WORD2010 郵件合并功能的應用技巧

陳海龍

（咸陽職業(yè)技術學院，咸陽 712000）

郵件合并功能是Word 軟件里的一項非常強大的功能，它適用于批量填寫大量格式相同，僅需修改少數(shù)信息的文檔，比如批量打印信封、信件、請柬、工資條、個人簡歷、獲獎證書和準考證等。所以靈活運用郵件合并功能，可以提高工作效率，達到事半功倍的效果。本文通過制作準考證的實例，介紹郵件合并功能的流程，重點介紹在Excel 中使用函數(shù)獲取“考生頭像”字段絕對路徑的方法，并在準考證文檔上插入考生頭像，實現(xiàn)頭像信息的正確顯示。

1 Word2010 郵件合并的步驟

2 以制作學生考試準考證為例介紹郵件合并功能

2.1 建立數(shù)據(jù)源

建立數(shù)據(jù)源文件之前，在E 盤創(chuàng)建一個名為“郵件合并”的文件夾，再準備4個以身份證號命名的頭像文件存放在“E：郵件合并考生頭像”目錄下，打開Excel，并創(chuàng)建一個Excel 工作薄，在sheet1工作表中輸入 “姓名”、“性別”、“身份證號”、“準考證號”“頭像”5個字段，前4個字段直接輸入，第5個“頭像”字段，需要用多個Excel 公式在E2單元格中填寫對應頭像的絕對路徑。具體方法是在E2單元格中輸入如下公式“=SUBSTITUTE（LEFT（CELL（"filename"），F(xiàn)IND（"["，CELL（"filename"））-1）&"考 生 頭 像"&C2&".jpg"，""，"\"）”，輸 入 完 成 后 回車，在E2 單元格中顯示結果為“E：\郵件合并\考生頭像\142700100111210000.jpg”；然后按住E2單元格的填充柄向下拖動至E5單元格，修改頭像文件名稱，完成所有考生頭像字段的填充，如圖1.1所示。建立的工作薄文件命名為“數(shù)據(jù)源.xlsx”，并保存在“E：郵件合并”目錄下。

圖1 數(shù)據(jù)源.xlsx

使用Excel 函數(shù)來填充“考生頭像”字段，其優(yōu)點是如果我們把“郵件合并”目錄拷貝到其它位置，該字段內容也會發(fā)生相應地變化，這樣就不會發(fā)生找不到照片的問題。

2.2 制作主文檔

圖2 準考證主文檔.docx

圖3 插入IncludePicture域的對話框

制作準考證主文檔，打開Word2010，創(chuàng)建如圖2所示的準考證模板，文件名為“準考證主文檔.docx”并保存在“E：郵件合并”目錄下。在制作主文檔時應注意，插入考生頭像位置的方框為表格，而不是文本框，如果采用文本框，會導致合并生成的準考證找不到考生頭像。

2.3 進行郵件合并

（1）單擊“開始郵件合并”→單擊“郵件合并分步向導”命令。（2）在選擇文檔類型中單擊“信函”→單擊“下一步：正在啟動文件”。（3）在選擇開始文檔中單擊“使用當前文檔”→單擊“下一步：選擇收件人”。（4）在選取收件人中單擊“使用現(xiàn)有列表”→單擊“瀏覽”，選擇“E：郵件合并”目錄下的數(shù)據(jù)源.xlsx 文件后，單擊“打開”；在“選擇表格”對話框中單擊“確定”，將會顯示郵件合并收件人列表，繼續(xù)單擊確定后，在“使用現(xiàn)有列表”下就出現(xiàn)數(shù)據(jù)源.xlsx 文件→單擊“下一步：撰寫信封”。（5）將光標放置在“準考證號：”后，選擇“其他項目”，插入合并域：單擊“插入合并域”→單擊“準考證號”→單擊“插入”→單擊“關閉”，用上述方法依次完成“姓名”、“性別”和“身份證號”域的插入。（6）插入考生頭像：插入考生頭像分兩步完成：第一步在插入頭像的位置插入IncludePicture 域，光標置于指定位置→單擊“插入”→單擊“文檔部件”→單擊“域”→在“域”對話框中選擇“IncludePicture”，并為“域屬性”命名為“picture”。如圖3所示。在此域對話框中，單擊“確定”按鈕，結果如圖4所示。

圖5

圖6

圖7

此時在考生頭像的位置出現(xiàn)一個圖片占位符，這是視圖的正常模式。按Alt+F9可以切換到視圖的域代碼模式，此時在考生頭像位置顯示考生頭像域代碼為{INCLUDEPICTURE“picture”*MERGEFORMAT}，結果如圖5所示。

第二步是在頭像域代碼中插入合并域。在頭像域代碼中選中“picture”，在這里插入合并域“考生頭像”，結果如圖6所示。再次按Alt+F9，從域代碼模式切換回視圖的正常模式，此時仍然無法顯示考生頭像，需要按F9刷新，考生頭像就可以正常顯示，最后調整圖片的大小，結果如圖7所示。

2.4 生成準考證的新文檔：

（1）在郵件合并分步向導中單擊下一步“完成合并”→單擊“編輯單個信函”→單擊“全部”→單擊“確定”。此時生成的新文檔中所有考生的頭像為同一頭像。（2）按住Ctrl+A 全選整個新文檔→按F9刷新，此時所有考生的頭像都可正常顯示。保存剛才生成的新文檔，文件名為“準考證新文檔.docx”，該文檔包含數(shù)據(jù)源文件里所有考生的準考證。

3 結束語

郵件合并是Word2010中的一項非常強大的功能，在人們的日常工作中，可以利用這項功能快速高效的批量打印工資條、成績單、準考證等，本文重點闡述了在主文檔中插入圖片的方法，希望能對郵件合并功能的使用者有所幫助。