信息化環境下高職院校內部控制優化研究

李茹

[摘 要]近年來，關于行政事業單位內部控制政策性文件陸續出臺，再加上高職院校的內部控制具有特殊性，針對高職院校內部控制建設研究變得十分重要。本文針對目前高職院校內部控制中存在的風險評估與管理不足、內部控制實施疲乏、信息溝通不暢等問題，從信息化角度提出了相應解決措施，為提升高職院校內部控制建設及管理水平提供借鑒。

[關鍵詞]高職院校;內部控制;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.009

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-00-02

1? ? ?高職院校內部控制研究的必要性和特殊性

隨著《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012]21號）、《關于做好行政事業單位內部控制規范（試行）實施工作的通知》（教財函[2013]142號）、《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）的通知》（教財廳[2016]2號）等政策性文件陸續出臺，高職院校內部控制建設的必要性和迫切性愈發突出。

高職院校內部控制同企業內部控制有明顯不同，具有以下幾點特殊性。①高職院校，特別是公辦院校，領導層直接對上級教育主管部門或行業主管部門負責，缺乏實施內部控制的動力，且由于高職院校內部控制建設起步晚，上至領導層下至教職工均缺乏內部控制理念。②高職院校的經營業務活動較多，主要圍繞教育、教學、學生活動等方面開展，各項經濟業務活動涉及的部門、人員廣泛。③高職院校的資金來源途徑廣泛，如財政撥款、學費收入、校辦企業、社會捐贈等，用途多樣化，不僅用于專業辦學和技能培訓等方面，還用于校企合作、科研項目等方面。因此，研究高職院校內部控制建設，加強高職院校的內部管控，是適應時代發展的必要舉措，對完善院校治理體制、加強權力制衡、抑制校園腐敗、促進高職院校可持續發展具有重大意義。

2? ? ?高職院校內部控制存在的問題

目前，高職院校內部控制建設仍處于探索階段，國內相關理論研究不足，對實踐指導意義有限，自身在探索實踐過程中問題百出，普遍存在缺乏內部控制理念，控制管理活動過于表面化、局部化及滯后性，控制手段與措施貧乏等現象。現階段，最突出的問題主要表現在以下3個方面。

2.1? ?風險評估與管理不足

由于種種不確定因素存在，高職院校同企業一樣，也面臨諸多風險。由于高等教育適齡人口逐年減少，國務院提出的“引導一批普通本科院校向應用技術型高校轉型”決定，使高職院校的招生面臨困境，招生規模和招生質量受到不同程度影響，在不久的將來，高職院校布局將重新調整，部分高職院校將面臨被合并、撤銷等風險。近年來，眾多高職院校為實現規模化發展均已外債累累，如遇到招生受阻、融資困難等問題，很可能導致資金鏈斷裂、學校信用崩塌。因此，對高職院校而言，評估自身風險并進行風險應對，對其可持續發展尤為重要。然而，由于高職院校，特別是公辦院校，有較強的政治屬性且沒有明確的績效考核標準，領導層風險意識較弱，忽視對學院各項風險識別、評估及管理，專門的風險評估機構及風險評估機制無從談起。

2.2? ?內部控制實施疲乏

目前，高職院校的內部控制活動基本集中于財務、紀檢監察等部門，并依賴于這些部門人員開展控制活動。然而，高職院校的各項經濟業務活動涉及部門較多、人員廣泛，其他部門人員缺乏內部控制理念，行政權力濫用現象頻發，使內部控制在實施過程中難以獲得實效。同時，很多高職院校在部門管理、崗位設置、職責分工方面存在漏洞，未能形成互相制約、互相監督的牽制機制，最終導致控制盲點。此外，高職院校的內部控制活動往往忽視事前控制、弱化事中控制，制訂和實施經濟業務活動計劃的隨意性很強，對于發生的偏差不能及時制止糾正，只能在事后發現和補救，使內部控制風險被擴大。

2.3? ?信息溝通不暢

第一，高職院校雖然有多個信息系統，如教學管理、財務管理、資產管理、學生管理等專用軟件，基本滿足了相關部門信息收集、加工、存儲、查詢等要求;但是信息在各部門之間進行橫向傳遞和縱向傳遞時暴露出不及時、不通暢等問題。比如，對于高職院校的實物資產，由于資產入賬不及時、資產損壞及資產流失等原因，使資產使用部門、資產管理部門與財務部門中的資產信息不一致，賬實不符，出現信息失真情況。第二，不重視非財務信息管理，忽視非財務信息收集與存儲。第三，信息公開程度不夠，許多重大事項、決策由于傳遞過程限制而無法有效落實，導致工作效率降低、工作成果大打折扣。

3? ? ?高職院校內部控制的改進措施

在大數據時代，信息技術不斷發展，已然影響到高職院校管理和控制的方方面面，高校一定要利用信息技術改善內部控制活動，充分享受大數據、云計算等科技帶來的紅利。因此，高校應建立內部控制信息系統，通過將修訂與完善后的學校內部控制制度體系引入信息系統中，將現有各業務子系統及新建系統接入內部控制信息系統，全面覆蓋單位層面與業務層面的風險點，依據權責分工設置合理的操作權限，實現高職院校內部控制活動的制度化、一體化和信息化。

3.1? ?完善風險管控

高職院校在經營過程中面臨多種風險，主要分布于單位層面和業務層面中，如單位層面上的組織架構、機制建設、關鍵崗位管理、信息披露等方面的風險，還有業務層面上預算、收支管理、基建項目、學生資助等方面的風險。而傳統的風險管控均依賴于流程控制，偏于事后管理，對風險預防毫無幫助。通過建立內部控制信息系統，將學校的各項制度、業務流程、權責分配等嵌入信息系統中，通過在系統中設定流程控制、權限控制可避免單位層面上人為因素的干擾，實現對各項業務活動的事中控制，使相關人員及時發現問題并予以糾正。同時，學校各項經營活動產生的信息均存儲在特定數據庫中，通過對招生規模、學生就業、師資力量變化及科研技能大賽成就等信息分析綜合評估院校經營活動，及時掌控高職院校的經營狀況，預知可能存在的風險和隱患。

3.2? ?強化內控實施流程

高職院校的內部控制主要集中在業務流程中，業務流程是內部控制的載體，要實現控制目標就必須事前將控制措施嵌入各項經濟業務流程中，通過采用信息化手段，將高職院校內控制度、業務流程、崗位責任等全部嵌入內部控制信息化系統中，將業務活動開展的整個過程置于管理和監控中，隨時追蹤業務活動進度，及時發現業務活動中存在的問題，有效避免人為因素干擾，真正有效防范舞弊和預防腐敗。通過建立內部控制信息系統，改變傳統“人控人”的控制方式，將事后控制向前延伸至事中控制、事前預防，將碎片化、分塊化管理形式發展為一體化管理。通過在信息系統中引入崗位、權限與職責等內容，實現權責利的公開與統一，強化相關人員的內控意識與操作規范，并將內部控制活動由原先個別部門的工作擴展為所有部門、所有人員共同參與的工作。

3.3? ?加強信息溝通與披露

在信息技術高速發展并被廣泛運用的今天，構建信息化校園，是適應時代發展的要求，也是《中國教育現代化2035》的要求。通過內部控制信息系統與其他子系統互聯，實現資源和信息橫向、縱向及時傳遞與共享，從而保證各部門數據的真實性、一致性、有用性。通過及時收集、加工、存儲各項業務信息，加上明確崗位設置與權責利設置，使業務活動相關人員有權限進行數據查詢，了解相關業務的全方位信息，既包括財務信息也包括非財務信息。同時，運用信息手段為各項信息披露提供便捷，減少相關部門的工作量，為強化內外部監督提供可能。實現信息數據隨用隨取，消除信息“孤島”，減少重復工作、提升工作效率，實現各部門之間信息互聯互通、信息共享和業務協同，促使各部門協同共進、形成整體聯動的控制效果，實現管理系統化、扁平化，提升高職院校的管理水平。

4? ? ?結 語

內部控制信息化對高職院校提升風險管控水平、強化內控實施流程及加強信息溝通與披露方面都起到積極作用，在實現內部控制信息化的過程中還需要確保以下3方面的內容。①數據格式、口徑一致。在信息系統集成的情況下，數據從多個部門、多個系統中獲得，如教務管理、財務管理、學生管理、資產使用和管理等系統，由于系統之間相互獨立、數據標準不一致，在使用時不能直接運用，需要建立統一的數據格式，規范數據標準。②信息在收集、加工、處理過程中，離不開人員參與，因此，人員對信息技術把握的能力、運用能力顯得十分重要。對相關職工進行信息技術理念以及信息系統運用培訓，能夠影響信息的真實性、及時性，影響分析結果的可靠性、有用性。③加強信息系統的安全保障。利用信息系統在為高職院校管理提供便利的同時，存在一定的安全風險。一方面，信息系統作為一種網絡系統，運行正常與否直接影響內部控制進展，一旦遭到外界入侵可能影響高職院校內部控制順利開展，嚴重時導致數據泄露，對院校造成一定負面影響;另一方面，在信息系統中，數據存儲大部分以磁盤等電子介質為主，若管理不善，很容易造成信息毀損和丟失，因此，備份重要文件非常重要。

主要參考文獻

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