高職院校文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)分析

劉洋

摘要：文書(shū)檔案管理工作一直以來(lái)都可以被看作是高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中非常重要的一部分。本文針對(duì)高職院校文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)進(jìn)行分析，為推動(dòng)高職院校的未來(lái)可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高職院校;文書(shū)檔案;標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中，檔案工作一直以來(lái)都是其中非常重要的一部分。在檔案管理工作的具體開(kāi)展過(guò)程中，文書(shū)檔案在其中所占據(jù)的地位非常重要。特別是在當(dāng)前我國(guó)近年來(lái)職業(yè)技術(shù)教育的整體發(fā)展勢(shì)頭越來(lái)越迅猛，發(fā)展速度也越來(lái)越快。所以無(wú)論是對(duì)于一些新組建而成的院校或者是正在發(fā)展中的職業(yè)技術(shù)院校而言，在自身發(fā)展的同時(shí)，更多的是要意識(shí)到檔案管理在高職院校日常運(yùn)作過(guò)程中的重要性。高職院校要想實(shí)現(xiàn)規(guī)模化的發(fā)展，就必須要保證文書(shū)檔案的建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特征，這樣才能夠滿足當(dāng)前高職院校在日常運(yùn)作時(shí)對(duì)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求。

1通過(guò)制度對(duì)公文制發(fā)進(jìn)行規(guī)范

高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作在其中的重要性不言而喻。文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展，不僅可以保證高職院校在日常管理過(guò)程中的高效性，而且還可以保證各項(xiàng)院校工作的順利開(kāi)展。特別是在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展背景下，高職院校在制定和落實(shí)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案時(shí)，要與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠在實(shí)踐中積極采取有針對(duì)性的措施，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。為了保證文書(shū)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在具體建設(shè)過(guò)程中，要將文書(shū)檔案的產(chǎn)生作為出發(fā)點(diǎn)。在這一基礎(chǔ)上，要結(jié)合實(shí)際情況，將“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”作為基礎(chǔ)，這樣有利于制定和落實(shí)符合高職院校的規(guī)章制度。在針對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定和具體落實(shí)時(shí)，要與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，對(duì)公文用紙質(zhì)量的幄面尺寸進(jìn)行明確的規(guī)定。通常情況下，在具體操作過(guò)程中，都會(huì)選擇利用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)型A4型的紙張，在排版時(shí)要盡可能利用橫寫(xiě)橫排的方式，同時(shí)需要在左側(cè)位置進(jìn)行裝訂處理。在針對(duì)公文進(jìn)行制發(fā)時(shí)，為了保證簽發(fā)手續(xù)的履行，必須要結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的審批權(quán)限。除此之外，還需要注意的一點(diǎn)就是，在針對(duì)公文標(biāo)題進(jìn)行制定和落實(shí)時(shí)，要保證標(biāo)題的準(zhǔn)確性和有效性。另外，主送單位和抄送單位都要確定下來(lái)，要保證落款與公文的一致性，對(duì)日期還要確定。在公文上所有的文字描述都必須要保證清晰和牢固，無(wú)論是草擬的公文內(nèi)容，或者是各種不同類型的記錄，報(bào)表等。無(wú)論以任何一種形式呈現(xiàn)出的公文內(nèi)容，都必須要保證公文的清晰度和準(zhǔn)確性。

在各種不同類型的公文處理過(guò)程中，無(wú)論是在上面的批注或者是其他的文字，切忌不可以使用一些容易褪色的筆、墨、紙，這樣做的根本目的是為了最大限度保證公文內(nèi)容的字跡具有鮮明的特征，同時(shí)還方便日后的保存和利用。與此同時(shí)，在針對(duì)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)時(shí)，還要對(duì)各種不同文種的使用情況進(jìn)行科學(xué)合理的判斷和分析。在具體操作過(guò)程中，不僅要保證格式在擬定和落實(shí)時(shí)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，而且還要避免利用一些不規(guī)范的文字，這樣可以促使標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的檢索方式可以在實(shí)踐中得到合理利用。由此可以看出，對(duì)于公文的制發(fā)而言，只有通過(guò)制度的制定和落實(shí)，才能夠?yàn)楣牡馁|(zhì)量提供有效保障。其實(shí)對(duì)于文書(shū)檔案而言，公文可以看作是文書(shū)檔案的前身，文書(shū)檔案這一理念的提出以及在實(shí)踐中的落實(shí)，其實(shí)大多數(shù)情況下，是在經(jīng)過(guò)不斷的演變之后，從公文的角度出發(fā)，逐漸演變成當(dāng)前的文書(shū)檔案。所以公文的制發(fā)效果，將會(huì)直接對(duì)文書(shū)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生影響，所以在針對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)，要保證制度化的標(biāo)準(zhǔn)，這也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要前提條件。

2通過(guò)制度對(duì)公文管理進(jìn)行確定

高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中，要意識(shí)到文書(shū)檔案在其中的重要性。文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將會(huì)直接影響到院校各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況。所以對(duì)于管理者而言，要結(jié)合實(shí)際情況，采取有針對(duì)性的措施，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。在具體操作過(guò)程中，為了保證公文管理水平的有效提升，應(yīng)當(dāng)制定和落實(shí)符合實(shí)際要求的立卷檔案制度。在該制定的制定過(guò)程中，要將教學(xué)、科研等各種不同類型的活動(dòng)全部都納入其中，同時(shí)，還要將這些活動(dòng)轉(zhuǎn)變成為具有保存價(jià)值的文件材料，這些材料將會(huì)被直接存放到文書(shū)檔案管理中，這樣方便后續(xù)的調(diào)取和利用。所以在具體操作過(guò)程中，要結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建和落實(shí)立卷歸檔分工，學(xué)員內(nèi)部的分管檔案管理工作要落實(shí)到實(shí)處，該其納入到領(lǐng)導(dǎo)和管理者的責(zé)任范圍之內(nèi)。與此同時(shí)，學(xué)院的檔案館長(zhǎng)在日常工作時(shí)，與其相對(duì)應(yīng)的職責(zé)大多數(shù)情況下，都是檔案職員的基本職責(zé)范圍之內(nèi)，在保證各個(gè)部門(mén)責(zé)任落實(shí)到實(shí)處的基礎(chǔ)上，要保證分工明確，相互之間還要目前建立良好的配合關(guān)系。立卷歸檔制度在制定和落實(shí)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)文書(shū)檔案的質(zhì)量給予足夠的關(guān)注和重視，特別是在實(shí)踐中要保證文書(shū)案卷在編制和落實(shí)過(guò)程中的有效性，同時(shí)還要形成規(guī)律。這樣不僅可以保證相互之間的有機(jī)聯(lián)系，而且還可以對(duì)各種不同類型文書(shū)案卷的價(jià)值進(jìn)行正確客觀的判斷，同時(shí)為后續(xù)的保存和利用可以提供方便快捷的方式。

3通過(guò)制度對(duì)立卷方法、案卷裝訂進(jìn)行處理

在高職院校文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中，其根本目的是為了保證文書(shū)檔案相關(guān)管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，可以保證一定的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這樣對(duì)高職院校內(nèi)部各項(xiàng)工作的開(kāi)展而言，具有非常重要的影響和作用。在實(shí)踐中，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)工作實(shí)踐證明進(jìn)行不斷深化處理，同時(shí)還要保證立卷方法和案卷裝訂的質(zhì)量可以得到有效提升，這樣才能夠避免對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以在文書(shū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的整體實(shí)施過(guò)程中，必須要按照規(guī)定的要求和制度來(lái)進(jìn)行，這樣不僅可以保證分類、檢索工作的有序開(kāi)展，而且還能夠保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和管理。

4結(jié)束語(yǔ)

高職院校在日常運(yùn)作過(guò)程中，要意識(shí)到文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)在其中的重要性。在具體實(shí)施過(guò)程中，要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化制度的構(gòu)建和落實(shí)，保證文書(shū)檔案管理的相關(guān)工作可以真正有效的落實(shí)到實(shí)處，這樣對(duì)高職院校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展而言，具有實(shí)質(zhì)性意義。