對檔案有效管理的探索與創新思考

丁傳紅

摘 ?要：隨著現代經濟社會的不斷發展，國家的行政體制與人力資源管理需要適應發展要求，來進行不斷的深入改革，而隨著這種改革的不斷推進與探索，傳統的檔案管理相關工作也顯現出了一定的問題，為了解決這些問題，需要從加強檔案管理工作的開展著手予以解決。本文就對現階段檔案管理工作中存在的問題進行了探索與分析思考，并針對如何提高檔案管理工作水平提出創新模式，以期促進檔案管理工作水平的進一步提升。

關鍵詞：檔案管理;改革;探索;創新;思考

檔案管理工作是社會各項工作的基礎性工作，是社會各項事業的重要組成部分，也是做好其他工作的基礎和保障性工作。可以說，檔案管理工作的好壞，一定程度的影響著一個單位的工作效率。檔案管理不同于其他業務性工作，專業性強，還具有一定的保密性，不斷提高檔案管理工作水平，創新檔案管理機制，對于完善各項檔案管理具有重要現實意義。

一、當前影響檔案有效管理的因素

1、檔案管理人員的綜合素質不高。檔案管理人員是檔案管理的直接參與者和操控者，所以檔案管理人員的自身素質和相關的知識儲備情況直接影響著檔案管理工作的進行。一批優秀的檔案管理人員是一個單位保證檔案管理工作有效進行的重要因素。但是在我國許多單位對于檔案管理人員的崗位要求非常低，甚至有的是兼職檔案員，更有很多人幾乎不在意檔案管理人員的專業素質，所以許多的管理人員的的能力滿足不了工作的要求，雖然有一些事業單位會對檔案管理人員進行專業培訓，但是這種培訓還是不足以彌補其缺陷，所以很多工作人員進行檔案管理時都會心有余而力不足，導致檔案管理工作難以有效展開。

2、檔案管理意識不強。長期以來我國許多單位缺乏檔案管理的意識，檔案管理工作未能得到相關的重視，而且對檔案管理的相關法律法規了解更少，所以檔案管理工作在我國并沒有得到有效的實施。這種意識的缺乏在單位的管理領導中體現的最為明顯，許多單位的管理領導不能意識到檔案管理工作的重要性，從而從領導到員工產生了這種不重視檔案管理工作的惡性循環。所以由于我國從整體上對于檔案管理的長期忽視，導致許多單位對檔案的認識嚴重不足，從而導致許多單位對于單位的檔案并沒有及時整理和總結，在涉及到檔案的工作流程時效率低下，進度緩慢。

3、檔案管理設備落后。檔案管理設備在檔案管理中作用十分重要，特別是在當今這個信息時代和自動化時代，先進的檔案管理設備對于檔案管理工作的有效和準確進行顯得更加重要。但是長期以來，由于普遍對于檔案管理事業的忽視，不僅相關管理方法和制度不完善，檔案管理的設備更加缺乏。主要是由于經費投入不足，檔案管理設備的相關投資缺乏，更是使相關的設備得不到及時的更新和引進，使檔案管理無法有效的進展和準確的實施，出現差錯。例如有的單位的檔案室非常簡陋，沒有檔案查閱利用室和檔案人員辦公室，而且長期不開放，所以許多檔案管理工作就被擱淺了。

4、檔案管理未得到有效的開發利用。由于長期以來對檔案管理工作沒有得到應有的重視，不僅導致了許多單位對檔案管理相關制度和設備的缺乏和空白，也影響單位領導和具體檔案工作人員對檔案資源有效利用的忽視，只管不用的現象普遍存在。許多單位單純的認為把檔案收集齊全，整理好，保存好就完成里檔案的管理工作，而并沒有重視和涉及檔案管理的開發利用功能，缺乏對檔案資源的開發和利用意識。檔案作為我國重要的歷史文化積淀，需要管理部門提起重視，采取有效措施，對檔案資源開發和利用，最大程度發揮檔案的作用。

二、創新提高檔案管理工作水平的模式

1.轉變觀念，提高檔案管理意識。提高檔案管理工作水平，首要任務是提高檔案管理意識，加強對檔案管理工作的認識。領導干部要帶頭轉變觀念，樹立檔案工作無小事的思想，把檔案工作作為單位的一項重要工作來抓，把檔案管理工作納入到單位日常管理中去。同時，加大對檔案工作的人力、經費投入，配備專門人員，為做好檔案管理工作提供必要的保障。要加強檔案文化建設，強化檔案工作宣傳，提升全員檔案意識，提高單位人員做好檔案管理工作的責任感和使命感，促使單位檔案管理工作取得創新性進展。

2.培養人才，建設高素質檔案管理隊伍。高素質的檔案管理隊伍，是做好檔案管理工作發展的保障和基礎。加強檔案隊伍建設，一是要積極選調具備檔案管理知識，熟悉檔案管理工作，業務能力強、有責任心的人員從事檔案管理工作;二是要加強對檔案管理工作人員的培訓，結合單位實際，圍繞如何提高檔案隊伍業務水平，拓寬培訓渠道，豐富培訓內容，定期舉辦多種形式的培訓班和業務交流活動，切實提高檔案管理人員的工作能力和業務水平;三是要建立和健全激勵機制，充分發揮檔案管理工作人員的積極性、主動性和創造性。

3.創新思維，加強檔案管理信息化建設。檔案信息化建設是社會發展的必然需求，它的發展應用從而產生大量的電子檔案，電子檔案是檔案的一種新載體，具有傳輸快、易共享、容量大、易更新、利用快捷等特點。要主動適應檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，順應檔案信息化管理發展的方向。在促進單位檔案管理建設中，要加快事業單位檔案信息化是必需的進程。一方面要創新思維，與時俱進，積極探索檔案管理工作新思路、新方法;單位要結合實際情況，立足現有設備條件，做好相關材料的電子存檔，及時掃描錄入單位管理工作中形成的歷史材料;再要積極推廣使用檔案管理軟件，加強檔案信息建庫入網工作，推動檔案管理規范化、科學化。

三、結語

總而言之，隨著科技的進步，根據新時代要求，時代和社會也賦予了檔案工作新的要求和定義，與傳統管理模式相比，在工作任務、環境、對象及管理的方式上都發生著新的變化，越來越多的現代化創新技術也被廣泛的應用于檔案管理工作中，只有轉變自身觀念，提高檔案管理意識;強化人才培養，建設提升高素質檔案管理隊伍;創新思維模式，加強檔案管理信息化建設;才能讓檔案管理工作水平進一步提升，更好的服務于社會和人民。

參考文獻

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