精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用

張曉玲

【摘 ?要】按照公司對會議管理的要求，貫徹“消除浪費、創(chuàng)造價值、持續(xù)改善、精益求精”的精益管理理念，樹立憂患責任、成本效益、競爭服務(wù)意識，突出抓好公司重要會議、重大活動的組織籌備工作，從邀請嘉賓、印發(fā)通知、落實回執(zhí)、安排接送、餐飲接待、場地布置等方面著手，注重細節(jié)，規(guī)范有序。在組織會議過程中如何堅持厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務(wù)實高效的原則，同時保障圓滿完成了各項會議接待工作，展示部門的接待能力和服務(wù)水平，確保各項工作高效率運轉(zhuǎn)、高質(zhì)量完成，是對我們今后的服務(wù)工作提出了新的更高的要求，也是對我們各項工作的巨大鞭策。在企業(yè)的發(fā)展中，會議活動發(fā)揮著重要的作用，在很大程度上推動著行政工作的順利開展，是新時期社會、政治和經(jīng)濟生活中的重要活動方式。企業(yè)應(yīng)該加強對會議活動的重視，尤其是會務(wù)接待工作，并融入精益管理理念，充分發(fā)揮出精益管理理念的作用。

【關(guān)鍵詞】精益管理理念;企業(yè)會務(wù);接待工作;應(yīng)用

引言

近些年來，在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，社會各個行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，各個企業(yè)之間的競爭越來越激烈，而會議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策的過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強對企業(yè)會務(wù)接待工作的重視，實行精益管理方式。本文通過闡述了精益管理的難點，從管理者要有一定決策力、營造精益管理的氛圍、對不同級別人員采取不同管理方案以及搭建知識體系和交流平臺四個方面有針對性地提出了對策。

1概述

1.1企業(yè)會務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展過程中，會務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學習交流、外事往來等公務(wù)活動，以及公務(wù)活動開展過程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡、節(jié)約、實效”的原則，以極大的耐心和細心明確會議全過程的要求，并將其落實到實際工作中。同時，在接待、餐飲、會議服務(wù)過程中，都要保持較強的責任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)的工作，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個部門、工作人員的有效配合，提升會務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

1.2精益管理的難點

1.2.1缺乏精益管理的具體技能和知識

盡管企業(yè)要求管理者積極參與各種培訓，管理者掌握了精益管理的部分理念、內(nèi)容、工具和方法，但由于了解程度不夠深入或者對精益管理的具體含義掌握不到位等，導(dǎo)致他們無法推進以精益管理為基礎(chǔ)的人才管理，找不到突破口，使得人才管理看不到期待的效果，無法看到由點到面的整體效果。

1.2.2無法合理評估管理效果

企業(yè)在推行精益管理后，不知如何合理地評估改善的效益，難以找到推行過程中做得好的部分以及做得不好的部分，因此就不能夠有針對性的調(diào)整管理方向或方法，使得人才管理效果減弱。

2精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用

2.1加強溝通，做到會議籌備精細化

接待是一項細致而重要的公關(guān)工作。會議籌備組要加強過程管控，對籌備工作中的重要問題和環(huán)節(jié)，系統(tǒng)思考、認真梳理，具體研究、逐一落實，加強接待日程管理及會議現(xiàn)場檢查工作。結(jié)合信息化手段，實現(xiàn)公司內(nèi)部會議室在線快捷預(yù)訂，提高公司會議室利用效率;掃碼簽到和實時入席指引，方便會議管理員進行會議召集、座位編排、材料共享等，提高與會者的參會體驗;建立一套會議全過程管理的移動應(yīng)用體系，用來實現(xiàn)會議的組織、召集、會議簽到、座位安排、會議材料共享。會務(wù)人員應(yīng)與主辦部門密切合作，精心準備，認真策劃，擬定整套接待方案，包括：訪問目的、來訪人員名單、接待人員名單、日程安排及兩地近期天氣狀況等。要嚴格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定，嚴禁超規(guī)格、超標準接待，嚴禁擴大接待范圍、增加接待項目，嚴禁組織到營業(yè)性娛樂、健身場所活動，不得安排專場文藝演出。充分發(fā)揮接待部門的統(tǒng)籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關(guān)部門的配合能力。

2.2加強學習，做到服務(wù)水準精細化

在會議服務(wù)方面，充分合理利用公司的會議資源，節(jié)省辦會開支，專屬會議室可根據(jù)實際情況靈活調(diào)劑使用，提高會議室使用效率。周密組織各項會議活動，落實到每一個細節(jié)，嚴格要求服務(wù)人員著裝統(tǒng)一整潔，佩戴服務(wù)標志，不穿拖鞋、響釘鞋;長發(fā)不遮眼、后發(fā)不披肩;要求畫淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾;坐站規(guī)范端莊，不翹腿;語言溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范，語言文明禮貌，使用禮貌用語，對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩;出現(xiàn)差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉，解釋問題有禮有節(jié)，想服務(wù)對象之所想，及服務(wù)對象之所急，盡服務(wù)對象之所需;自覺維護、愛護會議室、接待室設(shè)施，對會議室、接待室的家具、物品定期巡檢，保證會議室的清潔、衛(wèi)生;在會議開展過程中，應(yīng)按時添加茶水并及時取走雜物。對服務(wù)團隊進行專業(yè)化培訓，用心學習其他單位、酒店等會議接待經(jīng)驗，提高接待水平，提升公司形象。注重服務(wù)規(guī)范化、程序化、個性化;要責任明確到位，嚴格執(zhí)行首問負責制、限時辦結(jié)制和責任追究制，對各階段任務(wù)進行評估驗收，發(fā)現(xiàn)問題限期整改，逐一查找全流程、各環(huán)節(jié)中的浪費，以及低效無效行為。

2.3加強管理，做到工作分工精細化

會務(wù)接待工作應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全，各部門之間要講究協(xié)同配合。辦公室是業(yè)務(wù)接待工作的歸口管理部門，負責指導(dǎo)公司系統(tǒng)各部門的業(yè)務(wù)接待工作，負責牽頭確定業(yè)務(wù)接待標準和業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)籌管理接待資源和接待物品，組織部門制定具體方案，包括日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動（會見、會談）安排、新聞報道等方面的內(nèi)容，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)接待安排，合理安排接待資源。在方案實施過程中，嚴格按照牽頭部門與配合部門的界定分工執(zhí)行。在執(zhí)行過程中如遇臨時變化，由牽頭部門機動處理，重要問題需及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，并將變更信息及時通知相關(guān)部門。任務(wù)結(jié)束后，接待部門應(yīng)當如實填寫接待清單，明確接待對象的單位、姓名、職務(wù)和消費項目、時間、地點、費用等內(nèi)容。嚴格執(zhí)行接待清單審批程序，從嚴管控費用報銷。接待結(jié)束后應(yīng)進行評價與總結(jié)，提出改進和完善措施。

結(jié)語

綜上所述，在新形勢下的發(fā)展中，各個企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，企業(yè)的會務(wù)接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動企業(yè)會務(wù)接待活動的順利開展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。

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（作者單位：國網(wǎng)太原供電公司）