漫談紙媒行業廣告檔案管理工作

譚光華

摘 要：隨著移動終端的快速發展，5G時代的到來，紙媒的廣告收入受到了極大沖擊。在此背景下，本文探討了紙媒行業中廣告檔案整理的現狀，論述了廣告檔案管理員的素質要求，及其廣告檔案整理的意義，以期對處于寒冬中的紙媒有所借鑒。

關鍵詞：紙媒;廣告;檔案;整理

在數字化急速發展的今天，紙媒的高光時刻已經成為過去式，從榮耀之顛漸漸進入了寒冬，紙媒行業的各類廣告受到了強烈沖擊，像原來的房產、汽車、商業等傳統廣告大戶，紛紛轉投入新媒體的懷抱。由于紙張價格三月一小漲，一年一大漲，更是讓紙媒的日子雪上加霜，2019年又有十余家省級以上紙媒宣告休刊。

一、廣告檔案管理存在的問題

一是沒有廣告檔案整理意識。檔案管理是每個單位的一項重要工作，但是廣告管理部作為報社的一個科室，強化管理、搞好服務、完成經營目標是重中之重，但是廣告檔案的整理工作，似乎可有可無，大合同有辦公室歸檔，大數據有財務提供，廣告管理部一直沒有設立檔案員，沒有獨立的檔案室，甚至檔案柜也沒有。二是沒有專人負責。報社自成立廣告部以來，一直沒有建立本部門的檔案。20多年的各種文件、材料混放一起，一份文件可能有十幾個版本，哪個是開始的，哪個是最終版本，都難以分辯。有時候需要一份資料，幾個人連續找半天也未必有結果。根據前幾年市檔案局下發的文件，報社領導根據實際業務情況，調出一間辦公室專門整理檔案，配備了文件柜、專業檔案盒、碎紙機、電腦等，從硬件上確保了這項艱巨任務的完成。同時抽調了三名具有良好政治質養和專業技能的同志利用四個月的時間，集中整理了所有的檔案，把資料按照合同、申請、公文等逐一分類，準確甄別出每份文件的價值，重復文件只留一份最終版本，有效的保護了報社自廣告部成立以來的所有原始紙質檔案，形成了一份真實有價值的檔案信息，真正發揮其應有的作用。

二、廣告檔案管理員的素質要求

廣告是紙媒行業收入的重要來源，作為廣告檔案的管理員，首先要有高度的責任心。工作中切實把好每一道關，嚴格規范廣告合同，使用統一的制式版本，堅決杜絕合同外流，杜絕陰陽合同。這關系到紙媒的前途和未來，關系到報社每一個人的收入、每一個家庭的生活質量。其次，廣告檔案管理員要有強烈的保密意識。廣告合同的價格是敏感數字，要保護好每一位經營人，對每一份合同要保密，廣告檔案管理員的電腦要加密，專人專用，并且對涉密文件還要再加密。查閱時需要領導審批，重要的大合同統一歸檔辦公室。另外，廣告檔案管理員要有上進心。日常工作中需要不斷學習新技能，提高知識結構。傳統紙媒行業人員普遍老化，計算機的基本操作能力偏弱，和傳統的紙質檔案相比，整理電子檔案更是一項艱苦細致且難度較大的工作，這就需要廣告檔案員克服畏懼心理，熟練掌握計算機技能，如輸入法、EXCELL表格的靈活運用、WORD文檔的處理等。

三、廣告檔案整理的重要性

1、可以及時了解廣告環境動態。作為一家地市級紙媒，前幾年房產行業一年的廣告額曾經過千萬，到了2019年只有幾十萬，房產客戶從三五十家到十幾家，汽車行業的廣告額從四百萬竟然下滑到零，讓紙媒廣告從業人員感受到了寒冬的冷酷。根據廣告環境的變化，領導及時作出調整，將原來主要靠硬廣改為專題經營。2020年報社簽訂的合同，專題經營已經占到了90%以上，廣告從業人員慢慢由專門的廣告業務員轉變為復合型經營人才，由從事多年新聞工作的記者調整到經營一線，在滿足客戶新聞需求的同時，幫助客戶出謀劃策，真正想客戶所想，充實廣告人員。從單一廣告收入來源轉變為多條腿走路，先后成立了發行公司、汽車租賃公司、物流平臺、教育培訓中心等多個經營部門。促進了新媒體的融合，報社先后成立了新聞網、微博、微信、客戶端等，一部分不想投放紙媒的廣告客戶選擇了新媒體，對報社的廣告經營是補充。

2、及時摸清每個廣告責任人的經營能力。報社廣告分為市直、縣域、旅游、商業、通訊等二十多個行業，責任人來自不同崗位，能力有大有小，有的廣告負責人是從后勤部門轉行過來，簽合同時信心滿滿，真正走向市場跑跑客戶才發現，困難很多，這就需要領導及時包靠，一起出謀劃策，跑客戶，策劃活動。經營人員之間互通信息，互相幫助，大家一起完成全年廣告任務。2019年，適逢新中國成立70周年，報社策劃了特刊，政策優惠，極大調動了經營人員的熱情，為報社增加收入80多萬。

3、快速查閱，準確判斷，提高效率。廣告管理部的工作千頭萬緒，每天有各種各樣的繁雜情況出現，這就需要廣告檔案管理員及時整檔歸檔，把資料電子化，為領導決策提供數據支持。2020年廣告合同簽約前，有個經營部門新換了負責人，在談判的過程中，該負責人不斷要求修改經營范圍，談判組那里商談著區域劃分和合同價格，這邊根據負責人提出的要求，及時提供2019年該部門簽訂的全部30多份合同，哪些是跨年合同，總額多少，到賬多少，已經消耗了多少等等，分門別類，各種數據匯總提供，幫助談判組及時調整思路，做出分析，經過一輪輪艱苦的談判，確定出合理的價格，既保證了單位新一年經營任務的簽約，又鼓勵新人樹立了信心。

4、及時發現問題，調整思路，提出對策。2018年，房產負責人履行合同的過程中，碰到新一輪房產緊縮，地產廣告明顯下降，代理金繳納出現困難，壓力很大。后經多方論證，提議可以抵房來完成任務，抵來的商鋪增加了報社的固定資產，能常年出租，既是報社的長期收入來源，負責人又完成了任務，實現雙贏。

廣告是紙媒的重要收入來源，做好廣告檔案的整理，進行各類型的數據統計，做出準確的分析和研判，幫助決策層及時調整思路，改變經營策略，在當下就顯得更為重要。在唱衰紙媒的大環境下，報社的廣告經營額年年上漲，每年都在10%以上，這在全省報業行業中都是屈指可數的。