強化檔案館檔案管理工作研究

劉婷婷

摘要：檔案是指個人和各種機關組織在特定社會活動中形成的保存備查的歷史文件，單位領導借助規范標準的檔案管理中多種多樣的檔案，可對業務及人事工作的發展狀況清楚了然。借助檔案可將其保存的經驗借鑒吸取教訓，對檔案館的檔案管理工作進行強化可使檔案信息資源的系統安全、完整準確和有效利用得以保證，實現檔案工作的新發展并將檔案管理的科學與規范化水平全面提升。

關鍵詞：檔案館;檔案;管理工作;研究

檔案館日常管理工作體系中極為重要的一部分是檔案管理，檔案館的立身之本是對人民群眾和社會各項事業的需求及發展有效服務，檔案工作應當將檔案館以往單純的將檔案保管好，收集、整理等傳統服務意識改變，強化檔案管理工作的創新理念，才能使檔案工作真正在社會上得到應有的支持和重視。本文通過對檔案管理工作在檔案館中的強化進行探究。

一.檔案管理中的問題

1.較差的檔案管理質量和層次低的檔案管理人員

每個單位檔案館對檔案管理的重視程度不同導致出現很大差異的發展水平，該情況主要表現在檔案管理人員業務水平很低、人員嚴重匱乏，甚至還有憑借人情關系上崗的問題。大部分這樣的檔案管理人員缺乏專業的業務技能及素養，而是單純的堆積材料，無法對卷內目錄編輯進行清晰整理，前后次序嚴重顛倒，甚至圈內目標的編寫有多人參與并出現多標準。

2.混亂的借閱制度和老化的管理方式

檔案管理工作的規章制度沒有有效執行和缺乏，管理不嚴的檔案和不登記便借閱的情況經常發生，管理人員對檔案的借出及收回因怕得罪人的心理雖心有怨言卻裝作老好人，導致出現資料開門送出、關門堆積的情況，沒有借閱登記本，管理工作成為表面形式。不嚴密的檔案收集工作損傷了檔案文件的完整性且導致關鍵資料缺省，無章法可循且老化的管理方式造成了低層次的缺位管理，進而導致混亂的檔案管理。

3.長周期的檔案收集和缺乏保密性的檔案管理

某些單位對檔案管理工作的重視度不夠，加上低素質的相關管理人員，導致未曾整理檔案便再次借閱，甚至某些單位毫不過問堆積起來的檔案，管理人員更是以混日子的心態被動工作[1]。低素質的檔案管理人員沒有強烈的保密意識和工作積極性，從而泄露某些秘密，使檔案管理工作存在諸多隱患和問題。

二.檔案管理工作在檔案館中的強化措施

1.推行規范化的檔案管理工作

統一當前檔案館中相對分散獨立的檔案與文件管理成一個有機整體進行管理，擁有重要價值的大量帳外文件會因文檔分離而失去控制，進而降低檔案館的館藏質量使其參考服務作用無法充分發揮，同時降低檔案部門信息服務功能，因此需將加強文檔一體化。檔案前身是公文，而公文轉化為檔案。日常檔案及其工作標準規范化的質量會受到公文制發質量的影響，因此需標準化和規范化檔案館的檔案管理工作，將檔案體質量進一步提升。“以我為主”的立卷歸檔原則是指歸檔的文件應以該單位形成的文件為主的原則[2]，該工作是檔案館對檔案管理工作強化目標實現和問題解決的關鍵，根據實際情況對相關檔案進行立卷歸檔，不虛設沒有的，列出已有的。檔案案卷質量需要優質的質量和統一的幅面尺寸規格，與國家規定相符合。案卷應有工整清晰的字跡，并且不可使用容易褪色的紙張、筆種和墨水進行各種記錄。合理的使用文種，擬致格式規范，不規范的字和簡稱不要用于行文中，以此對日后應用現代化及標準化的檢索手段提供便利。與檔案工作的工作任務不同，文書處理工作擁有相對獨立性，因其是檔案來源且檔案作為文書歸宿，因此檔案與文書處理工作在文檔工作流程中是關系緊密的工作環境。因此檔案管理人員應將系統思維意識強化，將標準化與規范化的檔案和文書處理工作，同行的工作指導思想樹立起來，在實際管理中嚴格把控文書處理工作標準與規范化的入口，將標準與規范化檔案工作的基礎打好。

2.檔案數字化建設的開展

未來檔案館館藏數字檔案最主要的來源是電子文件，因此各個部門應當將紙質和電子文件進行歸檔雙軌制，拷貝兩套電子文件放于異地保存，一并向檔案館移交伴隨的紙質文件，這要是檔案館電子化進程得以推進的同時將數據庫建立的工作量節省。電子文件載體、內容、顯示和電子計算機軟硬件平臺組合成電子文件，各個部門因各種因素導致其依賴不同的軟硬件平臺，使集成檔案數據庫面臨較大困難。因此應將電子目錄數據庫結構與交換格式印發，規定文件、案卷級目錄數據庫結構的字段名稱、長度、類型等，使數據格式及軟件得以規范，從而使數據庫的有效和準確性得到有力保證[3]。面對無法一步到位且復雜而長期的檔案數字化建設，應當分布進行并將重點突出，在講求實效的同時，使其能夠可持續發展。

3.強化檔案管理的保密工作

檔案管理人員因其特殊身份及地位對相關秘密知道的多、深、早，其個人素質是檔案保密工作優劣的關鍵所在。檔案管理人員應有高度的保密意識和強烈的工作責任心及事業心，自身養成嚴謹的工作作風同時有始有終的經手件件事情并清楚手續，將頭腦中無形的泄露秘密進行防止。為了使絕密檔案的安全得到有力保障，可從保險鎖、防盜器和保險柜等各種保管條件中入手。檔案館對絕密的文件可單獨開設房間進行儲存，同時設立專門的檔案管理書櫥對檔案進行分門別類的管理[4]。檔案管理人員應當嚴格遵守規定對檔案的移出、調閱和銷毀等手續辦理，一定要經過指定領導人審批，將簽字、登記手續認真履行。使用完的檔案及時檢查清對，一旦發現秘密泄露和失竊等問題，應當將原因及時查明進行補救。

結語

綜上所述，檔案館應當將傳統的檔案管理工作理念更新并樹立科學發展觀，為了能夠將檔案館所在單位的活動準確真實的記錄，對檔案進行科學規范化的管理可將但管理的利用率有效提升，將檔案的信息功能充分發揮，加大宣傳工作力度使全員檔案意識提升，同時積極促進檔案館所在單位的工作效率和質量，從而創造更多的經濟效益給所在單位。

參考文獻

[1]王晴.高校檔案館電子檔案管理思路探索[J].產業與科技論壇，2016，15（04）：245-246.

[2]鄭詩建. 淺談數字檔案館對企事業單位檔案管理的影響[A]. .中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集[C].：中國航空學會，2015：4.

[3]于學臣.數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及對策[J].黑龍江科技信息，2015（17）：161.

[4]白云，王漢華，郭魯.高校檔案管理系統改進探索——以華中師范大學檔案館為例[J].檔案與建設，2015（06）：9-12.