談檔案人員變動對檔案移交的影響

阮晶晶

摘要：檔案移交是檔案管理工作中的重要一環，做好檔案交接工作，是確保檔案工作連續不斷有序進行的前提。本文對專兼職檔案管理員變動導致的檔案移交中的失范現象進行了分析，明確了癥結所在，并提出了使得移交工作有序化的建議。

關鍵詞：檔案移交;檔案人員;影響

檔案移交是檔案整理工作的伊始，是檔案管理環節中的最初的一個環節，檔案移交存在兩個方面，一方面，從辦畢文件轉化為檔案，也就是從非檔案人員移交到檔案人員，移交程序不清從而導致這一層面的移交混亂;另一方面，是在檔案人員出現變動時，從熟悉的檔案人員轉交到新接手的檔案人員。本文接下來主要針對后一種情況進行分析。

一、忽視“移交”問題多

檔案移交混亂不清普遍存在于機關企事業單位中。尤其是檔案管理人員及各部門兼職檔案管理員的變動，檔案交接手續不正式、不嚴密，監交工作不嚴格甚至不進行監交的情況普遍存在，致使新任人員在相當長的時間內不掌握本單位檔案工作的基本情況。檔案工作前后脫節，出現工作貽誤時難以盡快補救。

二、直視“移交”找癥結

《機關檔案工作業務建設規范》規定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”檔案移交環節工作的不到位，可以從兩個方面來找問題。一方面是移交流程執行不力。首先，檔案交接不及時。工作人員變動，尤其是各職能部門兼職檔案管理員的變動導致原工作人員離了崗，新工作人員上崗，但并未辦妥交接手續，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清。其次，檔案交接手續不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在調動工作時，移交不按程序辦事，手續不全，忽視了檔案交接工作的基本要求。另一方面，檔案移交所涉及的“人”的因素也起到不可忽視的作用，即參與到檔案移交工作中的人員是否各司其職。例如，有些部門兼職檔案管理員主觀原因或部門換人過于頻繁，在缺乏檔案指導工作的情況下，檔案人員自身對本部門檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹的交接手續，導致新任檔案人員毫無經驗，對應當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。

三、重視“移交”有方法

專兼職檔案管理員更迭時交接問題的出現，檔案管理與檔案保管銜接上出現紕漏，與制度和工作規范上的責權不清很有關系。在此我們可以從兩個方面尋求解決辦法。

首先，制度加強。檔案交接要建章立制，納入單位工作程序和規章制度，檔案員離崗或調動，必須先辦理交接手續，才能簽發調動工作通知、辦理工資轉移手續。老檔案員離崗前必須做到：清理檔案，要賬物相符;新檔案員上崗前要做到：事前全面了解（包括檔案總體情況和移交程序等），認真開展移交。

其次，將實體交接和非實體交接相結合。在檔案員工作交接過程中，需要將檔案庫房的檔案數量統計及歸檔目錄等信息工具加以交接并查驗，這是實體的交接工作。其中，還包括檔案室的其他實體的交接與管理工具等財產交接。關于非實體的工作方法、檔案整理模式及本單位的檔案整理傳統及制度，也是需要交接的重要內容。實體檔案與實體財物的交接，可實現館藏檔案及財產的完整性與有效保管的銜接性。非實體的交接內容，關系到檔案管理模式的有效銜接、工作方式的有效銜接與檔案整理形式的前后一致性，便于管理、技術等方面的前后一致性與銜接。

再次，交互式移交。檔案移交工作涉及三方，即移交方，接收方以及監交方。這三方缺一不可，每一方的工作沒有做到位就會導致整個移交工作出現紕漏，不能順利交接。移交方做好檔案移交的各項準備，接收方也要主動了解其活動內容和工作活動情況，向上一任專（兼職）檔案管理員問清楚檔案保管和檔案工作情況，必要時要向移交方及時了解和檢查移交準備工作。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

四、結語

檔案管理工作政策性強、機密性高、專業性不容忽視。檔案移交作為檔案管理首要環節，是后續環節的前提和基礎，只有改變忽視檔案移交的現狀，大膽的直視檔案移交的癥結所在，積極的重視檔案移交， 通過加強制度建設，將實體交接和非實體交接相結合，做好移交方、接收方和監交方三方交互式移交等舉措，從而實現檔案移交的順利平穩進行，為檔案管理后續環節服務。

參考文獻

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