高校財務檔案管理中存在的問題和對策探究

摘 要：高校的穩定建設以及發展離不開財務檔案管理，財務檔案管理是高校內部管理體制中不可或缺的一個環節，直接影響著高校的發展以及綜合實力的提升，為了保障自身在激烈的社會競爭中獲得更多的優勢，為社會培養更多的優秀人才，許多高校開始積極調整自身的發展戰略以及發展思路，不斷加大對財務檔案管理工作的投入以及支持力度，以此來充分的體現這一管理環節的重要作用。結合相關的實踐調查不難發現，有一部分高校對財務檔案管理工作的認知和理解較為淺顯，因此在落實這一工作的過程中出現了諸多的問題。本文結合理論分析和實踐研究的要求了解高校財務檔案管理問題出現的實際原因，根據問題采取相應的對策，以期為推動高校財務檔案管理工作的順利開展提供一定的借鑒。

關鍵詞：高校財務檔案管理;問題和對策

一、引言

高校財務檔案管理工作的系統性和實踐性比較明顯，對管理工作人員提出了一定的要求，通過對高校財務檔案管理工作能力的分析以及形式研究可以了解高校的經濟業務發展情況，積極搜集與此相關的各類證據以及重要史料。要想實現穩定建設及發展，高校必須要保障財務檔案的齊全性、真實性、完整性及準確性，突破傳統財務檔案管理模式的桎梏以及束縛，保障高校在教育教學管理的過程之中實現自身的可持續發展以及建設，為社會做出相應的貢獻，積極承擔一定的社會責任。

二、高校財務檔案管理

通過對會計檔案管理辦法分析及研究不難發現，會計檔案主要以經濟業務以及史料、證搜集和為依據，具體包括財務報告類、會計賬戶類、會計憑證類以及文件類和其他類的相關數據，大部分的財務檔案管理工作主要以會計檔案管理為核心，通過這些不同管理數據類型的分析以及研究來實現分門別類的管理，保障管理質量以及管理效率，充分體現財務檔案管理的重要作用及優勢。在信息化和科技化時代之下，高校檔案財務檔案管理工作的內容及形式有了一定的變化，其中電算化會計檔案管理備受關注，這種管理模式主要以存儲介質的改變為主體，目前的高校財務檔案管理機制主要包括紙質、磁帶以及磁盤。對于電算化分析檔案管理來說必須要注重數據庫備份以及財務軟件的升級，構建完善的系統管理機制，利用各種數據庫以及管理軟件實現高效管理，保障財務資料以及財務數據的科學性、完整性以及真實性。

三、高校財務檔案管理的問題

綜合上文的相關論述可以發現，高校財務檔案管理工作的難度偏高、專業性較強，對管理工作人員和學校都是一個較大的挑戰，有一部分高校自身的綜合實力比較有限，對財務檔案管理工作的認知能力還有待提升，無法積極抓住這一管理工作的核心要點，實質的管理質量的管理效益不容樂觀，出現了許多無法回避的問題。

（一）財務檔案管理意識偏差。高校在落實財務檔案管理工作的過程之中所采取的工作模式和工作手段比較落后以及傳統，出現了意識上的偏差，工作人員沒有意識到這一工作的核心價值以及作用，因此沒有投入時間和精力調整檔案管理策略及方向，直接以傳統的財務檔案管理手段為依據。學校在財務檔案管理工作中的投入支持力度也不足，出現了財務檔案管理工作量偏大、管理工作人員編制不足的現象，難以體現高校財務檔案管理工作的核心要求。在經濟業務不斷發展的今天，高校財務管理工作的內容越來越復雜以及多元，其中各個部門之間的協調與配合必不可少，這一點導致檔案管理工作以及資料收集工作非常復雜以及繁重，紙質的檔案資料出現了不健全的現象，有的工作效率及工作質量不容樂觀，導致檔案資料直接丟失或者是搜集不全。另外，高校財務部門無法結合會計檔案管理工作的實際要求，將相關的資料移交給其他的管理部門，嚴重影響了高校財務檔案管理工作作用的有效發揮。

（二）會計檔案鑒定銷毀工作質量差。作為高校財務檔案管理工作中的重要組成部分，會計檔案鑒定銷毀工作非常關鍵，這一工作對時間要求較高?！稌嫏n案管理辦法》明確強調，會計檔案的保管期限被分為定期以及永久，其中定期的保管期限大部分為3年、5年以及更長的時間，如果超出了這一期限，那么就必須要進行及時的銷毀。但是有一部分高校在實際運作的過程之中出現了銷毀工作以及鑒定工作滯后的現象，有部分資料保管期限已經超過了原有的要求，但是還沒有銷回，這一點不僅導致檔案管理工作質量持續下降，還直接影響了財務檔案管理工作的改革以及創新，加大了管理工作人員的工作難度，實質的管理資源利用率不容樂觀。

四、高校財務檔案管理工作的對策

為了避免上文中所出現的概率不足，我國高校必須要注重財務檔案管理工作內容以及形式的有效創新，關注新時代背景之下財務檔案管理工作的核心內容，深入剖析和解讀財務檔案管理工作中的各個環節，在堅持實事求是工作原則的基礎之上進行有效的創新以及改革。

（一）樹立正確的財務檔案管理意識。高校財務檔案管理工作能夠為高校的穩定建設以及教學工作的開展提供更多的依據和資金支持，高校領導者必須要意識到這一工作的重要價值及作用，樹立正確的財務檔案管理意識，深入剖析這一工作的核心要點以及內部組成部分，通過調整管理策略以及管理思路來保障每個基層工作人員都能夠對財務檔案管理工作有一個全新的認知及理解，進而投入更多的時間和精力，為這一工作的創新以及落實做出自身相應的貢獻。高校需要注重各種現代化多媒體工具的有效應用，加大后期的宣傳以及教育力度，關注現代化財務檔案管理策略的有效創新以及利用，保障工作人員能夠在自主實踐的過程之中提高個人的工作質量以及工作效率，推進財務的管理工作的進一步改革。

（二）完善會計檔案管理。與其他的內部管理工作相比，財務檔案管理工作的實踐性和綜合性比較強，為了避免不同工作環節的遺漏，高校需要構建完善的會計檔案管理工作制度，明確會計檔案管理制度建設的實質要求，做好會計檔案管理工作，嚴格按照國家的相關法律法規，通過對目前管理工作的現實條件分析來明確歸檔的范圍。歸檔程序包括期限、歸檔要求以及整理方法，這些事會計檔案保管工作的核心要求，其中財務檔案管理最為關鍵。這一工作必須要做到齊整性以及完整性，符合前期的工作內容以及工作要求，設置專門的管理工作人員來進行有效的管理及監督。另外在借閱財務的檔案時必須要及時記錄，保障該檔案仍然在檔案室之中，不能夠隨意借閱以及丟失。

（三）制定會計檔案期滿銷毀制度。在管理期滿之后必須要對會計檔案進行及時的銷毀以及鑒定，這一點對提高這一工作的質量以及效率意義重大，高校需要制定會計檔案期滿銷毀制度，包括逾期需要銷毀時的工作要求以及工作內容，通過共同鑒定的形式來加強各個部門之間的協調以及配合。其中嚴格審查工作環節必不可少，管理工作人員需要注重對會計檔案銷毀清冊的編制，了解相會資料的使用要求以及具體時間，通過上下級之間的聯系以及互動來設置專門的工作人員進行監督，只有這樣才能夠落實好后期的監管工作，保障高校財務檔案管理工作質量及效率的穩定提升，將各類工作成本控制在有效的范圍之內。

五、結語

高校財務檔案管理工作的創新對高效管理工作人員提出了一定的要求，為了避免各種問題的出現，高校需要注重財務檔案管理意識的樹立，充分體現這一管理環節的重要價值及作用，構建完善的會計檔案管理制度以及會計檔案期滿銷毀制度，保障各項工作的大力落實，實現管理資源的合理配置及利用。

參考文獻

[1] 容寧. 財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J]. 辦公室業務， 2012（03）：98-99.

[2] 杜巍， 葉娜， 余雪花. 財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J]. 中小企業管理與科技， 2015， 000（013）：71-71，72.

作者簡介：韋林兵（1988-），女，廣西來賓人，助理會計師，研究方向：財務、檔案管理，工作單位：廣西科技師范學院。