關于如何做好公路工程檔案管理工作的討論

徐東 伊鵬翀

摘要：公路工程檔案是公路規劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖紙照片、聲像制品等檔案資料，它們是公路工程建設的真實記錄，是記載公路建設事業發展的寶貴資料，是反映公路工程質量和解決合同糾紛的必要依據，其重要性不言而喻。做好公路工程檔案管理工作是公路管理工作的一項重要內容，采取各種有效措施把公路工程檔案管理工作做好，對公路長遠的規劃和完善公路工程項目管理都具有十分重要的作用。基于此，本文就如何做好公路工程檔案管理工作展開了討論。

關鍵詞：做好；公路工程；檔案管理

1公路工程檔案對于公路工程的重要性

當前公路工程建設對于地方經濟的發展有著重要的影響，而建立健全一套全面的公路工程檔案，對于公路工程的科學化管理也有著重要的意義。公路工程檔案中包含了公路工程建設過程中一些重要的技術資料以及工程施工的整個過程，它是日后對公路施工質量進行評價以及公路改建、擴建、維護等工作的重要依據，不僅關系著公路的日常管理維護，還涉及到相關科技資料的保管，因此相關部門應該重視對公路工程檔案的管理工作。

2公路工程檔案管理中存在的問題

2.1薄弱的檔案管理意識

（1）忽視檔案管理工作的重要性，很多單位都只注重工程建設的進度、質量與資金投入等，認為檔案工作不會帶來直接經濟效益，故而重視程度不高。即使個別單位有專門的檔案管理機構，但是未能在實際工作中落實，如同虛設，整體上表現為說起來重要，干起來次要，忙起來不要的局面。（2）缺少完善的體制機制，激勵保障措施不到位，很難將檔案管理人員的主動性與積極性有效調動起來，導致檔案管理人員工作整體效率不高。（3）忽視對檔案管理工作的學習與宣傳，大多數工程技術人員不能正確認識檔案工作，認為檔案管理工作有專人負責，與自己不相干，從而導致檔案管理脫節于工程項目。

2.2未能嚴格落實規章制度

（1）受到經費、人員等眾多因素影響，很多公路工程單位缺乏專門的檔案管理部門，也未能安排專職檔案人員，并且也沒有建設專門的檔案管理設施與場地，導致很難保證檔案的安全與質量。（2）缺乏健全的制度，檔案缺乏規范的操作流程與管理方法。主管單位檔案管理部分未認真履行指導、檢查和監督的職責，造成檔案資料與工程驗收要求不符。比如因為工程技術人員的頻繁流動，工程檔案資料沒有第一時間歸檔，從而對工程檔案真實性造成嚴重影響。

2.3檔案人員素質急需提高

從具體工作中可知，公路工程檔案管理對人員要求比較高。在公路工程建設時，經常會涉及到填寫施工技術表格、整理竣工圖紙、歸檔往來文件、對資料進行專業分類組卷等工作，這要求公路工程檔案人員不僅要掌握工程專業技術，還要提高檔案業務技能。但是，現階段符合公路工程檔案管理要求的人才十分匱乏。因此，需要不斷提升檔案人員的綜合素質。

3做好公路工程檔案管理的對策

3.1從思想上加強對公路工程檔案管理工作的重視程度

在現在的公路工程建設過程中，對檔案管理工作的不重視現象普遍存在，很多工程都是在工程即將完工時才開始檔案相關工作的整理，這種應付差事的現象使得檔案的整理變得更加困難。造成這種現象出現的主要原因就是，相關的工程管理部門對于檔案管理的重視程度不夠。檔案整理工作往往比較瑣碎，而且并不能給施工企業帶來現實的經濟效益，而且在施工現場施工人員的主要精力都放在了工程上，即使對檔案資料進行整理，也往往是馬馬虎虎，資料的完整性較差，因此，相關的部門應該定期對檔案資料進行檢查，提高施工人員對檔案整理的重視程度，避免檔案整理工作的長期積累現象。如果有必要的話，可以采取強制的辦法如計量支付掛鉤的方法，來提高檔案管理工作的正常開展。此外，相關的管理部門和人員還應該重視對施工企業相關人員的檔案知識輸送，提高他們的法制觀念。

3.2創新體制機制

（1）規范工作標準。交通部根據公路工程項目特點與檔案管理要求，制定了公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法，全面系統地對公路工程檔案工作職責、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出規定，是公路工程檔案管理的統一工作標準。在實際工作中，必須將該辦法落到實處，從細節處入手，突出重點，有序實施，讓公路工程檔案管理工程更加科學、標準與規范。（2）加強檢查指導。建設單位檔案部門是公路工程檔案的主管部門，應承擔其相應責任，做好對建設、施工等單位檔案工作的指導工作。可以建立檔案管理臺賬，及時了解檔案管理動態信息，并到工程現場開展指導工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點環節與薄弱環節，細致開展各階段驗收檢查工作。檔案人員要積極參與工程調度會、技術研討會和設計交底會，準確掌握工程整體進度，提高檔案工程的實效性。

3.3利用先進技術手段，加快公路工程檔案管理現代化步伐

現代信息技術的出現和普及給公路工程檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統的公路工程檔案保存及管理技術正面臨著越來越大的挑戰。在信息技術應用日益普及的今天，利用全新的信息技術去研究和探索公路工程檔案管理的新理念、新方法正逐步被人們所重視。各級公路工程檔案部門積極開展了檔案管理現代化的相關工作，計算機、掃描儀、管理軟件等現代化手段在公路工程檔案管理工作中得到了大量應用，使文檔管理實現了現代化。這種現代辦公系統使用方便快捷，避免了原始書面材料的易丟失損毀等缺點，大大提高了工作效率。

3.4不斷加強學習，提高公路工程檔案管理人員的素質

提高公路工程檔案管理人員各方面素質是做好公路工程檔案管理工作的前提條件。公路工程檔案管理部門應重視公路工程檔案管理人員的培養，加強培訓，不斷提高公路工程檔案管理人員的素質和能力。不僅要對檔案專業知識進行學習，還要學習工程建設專業各項技術知識，而且要認真學習領會各級主管部門制定的各項關于公路工程檔案的法規，如檔案法及其檔案法實施辦法、國家重點建設項目檔案驗收規范、公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法等，同時更要掌握管理公路工程檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能，使公路工程檔案管理人員能切實保證公路工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，更好地為公路工程建設服務。

4結束語

總的來說，做好公路工程檔案管理工作意義重大，加強對公路工程檔案的利用與管理，有利于進一步促進公路工程建設事業的發展。因此，身為檔案管理人員，要始終保持認真踏實、愛崗敬業的精神，認真做好公路工程檔案管理中的各項工作，為工程建設管理提供優質高效的服務，從而創造出更大的社會與經濟效益。

參考文獻：

[1]新時期公路工程檔案管理的探討[J].林濤.四川水泥.2017（08）.

[2]淺談公路工程檔案管理中的幾個重要環節[J].高靈芝.辦公室業務.2014（17）.

（作者單位：興安盟鼎誠路橋有限公司）