高校圖書館內部控制存在的問題及其對策

杜彥賓

摘 要：作為高校的文化和信息中心，高校圖書館的服務模式發生重大變化。受傳統的圖書館管理思想理念和服務理念的影響，當前的高校圖書館的內部控制雖然較以前有了很大的提高，但是在管理理念、人員配置、制度建設和執行方面仍存在問題，因此，從內部控制的五要素進行分析，提出相關的解決對策，以期對圖書館的管理起到一定的啟示作用。

關鍵詞：高校圖書館;內部控制;對策

中圖分類號：G251;G258.6? ? ? 文獻標志碼：A? ? 文章編號：1673-291X（2019）20-0186-02

引言

隨著高校圖書館服務模式的重大變化，加強內部控制建設的必要性也驟然增加。當前，高校圖書館的內部控制雖然較以前有了很大的提高，但是仍存在內部控制建設全員參與度不高、內部權力制約機制有待強化、風險評估機制不健全、信息化建設不完備、相關專業人才儲備相對不足等問題。

一、高校圖書館內部控制存在的問題和不足

（一）內部控制環境薄弱

目前，我國高校圖書館的管理模式多數是分管校長領導下的館長負責制：分管副校長總體負責圖書館;圖書館的日常運行管理由圖書館館長負責，實行館長負責制;圖書館內設相關科室領導和部門領導，負責完成圖書館的各項具體工作。由于管理理念等多方面的原因，許多圖書館的管理者對內部控制的重要性和必要性沒有深度的理解和認識，錯誤地認為內部控制就是會計控制，這種對內部控制認識的偏差會嚴重影響圖書館內部控制建設的主動性和積極性。

高校圖書館工作人員對于內部控制的相關知識和管理理念也沒有充分的、全面的認識和了解，在業務工作和理論研究工作方面，往往都將關注重心放到了圖書館的具體業務中，對內部控制缺乏足夠的重視。這些錯誤的認識會嚴重影響圖書館內部控制相關制度建設和執行效果。

（二）風險評估機制不健全

因為受到傳統管理思想的和內部控制認知的局限等方面的影響，未能對整體層面和業務層面的風險進行充分的識別、評估和應對，圖書館管理者風險意識有待提高。

高校圖書館對風險識別的相關技術，如風險分析會、調查和流程風險分析等缺乏應有的了解和應用，未能全面分析相關風險。不能科學地對圖書館整體層面的相關風險進行評估和應對;在相關業務層面，缺乏業務流程梳理和關鍵風險點分析，對具體業務中的風險未能及時識別，更缺乏科學的風險分析，最終導致未能建立有效的風險應對措施。風險評估機制的缺失導致在整體層面和業務層的內部控制措施缺乏全面性、系統性和針對性。

（三）控制活動不全面

由于缺乏風險評估機制，造成相應的內部控制活動不全面，缺乏系統性和針對性。對于業務活動過程中的關鍵控制點缺乏相應的控制措施，不相容職務分離控制、合同控制、實物控制、績效考核控制等控制活動未能得到良好的體現。有些圖書館未制定相應的制度，導致管理者和館員在具體的業務中按照自己的理解和歷史經驗實施相關業務，嚴重影響圖書館的工作效果和效率;有些圖書館僅僅是依照國家的法律法規和學校的規定制定了一些控制制度，但相關的控制措施和制度不全面，不能全面覆蓋圖書館的重要業務范圍;有些制度過于籠統，可操作性不強，導致在執行相關業務的時候出現理解上的偏差;有些制度未能夠根據圖書館業務的發展和服務模式的發展及時予以更新、完善。

（四）信息溝通機制不暢通

信息的傳遞與溝通在內部控制中起到重要的保障作用。高新圖書館在信息與溝通機制建設方面存在不完善、不科學的問題，嚴重影響內部控制發揮相應的職能和效果。在傳統管理模式下，高校圖書館在信息的傳遞機制建設上，片面重視信息信縱向傳遞中自上而下信息傳遞渠道建設，忽視信息縱向傳遞中自下而上和信息橫向的傳遞渠道建設。在內部控制制度執行過程中，由于缺乏相關信息溝通機制的建設，信息未能得到有效的傳遞和分享，造成管理者信息不對稱、圖書館館員對于相關制度的理解出現偏差、控制制度被誤解和抵制等情況時有發生，嚴重影響內部控制的效率和效果。

（五）監督體系不完善

外部監督方面，我國大部分高校的內部審計機構設置不科學，審計獨立性較差。很多高校的審計機構設置在財務部門或者與紀檢監察部門合署辦公，審計的獨立性受到影響。在內部審計職能方面，大部分學校的內部審計的重點僅是放在財務方面，未實施有效的管理審計和經濟效益審計，不能有效地對圖書館的內部控制進行高效的評價和監督。

圖書館內部監督方面，高校圖書館未能建立舉報制度和反舞弊機制，或者舉報和反舞弊制度未能得到有效應用，不能及時發現不當或違規行為，投訴等相關監督機制缺失或者無效，存在民主監督流于形式等問題。

二、完善高校圖書館內部控制的相關對策

（一）優化控制環境

良好的內部控制環境是圖書館實施內部控制的基礎條件。管理者方面，首先要樹立現代科學管理的意識，積極學習科學的管理方法;其次，充分認識內部控制的必要性和重要性，積極主動參加相關培訓，不斷加強對內部控制理解和認識。館員方面，在館員的招聘和引進階段，著重考核職業道德和相關業務能力;在能力開發和維持階段，積極拓展和增加在職培訓的形式和次數，拓展館員視野，促進館員服務意識和創新的提高，使館員充分理解科學管理的必要性和重要性;日常管理過程中，實施制度管理和相互監督。

（二）強化風險評估

高校圖書館應提高風險管理意識，加強風險管理機制的建設。根據圖書館服務于全校師生的業務特點，對圖書館的業務活動中的相關風險進行全面的分析和評估。

首先要從整體層面進行風險評估和分析，利用分析的相關技術和方法，重點分析圖書館整體層面的風險識別，分析相關風險發生的可能性以及風險發生帶來損失的嚴重程度。其次，分析圖書館目前內部控制組織狀況和實施情況。比如，內部控制制度是否完備，是否覆蓋了所有圖書館的重要業務;相關制度是否科學，能否有效應對圖書館目前及可預測的未來的相關風險;所有重大業務是否按照相關制度執行。最后，根據風險分析的結果，確定相應的風險應對策略，比如風險降低、風險分擔、風險規避等。

具體業務活動層面，（1）預算管理方面，重點分析年度預算的編制是否科學，是否符合圖書館目前的資產配置，能否完成相應的年度目標，專項經費和日常業務經費的使用是否按照相關制度規定執行;（2）分析收支管理，重點分析支出事項是否按照規定流程和制度進行;（3）資產管理方面，重點分析圖書館資產的管理的現狀和效果，比如，是否定期或者不定期對資產進行清查與盤點，是否按照資產管理的相關制度進行資產處置。

（三）健全控制活動

高校圖書館首先要根據圖書館業務特點，科學合理地分析內部控制關鍵崗位，根據關鍵崗位，按照不相容職務分離和牽制的原則，設置相應的內設部門，并科學合理地劃分各部門的權限和責任，構建相互制約和相互監督的機制。

具體來講，科學合理地劃分采編、典藏、流通、信息咨詢、情報研究、系統維護、軟件開發、硬件維護等部門或者崗位，明確各部門或崗位辦理業務的權限、范圍和責任，制定科學的審批程序。對于重大的業務和事項，必須實施集體決策和會簽制度;各個部門或者崗位的館員在崗位授權范圍內行使其職權、辦理相應的業務。

在經濟業務辦理過程中，加強預算管理的約束機能，圖書館所有的經濟業務活動都要在預算內按照相應制度執行。重視圖書館相關資產的日常管理制度的建設，并根據情況確定定期清查制度或不定期抽查制度。

（四）加強信息溝通

完善崗位設置是信息和溝通進行的有效條件。高校圖書館應根據業務內容和內部控制的需求，按照成本和效益的原則、效率和效益原則，對圖書館內部機構進行優化，改變傳統金字塔式的管理結構，促進信息的橫向傳播;多樣化圖書館內部與外部信息溝通機制建設，利用信息化設備充分提高內設部門之間信息的效率和效果，充分利用各種報紙、網站、微信等信息傳遞媒介與外界進行信息溝通和交流，以此提高服務的針對性和有效性。并根據讀者的信息需求，增加新的服務部門，增加信息溝通的渠道，拓展和增強服務職能。充分利用各種類型的會議、各種主題的座談會、文化活動、建議和投訴信箱、內部刊物等各種信息溝通的方式加強圖書館內部的信息溝通交流，提高管理的效率和效果。

（五）完善監督機制

外部監督方面，建立有效的外部監督與評價體系，充分依托高校內部審計部門或機構，對內部控制的建設和執行不斷加大力量進行監督和檢查。

內部監督方面，構建舉報制度和反舞弊機制，及時發現不當或違規行為;制定投訴與反舞弊流程，對外部和內部充分宣傳，對收到的投訴和反舞弊信息認真分析、調查并及時向有關部門或者人員反饋;定期召開圖書館師生見面會，搜集相關建議和意見;有效實施圖書館重大館務公開制度，充分調動每個工作人員的民主監督意識，以提高內部控制的效率和效果。

充分利用外部監督與內部監督，對內部控制體系運行的效果進行測試、評價，針對存在的缺陷，及時完善相關制度和措施。

結語

在不斷拓展服務模式和服務內容的形勢下，高校圖書館內部控制建的必要性也日趨顯現。通過不斷地提高圖書館管理者和館員的內部控制理念，優化內部控制環境，對圖書館進行全面的風險分析、評估和應對，結合圖書館自身特點科學制定內部控制實施方案，加強溝通機制的建設，不斷提高信息溝通的效率，加強內外部監督和評價體系的建設，為內部控制目標的實現提供保障，從而提高圖書館管理的效果和效果。

此外，高校圖書館內部控制建設要根據高校的規模、學科特點等自身狀況，并結合高校的發展狀況和辦學理念，科學建設并不斷優化，從而達到風險管理的目的。

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