畢業生檔案棄檔風險及預警管理

姚佳均

摘 要：大學畢業生檔案記載著大學生在校期間各個方面的基本情況，是用人單位全面了解大學生的重要依據。但是，現在大學生畢業生棄檔的問題非常嚴重，這不利于我國各項相關工作的開展。本文圍繞畢業生檔案棄檔風險和預警管理展開分析。

關鍵詞：畢業生檔案；棄檔風險；預警管理

1 大學畢業生檔案的作用分析

1.1 大學畢業生檔案是畢業生的重要材料和憑證

從畢業生自身分析，畢業生檔案是其就業之后從事眾多活動不可或缺的憑證。畢業生工作之后的轉正定級、職務晉升、保險繳納以及研究生考試等等都需要檔案給予相關信息，發揮其重要的憑證作用。從國家、社會方面進行分析，畢業生檔案是國家和組織甄選人才的重要依據之一。面對企事業單位的招聘、公務員的錄取等工作，調查檔案必然是要開展的一項考查環節，假如在考查的過程中發現畢業生檔案材料存在漏洞甚至是直接丟失，國家相關機關和用人單位是有權拒絕接收該畢業生的，直接會對畢業生的就業造成限制。

1.2 大學畢業生檔案是用人單位深層次了解畢業生的重要性依據

首先，通過大學畢業生檔案，用人單位能夠及時全面地掌握畢業生的基本情況。通過大學畢業生檔案，我們可以看到此畢業生的學歷、學習成績、實習經歷以及工作經歷等等，更為重要的是還能了解到大學畢業生的思想狀況以及道德素質，情況反映的較為全面。如果一個用人單位想要對畢業生的情況盡快掌握，選擇查閱畢業生的檔案是最為快捷的途徑。另外，通過查閱畢業生的檔案還可以幫助用人單位合理配置人才資源。通常而言，大學畢業生檔案所反映的員工狀態和信息是更為客觀、真實的。這可以為各級組織和部門制定合理的人力資源戰略提供有效的依據。通過對檔案的查閱，幫助用人單位及時發現人才、選拔人才、分配人才，將人的能力發揮到最大。

2 大學畢業生棄檔的風險源

2.1 從國家方面入手分析，隨著棄檔現象的不斷增加，構建和諧社會的步伐會受到影響

在新的歷史時期，大學生就業工作和整個國家的穩定密切相關，怎樣以合理的方式最大限度地保障畢業生的權利，促使大學生更好就業是現在政府和社會共同關注的焦點和重點問題。隨著棄檔問題的出現和不斷蔓延，在一定程度上反映了中國現有就業保障體制中存在漏洞，從長遠角度分析，這不利于學生未來生活和工作的發展。

2.2 從個人角度入手分析，棄檔可以影響到自身工齡計算、轉正等工作的開展

根據現有的政策，應屆畢業生即使沒有找到工作，但是只要將檔案轉入人才市場做人事代理就可以了，在人事代理的這段時間工齡計算、轉正、調資等事宜都是可以正常辦理的。許多畢業生因為對這個政策了解不夠，所以在就業之后沒有在第一時間辦理人事代理等相關手續，限制了自身工齡、養老保險繳費年限等的認定，造成了很大的損失。

2.3 從社會層面進行分析，棄檔者的失信導致檔案管理部門承擔著高額的管理成本

隨著棄檔、死檔現象的增加，導致人社局的檔案管理部門承擔著大量的人力、財力和精力開展管理工作，目前已經苦不堪言，但是這種惡劣的情況卻還在繼續。根據有關規定，人社局檔案管理部門只要接收到檔案，即使本人沒有辦理相關的手續，該部門還是要先開展管理工作，不能將檔案退回或者是銷毀。因此，許多大學生在質疑檔案管理部門為什么收費過高的問題時要多從自身找原因。

3 畢業生檔案風險預警管理對策

3.1 人社局檔案管理部門應該堅持規范管理的原則，靈活收取相關的費用

對于存在大量棄檔現象的地區，此地區的人才市場檔案管理部門一定要對現有的檔案進行規范性管理，并且還要及時和當事人聯系，與此同時，對于部門所保管的棄檔、死檔等都要妥善安置。另外，結合當地的實際情況看選擇降低管理費用或者是不收管理費用的方式能夠將棄檔問題的蔓延速度降下來。比如，現在已經有一些省市開始嘗試著對應屆生不收檔案保管費，這是值得各個地區學習和借鑒的。除此之外，為了更加有效地解決大量棄檔問題引起的無法收取保管費用的問題，我們可以嘗試著將收費的環節提前，換句話說，在學生畢業之前由學生代為簽人事代理合同并且收取相關的費用。

3.2 對現有的檔案管理模式進行改革，重新樹立人事檔案形象

通過分析現有的大量棄檔現象，從深層次進行挖掘，我們國家相關的人事制度和檔案制度肯定都存在各種各樣的問題。人事檔案面對新的形勢下人事制度改革的特點該怎樣適應，對現有的檔案管理模式進行改革，是值得我們不斷深究的。具體來講，可以從以下幾個方面著手改革：首先，不斷強化人事檔案在用人環節上的作用，現在我們實行的用人程序是先簽約再調檔，但是卻導致出現檔案可調檔或者是不調檔的現象，模棱兩可讓人無所適從。對于這種問題，各個用人單位在用人時一定要堅持調檔之后再簽約，調檔審查優先于簽約階段，之前出現的無檔調檔或者是重新建檔的方式都是必須要避免的；其次，個人在交納社會保險或者落戶的時候，必須由檔案管理部門出具人事代理合同，這樣可以幫助我們增加檔案在個人活動中的約束力；第三，和全國各個高校的招生電子檔案結合起來，建立起流動性且透明度高的個人電子檔案賬戶，并且要加入誠信記錄，邀請個人參與更新、監督其中的信息。

3.3 社會、高校等相關職能部門要加大對畢業生檔案相關政策宣傳的力度

想要從根本上解決棄檔問題還是要從提升畢業生檔案意識方面下功夫，以政策宣傳的方式可以幫助我們達到此效果。關于檔案的作用、各類人事代理的相關政策都是我們要進行政策宣傳的主要內容。政策宣傳的主體是高校和相關的人社局檔案管理部門。宣傳的對象可以鎖定各大高校畢業生，將其作為宣傳的主體對象，而在校生是關鍵被宣傳對象。宣傳的方式是比較多的，尤其隨著互聯網和計算機技術的推廣與普及，有效增加了我們的宣傳方式。現在比較容易被學生接受的載體包括網絡、宣傳單以及微博等等。

3.4 建立全國聯網，省、市、縣、學校多方共同參與的畢業生檔案查詢綜合系統

通過觀察我們發現，在棄檔的一些畢業生中，很大一部分學生是因為畢業多年之后，不知道自己的檔案現在處于什么地方進行保管，并且找不到合適的渠道進行查找。面對這個問題，我們應該進一步升級畢業生檔案網上查詢系統，畢業生只要輸入相關的信息，就可以準確地知道自己檔案現在的處理情況，一方面滿足畢業生隨時可以查找到自己檔案取向的要求，另一方面還大大降低了檔案管理人員的工作量。所以，現在我們可以嘗試建立全國聯網，省、市、縣、學校多方共同參與的畢業生檔案查詢綜合系統，盡可能避免畢業生棄檔問題的發生。

參考文獻：

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