基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

楊兮

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以后，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)發(fā)展迅猛，其中ERP系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制水平的提高產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在企業(yè)發(fā)展的浪潮中，內(nèi)部控制的的重要性也被企業(yè)管理者日益重視。ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的高效結(jié)合為提高企業(yè)價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)良性發(fā)展提供了更加有效的途徑。本文重點(diǎn)闡述了企業(yè)ERP系統(tǒng)建立的重要性、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)聯(lián)、ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響以及當(dāng)前企業(yè)使用ERP系統(tǒng)中需要完善的措施等幾個(gè)方面，對(duì)企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的有機(jī)結(jié)合提供了理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;風(fēng)險(xiǎn)管控;財(cái)務(wù)決策

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 ?文獻(xiàn)識(shí)別碼：A ?文章編號(hào)：

2096-3157（2019）29-0036-02

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)規(guī)模逐年擴(kuò)大，我國(guó)各大型企業(yè)紛紛朝著規(guī)模化、集團(tuán)化、精細(xì)化的方向高速發(fā)展，提高企業(yè)內(nèi)部控制的需求日益增長(zhǎng)。企業(yè)建立高效的內(nèi)部控制系統(tǒng)可以保證企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃決策的正確性、提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量和效益，推動(dòng)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。隨著信息化大時(shí)代的到來(lái)，ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理方面得到了廣泛地使用，建立起信息化的內(nèi)部控制系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制起到強(qiáng)化作用。因此筆者，從ERP系統(tǒng)作用、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制關(guān)系以及其對(duì)內(nèi)部控制影響和完善措施等進(jìn)行闡述說(shuō)明。

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

利用ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，促進(jìn)企業(yè)管理的統(tǒng)一性、視覺(jué)性和高效率，這無(wú)疑是企業(yè)建立ERP系統(tǒng)的首要目標(biāo)。通過(guò)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作流程的深入分析，形成技術(shù)總結(jié)報(bào)告，幫助企業(yè)基于工作流程實(shí)現(xiàn)對(duì)認(rèn)識(shí)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)以及銷(xiāo)售系統(tǒng)等的系統(tǒng)化管理，同時(shí)該系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)的是業(yè)財(cái)融合的財(cái)務(wù)系統(tǒng)的模式。由于ERP系統(tǒng)中包含了詳細(xì)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)及其工作流程，因此ERP系統(tǒng)通過(guò)實(shí)施價(jià)值管理理念，全面的將企業(yè)資金流、信息流、原料流、產(chǎn)品流等統(tǒng)籌的結(jié)合起來(lái)。另外，企業(yè)由于建立了ERP系統(tǒng)，使得企業(yè)的管理體系和流程發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的企業(yè)對(duì)人事的控制主要表現(xiàn)在個(gè)體人的行為，而建立ERP系統(tǒng)后，企業(yè)將計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)融入到人事控制系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)個(gè)體行為、計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的共同控制。

企業(yè)建立并執(zhí)行ERP的過(guò)程是企業(yè)對(duì)其組織系統(tǒng)、業(yè)務(wù)資源等隱形要素整合再規(guī)劃的過(guò)程，通過(guò)重新梳理企業(yè)的隱形要素，優(yōu)化提升企業(yè)內(nèi)部的管理水平。同時(shí)，企業(yè)在建立和實(shí)施ERP的過(guò)程也是企業(yè)自我推動(dòng)內(nèi)部改革的動(dòng)力，能夠有效的發(fā)現(xiàn)并彌補(bǔ)企業(yè)在管理、生產(chǎn)等過(guò)程中的缺陷，提高企業(yè)內(nèi)部動(dòng)態(tài)信息的流通性，幫助企業(yè)管理層作出合理的戰(zhàn)略決策，全面優(yōu)化企業(yè)管理水平，并激勵(lì)企業(yè)向集成化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)型。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

1ERP是內(nèi)部控制的技術(shù)手段

實(shí)施內(nèi)部控制的重要目的就是讓企業(yè)的工作員工遵照企業(yè)制定的規(guī)范業(yè)務(wù)流程進(jìn)行工作，而ERP信息系統(tǒng)正是通過(guò)強(qiáng)化業(yè)務(wù)流程的技術(shù)方法，為企業(yè)提供合理有效的規(guī)范流程，幫助企業(yè)對(duì)規(guī)范流程的強(qiáng)化監(jiān)控?；谄髽I(yè)的預(yù)期優(yōu)化流程目標(biāo)，通過(guò)內(nèi)部控制的指導(dǎo)、控制和管理的作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的建立與優(yōu)化，并建立基于ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一流程體系。在建立和優(yōu)化ERP系統(tǒng)中，構(gòu)建業(yè)務(wù)和技術(shù)系統(tǒng)模式以及規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系是核心要素。

2ERP是內(nèi)部控制的表現(xiàn)載體

在建立ERP的過(guò)程中也是具有人為主觀(guān)作用的，因?yàn)榻⒌脑O(shè)計(jì)者、規(guī)劃者也是人，按照人的主觀(guān)意愿進(jìn)行設(shè)計(jì)和構(gòu)建的。如果在設(shè)計(jì)和構(gòu)建的過(guò)程中，設(shè)計(jì)者沒(méi)有充分的、客觀(guān)的考察內(nèi)部控制的各項(xiàng)規(guī)范要求，其所設(shè)計(jì)和建立的ERP系統(tǒng)將會(huì)出現(xiàn)主觀(guān)性過(guò)強(qiáng)的模式，不合理的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)指標(biāo)仍會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)行，沒(méi)有對(duì)企業(yè)的資金流、信息流、原料流、產(chǎn)品流等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控防范，在關(guān)鍵時(shí)刻導(dǎo)致管理層出現(xiàn)誤判。所以，ERP系統(tǒng)僅僅是內(nèi)部系統(tǒng)的一個(gè)載體，是提高、優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)管理效率的一個(gè)軟件，真正對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)的根本要素還是在于管理層的設(shè)計(jì)。

總體來(lái)說(shuō)，ERP的優(yōu)勢(shì)在于將企業(yè)的各類(lèi)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集共享，然后根據(jù)內(nèi)部控制管理要求建立起信息控制系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)本身并沒(méi)有控制體系。但是，合理高效利用ERP系統(tǒng)可以規(guī)避和弱化企業(yè)當(dāng)前以及未來(lái)潛在的經(jīng)營(yíng)管理中的風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

在現(xiàn)代化的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境體系下，我國(guó)很多大規(guī)模集團(tuán)建立了有效的ERP體系用于企業(yè)內(nèi)部控制，效果顯著。ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、銷(xiāo)售系統(tǒng)、售后系統(tǒng)、物流系統(tǒng)等進(jìn)行管理，形成完善了健全的管理信息系統(tǒng)。通過(guò)ERP信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的協(xié)助優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1強(qiáng)化采購(gòu)環(huán)節(jié)控制

通過(guò)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置原材料庫(kù)存數(shù)據(jù)紅線(xiàn)，一旦原材料的庫(kù)存達(dá)到或者低于系統(tǒng)中設(shè)置的紅線(xiàn)，那么系統(tǒng)就會(huì)提醒采購(gòu)部門(mén)加急采購(gòu)或者自動(dòng)根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)。但是無(wú)論是提醒采購(gòu)還是自動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)，最終的采購(gòu)清單或者采購(gòu)任務(wù)的流出單應(yīng)該還是采購(gòu)部門(mén)，且經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)的有效審批，合規(guī)配置申請(qǐng)人和審批人崗位，有效的避免了采購(gòu)回扣等因素造成的企業(yè)資產(chǎn)流失。

2系統(tǒng)資金預(yù)算

通過(guò)建立ERP系統(tǒng)中的企業(yè)資金系統(tǒng)，在每個(gè)財(cái)年的開(kāi)始讓各個(gè)部門(mén)或業(yè)務(wù)單位進(jìn)行所有費(fèi)用的預(yù)算工作，并將預(yù)算進(jìn)行分解，每筆費(fèi)用預(yù)算落實(shí)到具體執(zhí)行人或者責(zé)任人，并在ERP系統(tǒng)中布置部門(mén)或業(yè)務(wù)單位的資金預(yù)算報(bào)表。在新的財(cái)年中，部門(mén)或業(yè)務(wù)單位的資金費(fèi)用嚴(yán)格按照系統(tǒng)的審批流程，預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用按照預(yù)先設(shè)置的流程走審批程序。而超過(guò)預(yù)算的資金或者指派預(yù)算費(fèi)用則要單獨(dú)設(shè)置特殊費(fèi)用審批流程。通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)資金預(yù)算系統(tǒng)的建立，可以使企業(yè)做到成本控制的實(shí)施監(jiān)控，降低企業(yè)的運(yùn)行成本。

3及時(shí)分析運(yùn)行數(shù)據(jù)

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，將所有業(yè)務(wù)在最初發(fā)起時(shí)就通過(guò)ERP系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，每一筆業(yè)務(wù)的所有數(shù)據(jù)都在ERP系統(tǒng)中有所記錄并且實(shí)時(shí)更新。財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)均可以通過(guò)后臺(tái)系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，隨時(shí)調(diào)取規(guī)定時(shí)間階段內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析匯總，及時(shí)對(duì)企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行分析總結(jié)，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)支持，對(duì)于出現(xiàn)異常的業(yè)務(wù)流程，可以及時(shí)分析異常原因并予以修正。

4強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制節(jié)點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的建立可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中所涉及到的部門(mén)進(jìn)行分離管理，例如原料采購(gòu)流程中，材料采購(gòu)的申請(qǐng)和采購(gòu)的審批不是同一個(gè)部門(mén)或責(zé)任人，生產(chǎn)產(chǎn)品的外銷(xiāo)記錄和審核記錄也不是同一個(gè)部門(mén)或者責(zé)任人，預(yù)算資金申報(bào)部門(mén)或者責(zé)任人與資金審批的部門(mén)或者責(zé)任人也不相同。通過(guò)在ERP系統(tǒng)中強(qiáng)制設(shè)定不相容崗位（部門(mén)）的權(quán)限，強(qiáng)化了各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制力度，有效的保證了各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠按照合理合規(guī)的流程辦理審批，有效降低舞弊事件的發(fā)生概率。

5提高財(cái)務(wù)決策能力

現(xiàn)代化市場(chǎng)的特點(diǎn)就瞬息萬(wàn)變，面對(duì)變幻莫測(cè)的市場(chǎng)，落后的會(huì)計(jì)分析系統(tǒng)很難保證企業(yè)及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)而來(lái)的難題。企業(yè)建立ERP系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)部門(mén)可以隨時(shí)監(jiān)控處理企業(yè)的市場(chǎng)數(shù)據(jù)，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)等進(jìn)行數(shù)據(jù)支撐，并能做到從事發(fā)應(yīng)對(duì)向事前預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變，有效的提高了財(cái)務(wù)決策能力。

總之，ERP系統(tǒng)改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)，提高了企業(yè)內(nèi)部控制管理水平，并將管理流程更加標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，杜絕了舞弊情況的發(fā)生;打通了內(nèi)部信息的流通通道，提高了領(lǐng)導(dǎo)層與基層之間的溝通效率;通過(guò)實(shí)施數(shù)據(jù)分析，使得企業(yè)的決策能夠及時(shí)有效?；贓RP系統(tǒng)的內(nèi)部控制核心就是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能，為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部管控提供良好的環(huán)境。

四、ERP 系統(tǒng)環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的策略

通過(guò)ERP系統(tǒng)的有效執(zhí)行，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重新得到了梳理、規(guī)劃和優(yōu)化，內(nèi)部控制環(huán)境和形式得到了凈化。如何更有效的完善內(nèi)部控制系統(tǒng)和EPR系統(tǒng)的協(xié)同作用是進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制的重要工作。下面筆者根據(jù)企業(yè)調(diào)研和資料查閱提出了一些繼續(xù)完善ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的具體措施：

1強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制

通過(guò)進(jìn)一步完善企業(yè)運(yùn)行的管理體系，監(jiān)督業(yè)務(wù)審批流程，更好的對(duì)企業(yè)存在潛在風(fēng)險(xiǎn)以及日常管理工作的安全隱患進(jìn)行防控。首先，企業(yè)在進(jìn)行日常管理工作當(dāng)中，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)本體的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，并根據(jù)企業(yè)具體情況以及企業(yè)所處當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境有針對(duì)性的構(gòu)建科學(xué)完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，針對(duì)重要的突發(fā)環(huán)節(jié)要設(shè)置預(yù)控制方案，從而積極主動(dòng)的發(fā)揮內(nèi)部控制優(yōu)勢(shì)和作用，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平。其次，企業(yè)要嚴(yán)格制定ERP系統(tǒng)中風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序及應(yīng)對(duì)方案，對(duì)企業(yè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠有準(zhǔn)確的預(yù)判和分析，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案措施。建立并不斷豐富企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，不斷積累大數(shù)據(jù)，為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、評(píng)估、防范措施提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2規(guī)范業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程的規(guī)范遵守“適宜、高效、管控”三大要素進(jìn)行再梳理，并在企業(yè)內(nèi)部宣傳流程管控的重要性，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化。在梳理規(guī)范業(yè)務(wù)流程時(shí)，要從各個(gè)維度考慮流程的三大要素，比如管理、人事、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等維度;要構(gòu)建通暢的信息流通渠道，強(qiáng)化各部門(mén)的協(xié)調(diào)能力;要分清主體責(zé)任人、執(zhí)行人等，避免權(quán)責(zé)不清晰以及業(yè)務(wù)重疊的情況出現(xiàn);明確主體責(zé)任人義務(wù)及其安全風(fēng)險(xiǎn)防控的責(zé)任。

3建立成熟的ERP職責(zé)分離機(jī)制

設(shè)置ERP崗位職責(zé)的原則就是堅(jiān)持不相容崗位隔離。企業(yè)將所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分解，分解后的各項(xiàng)子業(yè)務(wù)活動(dòng)要盡可能的保持獨(dú)立性和互斥原則，各個(gè)子項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的權(quán)限責(zé)任人不同，且相互制約，并保證不同的權(quán)限責(zé)任人可以相互監(jiān)督。對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)責(zé)任、權(quán)限進(jìn)行劃分，提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。

4建立專(zhuān)業(yè)的ERP運(yùn)維隊(duì)伍

ERP系統(tǒng)實(shí)施后，由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷更新以及內(nèi)部管理水平的不斷優(yōu)化，加上ERP系統(tǒng)自身的平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)需求，企業(yè)應(yīng)該配套獨(dú)立、專(zhuān)業(yè)的ERP運(yùn)維隊(duì)伍。相關(guān)工作人員需要具備專(zhuān)業(yè)的技能，能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)問(wèn)題，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查優(yōu)化，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，監(jiān)控企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。此外，還能夠根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)水平的拓展，及時(shí)擴(kuò)充ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)等資源。除以上軟件信息的處理專(zhuān)業(yè)能力，運(yùn)維工作人員還要對(duì)ERP系統(tǒng)配套的硬件設(shè)施有專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，能夠基礎(chǔ)處理硬件損壞帶來(lái)的系統(tǒng)故障。

5建立控制機(jī)制

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制機(jī)制只能針對(duì)突發(fā)事件事后的控制。通過(guò)有效利用ERP系統(tǒng)，企業(yè)可以做到突發(fā)事件前、中、后三個(gè)階段的有效控制。事前和事中階段，主要以預(yù)警預(yù)防為主;對(duì)于突發(fā)事件后期處理，主要以及時(shí)糾正調(diào)整，并對(duì)此類(lèi)突發(fā)事件發(fā)生做出總結(jié)報(bào)告，建立分析預(yù)判環(huán)節(jié)的參考資料，形成突發(fā)事件閉環(huán)處理系統(tǒng)。

五、總結(jié)

ERP系統(tǒng)作為正向信息強(qiáng)化系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施與完善存在顯著影響。二者是相輔相成的，在建立ERP系統(tǒng)前要對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制有足夠深入的了解，而建立ERP系統(tǒng)后，又能強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，形成良性循環(huán)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

楊兮，供職于國(guó)網(wǎng)四川省電力公司檢修公司。