新時代如何做好檔案管理工作

馮雪

摘 ?要：改革開放以來，很多企業都在進行改革，使企業的發展能夠順應時代發展的潮流，這對企業的檔案管理提出了新的要求。因此，企業應該加強自身的檔案管理工作，順應新時期的發展形勢，做到有效推動企業可持續發展，提升企業生產經營的效益和質量。

關鍵詞：新時期;企業檔案管理;分析

企業檔案作為企業生產經營活動資料的重要組成部分，直接關系著企業的決策以及企業的發展方向。隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業開始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應用先進的信息技術和計算機技術，改革傳統的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統，全面提升檔案管理的科學化和實效化水平。在新的歷史發展背景之下，我國企業需要結合相關政治政策的調整以及市場環境的改變，不斷提高企業檔案管理水平，維護企業的經濟效益。

1當前企業檔案管理過程中存在的問題

1.1缺乏對企業檔案管理工作的正確認識

企業檔案管理工作直接關系著企業的發展進程，從目前來看，很多企業管理人員缺乏對檔案管理的正確認識，缺乏對檔案主體的限制，導致檔案管理工作嚴重偏離企業發展的實際情況，影響企業檔案管理水平。很多企業認為企業檔案主要是企業的人事檔案，忽略了企業自身發展形成的主體檔案，企業檔案構成存在嚴重偏差，影響企業檔案資源的開發利用。

1.2檔案管理人員的工作能力差

檔案管理人員工作能力的高低對企業檔案管理的效率有著很直接的影響。目前，我國很多企業檔案管理人員并沒有經過專業的技能培訓，管理水平普遍較低，而且還有一些管理人員只是兼職，并不是長期的管理人員。又加上很多管理人員覺得這份工作沒有什么發展前景，就算沒有做好也無所謂。這些問題的出現，就導致了檔案管理人員的工作能力差，從而影響了企業檔案管理工作的效率。

1.3檔案管理的手段和方法比較落后

新時期企業的檔案管理經常會依靠信息技術去實現科學管理、專業管理以及系統性的管理。但是目前很多企業為了減少自己的資金投入，即使已經進入了信息化管理，但是由于沒有安排專業的培訓而導致檔案管理人員的管理手段和方法處于落后的狀態，在檔案管理過程中如果出現復雜的編制、統計以及檢索功能時，管理人員就不能進行專業的操作，就不能滿足社會發展的要求，這樣不僅浪費了人力財力，還在很大程度上降低了檔案管理的價值。

2解決企業檔案管理中難點的對策

2.1建立健全企業檔案管理制度

檔案管理工作直接關系著企業的發展方向以及發展前景，我國目前針對企業檔案管理工作制定了一系列相關的法律法規，使得我國檔案管理活動能夠更加的規范化和法制化，也促進檔案管理活動更加的標準化。企業要能夠綜合利用技術信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業的發展提供重要的數據支持。科學技術的不斷發展使得數字化檔案逐漸發展起來，并結合數字化檔案的具體內容以及發展需求制定出了一系列檔案信息標準化管理流程，但是由于數字化檔案起步較晚，相關的管理制度仍然不夠完善和科學，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結合企業的發展現狀以及企業檔案管理需求制定新的工作標準與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉換以及處理的方式，使得企業檔案管理工作能夠得到有效的約束和監督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質

1.檔案管理人員應該多了解檔案管理方面的專業知識，緊跟時代發展的潮流，學習先進的管理方法和管理手段。而且還要對檔案管理工作進行深刻的認識，明確檔案管理工作的內容以及服務的對象，除此之外還應該具有一定的專業素養和專業技能，這樣才能順應時代發展的要求，提高工作效率。2.要懂得謙虛，經常向他人學習，取長補短。因為在檔案管理人員工作的過程中總會遇到一些難題，在這時候就體現出了合作的重要性，管理人員可以向優秀的管理人員學習，并與優秀的管理人員進行溝通和交流，共同解決遇到的難題，這樣不僅能提高自己的專業水平，還可以將自己的檔案管理工作做得更好。3.企業要加強對檔案管理人員的培訓，讓管理人員能夠通過培訓掌握更多的專業知識和專業技能，而且還應該建立考核制度，將考核制度和培訓結合在一起，提高管理人員的工作積極性。

2.3強化檔案微觀管理

1.普查環節。由監督人員通過檔案資料普查、重點檔案調查以及部分檔案抽查的方法，對企業檔案部門的工作情況定期開展調查，根據調查結果分析、反饋檔案工作的基本狀況。2.收集環節。厘清歸檔資料文件的重點內容、歸檔措施，不同內容檔案的處理方法不同，檔案的管理要求也不同等，通過相應方法開展相關工作。3.保管環節。按照企業檔案的具體內容，選用適宜的檔案資料分類管理方案，科學、合理地劃分檔案管理類目。對于光盤、照片以及其他特殊形式載體的檔案資料，制定妥善的分類方案以及保管方案。

2.4加強檔案工作信息化建設

信息化管理是檔案管理的趨勢，也是提高檔案管理工作效率的有效手段。一方面企業要配備先進的硬件設施，尤其是現代化的掃描打印設備、溫濕度記錄設備、裝訂吸塵設備等，通過現代化設施建設保障企業檔案的安全;另一方面也要對檔案管理信息軟件方面進行升級，實現檔案目錄的便捷檢索功能，提高檔案信息服務的效率。

3結語

綜上所述，在新的時代背景下，企業檔案管理面臨著更大的挑戰和問題，需要企業檔案管理人員結合當前時代發展的特點以及社會經濟發展形勢，根據企業發展的方向和企業的生產經營活動，合理開展檔案管理工作，優化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業的發展與決策提供科學系統的資料支持，促進企業長期穩定地發展。

參考文獻

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