藏Q1-5-280卷是一組關于國民黨上海市政府國防費用的文件，因為涉及軍事機密，當時的辦文者通常采用省略事由項并用“密”字代替的方式來處置文稿，這使得現在的著錄人員無法根據事由擬寫文件標題，只能依據正文中的主要內容來概括題名。其中一組文件是國民政府軍事委員會給上海市代市長俞鴻鈞的指令，同樣未填寫事由項，在正文中錄有上海市政府“為向中國交通兩銀行借款……呈請鑒核備案”的事由，也有國民政府軍事委員會對于上海市政府“令仰遵照”的指示，但除去這些公文套語之外，這份文件最為關鍵的內容是文末作為附件抄發的“上海市國防費預算審核概見表”，因此這組文件的正題名可以擬作“國民政府軍事委員會關于抄發上海市國防費預算審核概見表的指令”。又如，館藏R1全宗是“日偽上海特別市政府”全宗，R1-1-1卷標題為“日偽上海市大道政府關于市長就職的文件”。“日偽上海市大道政府”早于“日偽上海特別市政府”成立，兩者都是日本侵略者扶植的漢奸傀儡政府。但這兩個政府所形成的文件合用了同一個全宗，全宗內的主要公文種類和常用行文方式也基本沿襲了南京國民政府的通行辦法。此外，在R1- 1-1卷中，除了有“呈”“簽呈”這樣的行政公文以外，絕大多數文件都是以“X規則”“X規程”“X辦法”“X表”“X清單”“X清冊”命名的廣義公文，這時就應當以尊重文件原始標題為原則，來擬寫文件級目錄的正題名。

注釋及參考文獻：

[1]陳俐，姚行.北京地方民國檔案文件級目錄著錄問題的實踐探索[J].北京檔案，2017（3）：20-22.

[2]《檔案學通訊》雜志社.檔案學經典著作（第二卷）[M].上海：世界圖書出版公司，2013.

[3]沈蕾.民國時期公文程式研究[M].上海：世界圖書出版公司，2014：78.

[4]國民政府教育部.劃一教育機關公文格式辦法[M].北京：中華書局，1930：3.

[5]傅振倫.公文檔案管理法[M].北京：檔案出版社， 1988：7-8.

作者單位：上海市檔案館