淺談信息化系統在預算管理中的應用

摘 要：預算作為一種管理計劃、管理協調、資源配置、自我控制與管理的內控手段，在國有企業、大型民營企業多有應用。企業信息化水平的不斷提高，信息系統的高度集成化、高度智能化，為企業實施預算管理提供了更精準、更豐富的數據支撐，更智能的內部控制手段，不僅使得預算目標決策有數可依，而且使預算編制、預算控制、預算分析更智能、更高效。信息系統作為企業實施預算管理與控制的工具與平臺，有效促進了年度預算目標的達成。本文淺談LXJT公司在預算目標確定、預算編制、預算控制、預算分析環節信息化系統發揮的作用。

關鍵詞：預算管理;信息化系統;管理計劃

LXJT公司作為以產定銷，集資金密集型、勞動密集型為一體的跨行業、跨產業集團，如何借助信息化系統，以預算管理為控制手段，確保集團職能部室和事業部，以完善全面經營核算體系為導引，穩健經營，控制市場和信用風險，確定年度經營目標實現呢？

一、 以高度集成辦公系統與經營核算系統為支撐，實施系統授權審批控制與不相容崗位分離控制，提升工作效率，控制經營風險

集團公司以OA辦公系統和SAP系統為支撐，實施不相容業務智能授權傳輸與分離控制，實現了共享信息在不同系統間的智能傳輸控制與自動記賬。在OA系統中設置業務流程授權審批，在SAP系統中設置不相容職業務分離控制，手機端和電腦端業務均可授權審批，提高了審批決策效率，控制經營風險。如SAP系統設置無購置申請，無法創建采購訂單，無采購訂單無法收貨，無驗收決策無法領用出庫等風險控制。真正實現了職責清晰、授權明確，不相容業務相互分離與制約的管理控制，有效規避了無計劃采購、不合格物品的使用的風險。

為物料、供應商、客戶、公司等事項創建編碼，并對庫存實施批次管理，實現集團公司內部物料、供應商、客戶、價格等信息共享與資源調配。領料員根據系統庫存，在系統中發起領料或購置審批，保管根據領料審批發貨出庫，無紙化辦公提高了領料的效率，實現了動態實時庫存數。物料缺貨時由需求部門或倉儲人員在SAP系統中填寫物資需求計劃，按固化的系統授權，信息智能傳輸到采購員，采購員整合需求計劃后，系統智能選取招標、詢比價、年度合同等采購方式。采購信息由SAP系統智能傳遞到OA系統進行招標、合同簽約等流程審批，并在系統中提示業務流程執行的狀態，如“××招標需提報申請，招標審批完成，合同簽批完成”。創建采購訂單時，SAP系統會自動關聯匹配OA系統中的合同價格與數量，規避了合同價格、數量與訂單價格、數量不一致的風險。采購訂單收貨后系統自動生成凍結狀態的入庫數，檢測員將檢測結果輸入系統，系統自動匹配檢測結果與驗收批次，自動決策是否解除庫存凍結狀態，有效規避了不合格物料被使用的風險。

二、 搭建邊際效益模型，將敏感指標風險控制點固化，進行系統預警、決策控制，確保目標達成

面對下屬預算單位提報的管理目標，管理層面如何評判數據的合理性和高效審批決策呢？LXJT公司借助系統數據計算出利潤盈虧平衡點、邊際成本、邊際貢獻等，通過邊際經濟指標計算，搭建邊際效益的數學模型，將影響企業目標達成的關鍵因素做可視化的數據呈現與設置，將敏感指標風險控制點固化到系統。如庫存限額、產品合格率、殘次率、回收率增減，對成本影響額以及利率、匯率變化對企業現金流、利潤的影響額。為企業定制數學模型，不僅能利用敏感指標圖標進行高效決策，調配企業資源，而且能利用系統控制部分管理目標的達成。

系統預算管控功能設置取決于業務需求及關鍵控制點，LXJT已在系統中將涉及大額投資項目及汰換固定資產業務、管理費用、維修費用等業務的關鍵控制點嵌入預算控制。對于無預算、超出預算的業務，系統自動限制或控制流程通行，對于固定資產采購、項目投資、管理費用、維修費用等業務，在需求計劃、采購訂單創建、合同簽約、報賬審批等環節中設置不允許無預算的業務在系統填報相關申請或對于超出預算事項系統自動關聯特殊審批，確保預算實施時各種信息有效傳遞與溝通，避免“先斬后奏”的風險。

三、 系統中實施預算編制、分析、考核，提高預算編制、分析、考核效率

LXJT是以預算產量為起點的公司，預算管理委員會依據敏感指標分析圖標，確定預算產量。產量輸入系統后，系統根據BOM數據及其他關聯指標自動計算原輔料的用量、企業資金需求。資金的籌資、融資預算數據輸入系統，系統能自動計算出資金成本，預測利潤表及現金流量表。在手工編制預算時，預算產量的調整時，會涉及變動因素較多、信息計算量較大，使用Excel匯總整合多重多接口數據效率較低，單個產量指標變動會要一周左右才能計算出精準的經營指標，實施在系統中完成預算編制工作后，集團與事業部的盈虧指標會即時出結果，大大提高了預算編制效率與決策效果。

SAP系統不僅已實現對預算編制、達成情況實時因素分析，而且實現了與HR系統考核系統的對接。組織績效和個人績效考核時，HR系統會自動抓取預算指標完成信息，按預先設置的考核規則，自動計算與預算相關的考核得分。

綜述，提高企業在預算管理中風險控制的效率與效果，不管是借助系統信息搭建的邊際成本、邊際效益及敏感的經營指標，進行高效決策;還是借助系統實施預算編制、控制、分析、考核，均無法脫離系統強大的數據存儲功能與智能控制功能。所以要充分發揮信息系統在管理計劃、管理協調、資源配置、自我控制中的作用，企業需將信息系統建設作為一個體系性的工程來完成。在信息化系統設計階段，做好信息化框架搭建，信息化藍圖規劃，全方位、前瞻性考慮業務流程，考慮系統的兼容性，為系統再開發升級預留數據接口。

作者簡介：劉秋景，新鳳祥控股集團有限責任公司。