信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和 創新分析

趙改英

摘 要：隨著科學技術的逐漸發展，社會生產和生活中不斷應用了許多新技術，其中信息技術的應用比較廣泛，其技術使人們的生活產生了較大變化，在技術不斷進步過程中，信息技術也在逐漸的轉變，云技術使信息存儲模式發生了改變，所以辦公室文書檔案管理工作要不斷的進行調整和創新，才能符合時代發展的需要，從而促進企業的發展與進步[1]。傳統的檔案管理方法存在著許多不足，其不僅缺乏合理的技術支撐，同時還會造成資源的浪費，增加檔案管理的投入成本，并且其管理的過程比較長，流程相對復雜，導致管理效率低下，所以就需要對辦公室文書檔案管理進行適當的改革和創新，提高管理效率。

關鍵詞：信息社會視角 企業辦公室 文書檔案管理 改革 創新

引 言

文書是一些企業單位開展工作計劃的重要保障，同時還記錄了業務和人事等多方面的變更，在檔案管理工作中文書是非常重要的一項內容。文書檔案中體現著企業單位的發展和成績等多方面素質，因此文書檔案管理工作比較復雜，并且工程量較大[2]。傳統的文書檔案管理工作存在著許多不足，其中最明顯的就是工作效率不高、過程復雜和檔案易損壞等問題，從而使其檔案管理工作不能緊跟時代發展步伐，所以就要加強對辦公室文書檔案管理的改革和創新，應用現代科學技術進行檔案管理，從而使其管理工作更加高效。

一、加強信息化辦公室文書檔案管理的重要性

文書檔案需要對企業單位的建立、變更和注銷等一系列活動進行記錄，同時還需要為管理工作提供重要的材料，從而使相關部門可以對企業單位的重要憑證和依據進行查看[3]。同時文化檔案資料還可以對國家政治經濟文化工作開展提供重要的數據，對一些寶貴的歷史資料進行保存，并且其文書檔案還可以對企業單位的業務范圍和資源配置等情況進行真實記錄，從而為社會公眾提高具有較高價值的信息。

隨著信息技術的逐漸進步，社會各行各業的工作效率有所提高，同時對其制度進行了改革和創新，并且其技術的應用也越來越廣泛。將信息技術應用到辦公室文書檔案管理工作中，不僅可以使檔案的收集等一系列工作更加快速，同時還可以提高檔案的查閱速度，增強檔案使用效率。應用數字化系統進行檔案的在線瀏覽可以使檔案應用更加方便。利用云存儲技術可以使文書檔案的保存更加完整，同時具備較高的安全性，同時還可以使信息下載更加便利，方便信息的分享和傳遞。

二、辦公室文書檔案管理工作中存在的主要問題

當前辦公室文書檔案管理工作相對比較復雜，并沒有想象中的那樣輕松，而根本原因在于其文書檔案管理工作中對現代信息技術手段應用不充分，導致檔案管理工作與社會時代發展出現了嚴重的脫節。造成這種情況的主要責任不僅僅在于辦公室工作能力不足，同時還在于一些管理人員對管理工作的認識不足，缺乏完善的辦公室內部管理體系，對其體系的創新性不足。在信息快速發展的時代背景下，辦公室工作人員的招聘和培養工作需要較長時間，由于管理人員的管理意識不強，使其工作人員缺乏創新意識，一味的按照規矩進行工作，并且在工作中缺乏責任意識，工作積極性不足，從而導致辦公室的氣氛相對比較散漫，使文書檔案管理工作不能緊跟時代發展步伐，不能接納新的理論。

隨著社會的不斷進步，文書的種類逐漸增多，出現了一些新興的事物，從而使許多工作人員無從下手，這就導致文書檔案管理工作的難度顯著提高，從而影響到管理工作的效率，限制了辦公室管理職能的發揮。

三、加強對辦公室文書檔案管理工作改革和創新的方法

（一）進行管理方式的改革

傳統的文書檔案管理工作經常出現檔案登記不清等情況，這就威脅到了辦公室文書檔案的安全，同時還使個人信息的安全受到影響，使辦公室職能不能得到充分發揮，所以就要加強對辦公室文書檔案管理工作的改革和創新。在檔案管理工作中要將其責任充分落實要員工中，要明確辦公室接收檔案流程中所負責的工作人員，從而確保檔案的安全，同時還要在辦公室中建立相應的分工體系，對職責進行進一步的明確，盡可能避免不必要的麻煩，從而規范辦公室的檔案管理工作，充分發揮辦公室的職能。對辦公室文書檔案管理工作進行改革和創新可以對辦公室中存在的一系列問題進行有效解決，使檔案管理工作的效率得到進一步提升。

（二）對保障工作進行創新

對辦公室文書檔案進行管理的主要目的在于使信息查找更加方便，對信息安全給予有效保障，所以要在檔案管理過程中加強對文書檔案的保障，相關企業單位根據實際情況安裝可靠的安保系統，其不僅僅創新了保障的方式，同時還可以對辦公室中所有文書檔案安全進行有效保障，其檔案管理工作關系到許多部門的運行情況，同時還影響著辦公室職能的發揮。

（三）建立相應的檔案檢索系統

辦公室文書檔案管理工作可以對信息安全提供重要的保障，同時還可以使信息查找更加便利，所以建立相應的文件檢索系統可以使信息的查找更加快速高效，使辦公室文書檔案管理工作更加完善。文件檢索系統可以對文件重要程度劃分為普通和重要兩個層次，普通的檔案檢索系統可以通過輸入文檔的名稱，文檔建立的時間，關鍵人的姓名和經手人姓名來進行查找，同時還要輸入文檔存放地點進行查找，其系統可以根據相應編號來尋找與之對應的柜門號，從而提高查找速度。而針對重要檔案檢索系統，其不僅需要普通檔案檢索系統中的信息，同時還要對其記錄更加詳細，并且要進行電子檔案和紙質版檔案的分別備份，而且其重要檔案需要管理人員簽字批準后才允許查看，并且不允許外借，最好在保險箱內進行儲存。

（四）對過期檔案進行定期清理

辦公室檔案中經常會有一些過期的文件，這些文件的時效相對較短，一旦文件過期就沒有了任何用處，其不僅會造成辦公室空間資源的浪費，同時還容易造成文件混淆，所以就要對這些過期文件進行定期的清理，從而使辦公室工作效率顯著提高，如果過期文件為紙質版，還可以進行再利用，而如果是電子檔案，就只需要進行清除。一些重要的檔案也會存在著過期問題，并且對其進行長久保存也會存在一些潛在的風險，所以就可以在審批完成后對其重要檔案進行處理。

（五）注重對檔案管理人員的培訓工作

信息時代發展越來越迅速，其信息量也在逐漸增加，辦公室文書檔案管理工作也同樣存在著快速發展趨勢，因此對檔案管理人員具有更高的要求，所以相關工作人員就要根據自身情況不斷增加技術能力，彌補自身的不足，緊跟時代發展的步伐，同時其企業單位也要定期對員工進行培訓，從而使辦公室文書檔案管理工作能夠滿足時代發展的要求，推動檔案管理工作的信息化發展。

結 語

辦公室文書檔案管理工作需要隨著信息化社會的發展而不斷進步，才能確保其管理工作效率有所提高，才能提升檔案的利用效率，從而更好的面對時代發展的挑戰。所以就要加強對檔案管理工作的改革和創新，提高檔案管理工作人員的自身能力，對過期檔案進行及時的清理，加強對文書檔案的保護工作，提高其安全性，從而使辦公室職能得到充分發揮。

參考文獻

[1] 余毅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析[J].神州， 2017（10）：236-236.

[2] 聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案， 2016（03）：57-58.

[3] 崔晶晶.信息時代背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].經營管理者， 2017（29）：308-309.