煤礦材料庫存科學管理的探索

劉寶

摘要：在當前國內煤炭市場嚴峻的經濟形勢背景下，許多煤炭企業以前不重視材料庫存的科學管理，給企業的效益和管理造成了很大的影響。現在，庫存管理得到了越來越多的關注。

關鍵詞：煤炭企業;庫存管理;審計;合理儲備

由于煤礦企業對安全要求的特殊性，生產所需的物資種類繁多，使物資供應責任重大，物資供應質量、數量等稍有閃失就有可能造成人員或財產的重大損失，倉儲管理作為物資供應管理的重要環節，面對目前的市場經濟形勢，如何加強和創新管理是我們需要思考的問題。因此倉儲機構必須要充分利用所具有的倉儲資源提供高效的倉儲服務進行科學的計劃、組織、控制和協調。

一、煤炭企業物料管理的重要性和特殊性

企業的物料管理，主要指的是物料采購庫存管理和倉庫運用。加強企業的物料管理，可以降低產品的成本，減少在途資金的占用，提高企業資金的利用率，合理而有效地組織生產，提高快速的供貨交貨服務，從而在激烈的市場競爭中迅速占領市場。煤炭行業不同于一般的工業企業，屬于特殊的原材料提供行業，因而物料管理上有許多特殊性，這些特殊性表現如下：

1.物料品種繁雜，配件數額大。礦山采掘一般需要大量各種類型的機械設備，炸藥、燃油、介質等消耗品，需求量也特別多。

2.由于受地質、礦山條件的影響，不確定性因素損壞的配件很多。

3.一些企業配件嚴重依賴國外進口，為了不影響正常生產，不得不保持較高的庫存量。

4.煤炭企業目前大多資金不是很充足。煤炭企業這種特殊性，決定了煤炭企業物業管理的復雜性。這種復雜性勢必要求煤炭企業的物料管理只有在科學的管理理論指導下，才能實現有效管理的目標。

二、加強審計工作

加強庫存材料管理的審計調查，不僅能維護企業的經濟利益，而且為核實資產、摸清家底、建立和完善現代化企業制度及資產評估等方面奠定了堅實的基礎。

1.庫存內部控制制度。存貨內部控制制度是企業針對庫存的“收、發、存”與“購、產、耗”各環節的特點而制定的一整套相互牽制、相互稽核、相互驗收的內部監督制度。（1）庫存內部控制制度的調查。首先向被審單位索取有關資料、走訪有關人員進行調查研究;然后到現場觀察庫存的流動與控制，據此繪制庫存內部控制流程圖。（2）實施材料管理流程控制測試。抽取一部分庫存，按所繪制的內部控制流程圖進行穿行測試。（3）成本會計制度測試。核查單位自制產成品計算方法是否符合財務會訃制度的規定，有無重大變動。（4）評價存貨內部控制。根據兩收集的證據，結合審計的專業分析與判斷，對庫存內部控制進行評價，主要內容包括：存貨內部控制是否健全與完善;是否得到有效執行;存貨內部控制的整體強弱及各個部分的強弱;存貨內部控制對審計的可依賴性，以此確定實質性測試范圍的大小。

2.庫存在實質性測試中應注意的幾個問題。（1）核對各種存貨項目財務明細帳與總帳、審計期末余額是否相符。實地觀察庫存盤點，不僅要核對數量，還要核對編號、品種、規格及產品質量的完好程度，同時審計人員還應向被審單位索取庫存盤點的最后一張驗收報告單，入庫單及出庫單），以便審計時作截止測試之用。還應注意將單位存放或代銷在外地的庫存納入盤點范圍，存貨量不大，路程較遠，可向對方單位函證;對庫存量較大的應由審計人員親自前往進行盤點。（2）審查庫存盤虧調整和損失處理。檢查有無充分合理解釋，對重大盤虧和損失的會計業務處理是否已經授權審批，是否及時入帳。（3）進行存貨計價測試。對計價測試的樣本應著重選擇結存金額較大，且價格變化較頻繁的項目，同時考慮所選樣本要具有代表性。審計時對庫存所選的計價方法的合理性與一致性予以關注，沒有足夠理由，計價方法在同一會計年度內不許變動，進行計價測試時，對存貨價格的組成內容予以審核。（4）審查存貨的購進。要抽查材料采購帳戶，對大額的采購業務追查訂貨至驗收入庫全過程的合同、憑證、帳簿記錄，以確定其是否完整、正確，抽查有無購貨折讓、購貨因質量問題退回、損壞賠償、調換等事項，抽查若干在途材料項目，追查至相關購貨合同及購貨發票，并復核采購成本的正確性。（5）審查存貨的出庫。要抽查庫存出庫的原始憑證是否齊全、內容是否完整、計價是否正確、出庫是否與工程耗料定額相符，對嚴重超、節定額的材料要分析原因。

三、“ABCDE”物資分類法在煤礦材料庫存科學管理的應用

1.物資類別劃分。傳統的物資類別劃分，是基于帕累托定律的ABC管理法，以某類物資庫存品種數占總品種數的百分比和該類物資庫存金額占總金額的百分比為標準，將庫存物資分為A、B、C三類，進行分級管理，一般A類物資數目占全部庫存物資的10%左右，而其金額占總金額的70%左右;B類物資數目占全部庫存物資的20%左右，而其金額占總金額的20%左右;C類物資數目占全部庫存物資的70%左右，而其金額占總金額的10%左右。對于制造和零售企業，物資需求的可預見性強，而庫存物資品種相對較多，倉儲和物流成本較高，采用ABC管理法可以有效運用“經濟批量模型”實施庫存控制。然而，對于煤礦企業而言，受生產條件和工藝的影響，物資需求具有很大的不確定性，為保障安全生產順利進行，我們同時要考慮庫存的安全性和經濟性。因此，我們用“采購計劃性和需求連續性”、“物資需求比例和庫存比例”兩個維度替代ABC管理法中的“物資品種”和“庫存金額”維度，將物資分為A、B、C、D、E五大類（圖1），以下稱之為ABCDE分類法。

A類物資：采購計劃性和需求連續性強，年度內幾乎每月均在采購和領用，用量穩定;單項物資累計出庫金額占總出庫金額的0.05%以上。包含：支護材料、建工材料、火工品、油脂、其他材料中的鋼材、專用工具中的風鎬、風鉆等。此類物資用量較大、穩定，可預見性強，合理安排采購批次，可最大限度的壓縮庫存;月末進貨容易造成庫存增加。B類物資：采購計劃性強，年度內一次或分批采購，需求連續性不強，非每月領用;單項物資累計出庫金額占總出庫金額的0.05%以上。包含：大型材料中的風水管路、瓦斯抽放管路、輸送帶、電纜、專用工具中的礦燈、自救器等。此類物資采購批量大，如采購時間過早或采購批次過于集中，會造成短期內無法出庫，增加庫存。C類物資：采購計劃性差，需求不連續，長期備用物資，領用時間不確定;單項物資庫存金額占總庫存金額的0.02%。此類物資多為大中型配件，價值較高，根據設備檢修情況投入，無法預測時間，但是只要設備在用則必須儲備。D類物資：已經淘汰，我礦長期積壓不再使用的物資，此類物資長期占用庫存，不再采購，等待調劑或報廢處理。E類物資：A、B、C、D類別以外，低值易耗以及零星物資，價值較小，出庫金額和庫存金額較小。

2.采購策略及壓庫減存措施。（1）經濟批量采購。

經濟批量計算公式：Q=SQRT（2×DS/C）

最佳訂貨次數公式：N=D/Q=D/SQRT（2XDS/C）

最佳訂貨周期公式：T=360/N

訂貨提前期：L T=L×d

以上式中：Q為經濟批量;S為每次訂貨費用;D為年度需求量;C為單位庫存年度倉儲成本;N為年度訂貨次數;T為訂貨周期（天）;LT為訂貨提前期;L為交貨時間;d為每日平均需求量。（2）定量采購。當庫存量下降到預定的最低庫存數量（訂貨點）時，按規定數量進行訂貨補充。訂貨點的確定：①在需求和訂貨提前期確定的情況下，不需設置安全庫存。訂貨點=訂貨提前期（天）×全年需求量/360，即R=LT×D/360。②在需求和訂貨提前期都不確定的情況下，需要設置安全庫存：訂貨點=（平均需求量×最大訂貨提前期）+安全庫存（3）定期采購。預先確定一個訂貨周期和最高庫存量，周期性地檢查庫存，根據最高庫存量、實際庫存量、實際需求量，計算出每次訂貨量，組織訂貨。

經濟訂貨周期：T=SQRT（2×S/CR）

最高庫存量：Q max=-Q（T+T k）+Qs

訂貨量：Q i=Q max+Q ni-Q ki-Q mi

以上式中：T為經濟訂貨周期;S為單次訂貨成本;C為單位庫存年度倉儲成本;R為單位時間內庫存商品需求量;Q max為最高庫存量;-Q為T+T k期間的需求量平均值;T為訂貨周期，Tk為平均訂貨提前期;Qs為安全庫存量;Q i為第i次訂貨的訂貨量，Q max為最高庫存量;Q ni為第i次訂貨點的在途到貨量;Q ki為第i次訂貨點的實際庫存量;Q mi為第i次訂貨點的待出庫量。（4）物資類別、采購策略、壓庫減存措施。①A類經濟批量采購：根據需求量大小，確定經濟批量，分別按天、周、半月等周期實施小批量多批次采購;同時打好“時間差”，避免在月末集中進貨，造成月末庫存增加;對于部分小件物資，占用空間較小的，可實行帶儲代銷模式。②B類定量采購：加強與分管業務科室溝通，提高需求計劃的準確性，做到“適時”采購，“分批”采購，打好“提前量”，盡量做到當月到貨入庫、當月發放領用，實現“零庫存”。③C類定量采購：結合設備使用情況，嚴格計劃審批，避免重復采購和過度儲備;加強與兄弟單位溝通，同機型配件各礦都備但少各，實現資源共享;充分利用龍宇能源總倉庫庫存，能在總庫備的，盡量少在礦上備。④D類不采購：加強與兄弟單位協調，如能用上的盡可能調撥給其他單位使用;與主機廠家協調，按照合同價格實行“以物易物”，用閑置積壓物資換成現用物資使用。⑤E類定期采購：確定最低庫存額，當庫存量下降到預定的最低庫存數量時，按規定數量進行訂貨補充。

四、關于寄存庫存的管理問題

在傳統的供應商/客戶交易中，當庫存物料流動的同時，也就轉讓了它的所有權。自然大多數庫存系統能夠充分處理這點，因為庫存的會計核算反映了產品的移動狀況。但是，也有例外情況。例如，供應商可能在客戶所在的地方庫存備用的部件，來提高維護的反應時間。另一種情況是，生產商可能不想進昂貴的物品，直到它要在生產中使用時才買它。為了避免由于短缺而造成的生產延誤，客戶可以請供應商在自己方便的位置庫存物料。寄售物料是供應商擁有但存儲在客戶公司中的物品，它們沒有記在客戶公司的寄售上，直到它們正式從特殊指定的庫存（寄售庫存）中發出才記入帳目。在這個交易中，將物料的所有權轉給公司。當作為寄售物料管理時，庫存用指定給每個供應商的“特殊庫存”進行追蹤。因為相同的物品可以從不同供應商那里采購，所以，可能相同物料有多種寄售庫存——每個供應商有一個對于每個特定供應商的庫存，維護一個移動平均價格。根據這個價格，來估價提貨，或轉儲為公司的庫存。

在煤炭企業，物資供應管理是個系統工程，而倉庫庫存管理是供應鏈管理的一個基礎環節，要實現規范倉庫管理，就要加強企業各部門協調溝通，才能保證生產正常有序的進行。總之，物料庫存管理是很復雜的系統工程，并且隨著時代的發展而不斷發展。不斷加強企業的物料庫存管理水平，應是企業管理永恒的主題和工作。