姚輝 陳玥
近年來,伴隨著信息化的深入發展,各級機關、單位都正在積極組織開始檔案信息化建設,數字檔案信息作為一種重要的戰略資源在推動社會經濟發展、傳播中華文化、服務百姓民生等諸多方面的作用日益顯現。隨著社會信息化進程的不斷加快,公眾對信息的需求量與日劇增,推動檔案信息化工作不斷發展,實現數字檔案信息資源的共享利用,已成全體蘭臺人的共識。
所謂數字檔案信息共享利用,就是檔案館與檔案室、檔案室與檔案室之間通過協作、交流合作等諸多形式互通有無,利用者能通過特定的網絡方便地跨部門、跨行業、甚至是跨區域利用所需的檔案信息,使的各檔案部門間的數字檔案信息資源得到充分的開發利用。
具體而言,實現數字檔案信息的共享,有以下幾個方面的重要意義:
1.數字檔案信息共享有助于提升國家經濟社會發展的軟實力
總的來說,各級檔案部門擁有較為豐富的對具有長期保存價值的檔案資源、相對良好的服務設施和綜合素質較高的專業人才,在服務黨和國家各項事業中可以發揮重要的作用這是毋庸置疑的。但是,這僅僅是問題的一個方面。關鍵是我們的檔案部門能否與時俱進地提高自身的共享化建設水平,如何將檔案潛在的共享性價值轉化為公共服務優勢,這應該是更具現實意義的一個方面。目前我國正處于全球化高度發展的環境中,周邊形勢極其復雜。為了抵御經濟社會發展的各種風險,既要重視硬實力的建設,同時也又不能忽視提高軟實力。因而,提高數字檔案信息資源的共享利用,事關我國運用檔案“鑒往知來,推陳出新”潛力的發揮程度,因此,從一定意義上可以說,加強檔案部門之間信息的共享化建設,客觀上有助于提升我國整體的經濟社會發展的軟實力
2.數字檔案信息工共享有助于促進服務型政府建設
自1978年黨的十一屆三中全會,尤其是2001年正式加入世貿組織以來,改革開放和現代化建設的深入發展,在一定程度上推動了我國服務型政府建設的進程。數年間,我國各級政府加快職能轉變,以為人民服務為宗旨,工作重心向經濟調節、市場監督、社會管理和公共服務等方面轉變。隨著政府信息公開工作的開展,檔案部門,特別是檔案館作為黨和國家重要檔案永久保管的基地、社會公眾利用檔案的中心和愛國主義教育的基地,正逐步成為已公開現行文件和政府主動公開信息集中查閱的場所。實踐表明,數字檔案館可以成為各級政府便民服務的重要窗口,為政府降低行政成本、強化公共服務、維護社會穩定發揮特殊的作用。
3.數字檔案信息共享有助于促進檔案部門數字化管理的良性發展
關于檔案部門數字化管理的發展問題,在不同的歷史時期、從不同的角度,其要求是大大不同的。我國幾十年的經驗表明,檔案部門只有不斷提高自身的共享化建設水平,充分滿足人和社會全面發展的需要,才能真正實現自身的存在價值,并得到可持續發展。在新的形勢下,提出加強檔案部門信息資源的共享化建設,從某種意義上來說,也是為了改善檔案部門與人民群眾的關系,即真正改變那種“檔案部門有的,老百姓沒用;老百姓要的,檔案部門沒有,甚至查不到”以及老百姓查檔“門難進、臉難看、事難辦”的現象。