科研檔案歸檔難、歸檔不全問題及對策

朱武梅 王鵬

摘要：新形勢給科研檔案管理提出了更高的要求，與之不相適應的是科研檔案管理不規范，特別是歸檔不全的問題普遍存在，而且由于科研檔案涉及范圍廣、專業性強，形成過程和環境復雜，沒有文書檔案、會計檔案那樣固定的程序和格式，所以問題尤為嚴重，也呈現出與其他門類檔案不同的特點。產生這一問題的原因是多方面的，但最根本的是科研檔案與科研項目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施。本文有針對性地提出了四個具體措施。

關鍵詞：科研檔案歸檔難問題對策

“科學技術是第一生產力”，當今世界面臨各種競爭，關鍵是科技的競爭，為此黨中央提出了科技強國的戰略方針，國家對于科技投入越來越大，知識產權越來越受到重視，同時科研人員的流動性也進一步加快，這些無疑給科研檔案的管理提出了更高的要求。為進一步加強科研檔案的管理，筆者對河北省部分科技事業單位科研檔案管理現狀進行了認真調研。調研中筆者發現，由于各科研單位普遍忙于上項目、爭取資金、提高知名度，在一定階段、一定程度上放松了基礎性管理工作，同時由于橫向、縱向聯合的大型項目日益增多，給單位科研檔案的歸檔管理帶來了新的困難，特別是由于報獎時取消了單位檔案人員的審查簽字，對科研檔案的歸檔失去了最后一個把關、制約的機會……以上種種原因，造成相當一部分單位科研檔案管理方面不同程度的滑坡，這是我們在調查中不愿看到又不得不接受的一個現實。

一、科研檔案管理中存在的歸檔難、歸檔不全問題及分析

歸檔不全、管理不規范是科研檔案管理中普遍存在的問題，特別是歸檔難、歸檔不全，是最為根本和致命的問題。雖然這一問題在其他門類檔案管理中也不鮮見，但由于科研檔案涉及范圍廣、專業性強，形成過程和環境復雜，沒有文書檔案、會計檔案那樣固定的程序和格式，所以問題尤為嚴重。而且科研檔案歸檔工作的難點也與其他門類檔案有所不同，以文書檔案為例，一般紅頭文件按要求歸檔沒有問題，而沒有經正式收發文手續流傳的文件則容易被遺漏，比如各種會議講話、會議記錄、交流材料、總結報表、合同協議等。科研檔案歸檔難點則主要集中在科研實驗階段和協作項目上，下面筆者從這兩個方面來加以分析。

一方面，從同一科研項目的各部分材料來看，成果部分最好，項目申請、合同也還可以，歸檔最大的難點集中在科研實驗階段。由于河北省科技廳在成果評獎時，要求報送的材料比較規范，有固定的內容和格式，成果處負責資料審查、組織評獎，所以盡管沒有檔案人員直接參與，成果檔案歸檔仍比較齊全完整、符合要求，這部分材料在科研項目各階段的文件材料中管理最規范、成套性最好。與此相反，實驗、測試的重要原始記錄和整理記錄、分析綜合材料、實驗報告收不上來或記錄不規范，是各個單位、各個項目普遍存在的問題。檔案人員參加不了項目鑒定，不能為歸檔工作把關，而參與鑒定的專家只看結果，很少像以前那樣在原始數據中尋找根據，所以科研人員普遍對這部分材料的歸檔缺乏積極性，造成國家投入大量資金搞科研，部分項目最有價值的資料保存不全，根本不能為投產轉化提供可靠依據，更有甚者科研成果可能成了個人的財富。

另一方面，從承擔項目的不同形式看，一般獨立承擔的項目歸檔控制相對容易一些，協作項目則更難控制。由于大項目好上，現在單位的好多科研項目都是以某一大項目的子項目形式出現的，不少子項目連二級合同也不簽，沒有申請書、開題報告、協議書，而對于資金劃撥、驗收、評獎等，單位又控制不了，造成與本身承擔任務有關的材料不能按要求歸檔，有的甚至處于放任自流狀態。

二、科研檔案歸檔難、歸檔不全的原因分析

造成科研檔案歸檔難、歸檔不全的原因是多種多樣的，筆者嘗試從兩個層次加以歸納和概括，一方面一個單位內部科研檔案的管理水平不可避免地受本單位檔案管理與科研管理狀況的影響，另一方面從社會層面看，科研檔案與科研項目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施才是當前存在問題最為主要和根本性的原因。

首先從一個具體單位來看，造成歸檔不全、管理不規范的原因有其規律性，即不可避免地受本單位檔案管理與科研管理狀況的影響。通過對水利、農業、電力、交通、信息、醫療等行業多家科研單位調查，我們發現了一個普遍規律：科研檔案管理狀況一方面與整個單位檔案管理狀況關系密切，單位重視檔案工作、制度健全、檔案工作已達到國家級或省級先進標準的，科研檔案管理狀況相對較好；另一方面更與單位科研管理是否正規緊密相聯，一些大型科研院所科研項目管理規范，形成和歸檔的科研檔案就相對規范，反之，整個項目管理都馬馬虎虎，也就不可能有規范的檔案管理。

從社會層面看，科研檔案與科研項目同步管理淪為一紙空文、缺乏必要的制約措施才是當前存在問題最為主要和根本性的原因。《科學技術研究檔案管理暫行規定》對科研檔案管理的一系列問題規定得非常明確，各單位也制定了包括“四同步”制度在內的一系列科研檔案管理制度，提出將科研檔案工作納入計劃管理、課題管理和成果管理工作中，實行課題負責人責任制，來確保科研檔案的完整、準確和系統。但這些很好的制度往往只對檔案人員具有約束作用，科研管理部門和科研人員根本不重視、不執行。制度中明確規定項目驗收時，檔案人員參加項目檔案驗收，但實際情況往往是很多單位進行項目驗收時，科研管理部門根本不通知檔案人員，檔案的驗收當然更無從談起。有的項目檔案資料嚴重不全就通過了驗收，驗收后也不能及時歸檔；申報成果時，原來要求在成果報告表上必須有本單位檔案部門的簽章，證明文件材料已歸檔，對項目檔案歸檔工作還能起到一定的制約作用，檔案人員只要照章辦事，就可以督促有關項目在報獎前，將前幾個階段的文件材料先行歸檔。但近年來在進行成果申報時，檔案部門簽章隨成果報告表一同取消，這樣檔案部門失去了最后一次把關的機會，歸不歸檔、歸檔質量如何，完全不影響項目鑒定、驗收、評獎。正是由于缺乏制約，導致科研檔案歸檔難以齊全、質量無法保證。

三、解決科研檔案歸檔難、歸檔不全問題的幾點對策