企業(yè)實行集中采購管理的探討

摘 要：在市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)采購成為管理者必須思考的問題，目前越來越多的企業(yè)實行集中采購的模式，對企業(yè)的發(fā)展有很大幫助。

關(guān)鍵詞：分散采購；集中采購；資源整合

引言

采購對于一個企業(yè)來說是一個必須妥善處理的問題，我國已經(jīng)出臺了采購法說明采購已經(jīng)走上了法制化進(jìn)程，集中采購對一個企業(yè)來說有很多好處，對于財務(wù)人員來說在管理上也有很多方便。

1、 集中采購的意義

集中采購是對企業(yè)的采購行為統(tǒng)一管理集中處理的一種辦公方式。 目前很多企業(yè)都采取這種采購管理模式，它可以節(jié)約成本便于企業(yè)財務(wù)統(tǒng)一核銷管理。

首先，集中采購便于節(jié)約時間節(jié)省人力物力，把分散的各部門采購行為集中到一起處理。大企業(yè)的集中購買力會吸引供貨商競相壓價，競爭這塊市場所以集中購買比零散購買會便宜很多，有效地節(jié)約了資金享受團(tuán)購優(yōu)惠價格體現(xiàn)出集中采購優(yōu)勢。

要推行集中采購必須依靠大企業(yè)集團(tuán)優(yōu)勢，按照合理的程序進(jìn)行辦理。

（1）大企業(yè)在進(jìn)行集中采購時候，采取招投標(biāo)方式進(jìn)行采購，要求價格合理大批量采購。

（2）整個企業(yè)或者集團(tuán)同一申購文具或者辦公用品，一年分幾次進(jìn)行統(tǒng)計然后統(tǒng)一購買。

（3）采購的時候利用大批量進(jìn)貨的優(yōu)勢，進(jìn)行采購招標(biāo)在招標(biāo)采購中，自然要比較多家進(jìn)貨渠道選擇性價比最合適的商家進(jìn)貨。

（4）通過大批量的采購改變了零碎采購帶來的交通費等額外支出，由于大批量采購得到了一手貨源，極大地降低了采購價所購商品同意庫存節(jié)約了各種費用。

2、集中采購的作用

現(xiàn)在大中型企業(yè)都在集中采購，就連小型企業(yè)也知道買文化用品，辦公用品統(tǒng)一管理，因為集中采購對于一個企業(yè)來說是必不可少的管理方法之一，哲學(xué)家說要一分為二的看待問題，所以下面說說集中采購的優(yōu)缺點。

（1）有利于統(tǒng)一購買

企業(yè)在采購過程中采取集中采購的方式，可以明確整個企業(yè)的購買力和了解企業(yè)采購支出的費用，節(jié)約時間。

企業(yè)采購是一個企業(yè)很重要的財務(wù)支出，通過集中采購鍛煉了企業(yè)人員素質(zhì)，優(yōu)化了采購物資品質(zhì)，實現(xiàn)了辦公用品統(tǒng)一管理。

（2）可以利用數(shù)量優(yōu)勢降低成本

通過大批量的購買集中了以前分散的購買力，由于數(shù)量較大可以直接聯(lián)系到供貨商，省了中間環(huán)節(jié)拿到了第一手批發(fā)價格，廠家和供貨商為了可以和大客戶建立一種長期供銷關(guān)系，會提供比市場價格低很多的產(chǎn)品為企業(yè)節(jié)省大量資金。

（3）可以減少不必要開支

通過大批量購買可以得到實惠價格，因為數(shù)量很大很多廠家都會找上門來推銷，這時可以采用招標(biāo)方式廠家會競相壓價而且提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在招投標(biāo)過程中企業(yè)完全掌握話語權(quán)，對于所購商品可以提出對自己有利的特殊要求，企業(yè)在進(jìn)行集中購買的時候，可以根據(jù)本單位的實際情況，對所需商品統(tǒng)籌安排從大局出發(fā)，按照部門需要有的辦公用品有的部門就需要一個兩個的，在以前根本不能降價通過集中購買可以集中幾個部門的需要，或者一起購買幾年的商品這樣就提高了數(shù)量，得到了直接和廠家見面的機(jī)會所以會得到價格優(yōu)惠。集中購買可以減少以前那種經(jīng)常購買辦公用品帶來的交通費用，通過集中購買一次性報銷也會減少財務(wù)人員壓力。

（4） 有利于杜絕采購中的腐敗現(xiàn)象

由于以前那種各部門自己采購辦公用品缺乏監(jiān)管，在采購中每個部門都隨便選擇，價格和央視都不統(tǒng)一而且在購買時候有的還會出現(xiàn)“吃回扣”現(xiàn)象。采用辦公用品集中購買以后，可以統(tǒng)一規(guī)劃購買方案在價格和數(shù)量上都是透明的，由于業(yè)務(wù)量大有的單位通過招標(biāo)來進(jìn)行采購，這種形式公開透明完全有機(jī)的避免了暗箱操作的可能。通過集中購買辦公用品增加了大企業(yè)之間各部門的溝通，有利于團(tuán)隊精神建設(shè)增加個部門之間的凝聚力。

3、集中采購的問題

企業(yè)辦公用品集中采購有很多缺點，前文說過任何事物有優(yōu)點也有缺點，集中采購也會有缺點。

（1）有時會臨時缺貨

由于辦公用品集中管理購買權(quán)相對集中，導(dǎo)致辦公用品供應(yīng)只會按計劃走，對于辦公用品的購買消耗不再像以前那么自由。

由于集中購買規(guī)模比較大要形成一個購買流程，先由各部門提出購買計劃，然后由總部進(jìn)行研究有的企業(yè)還會形成招標(biāo)文件，通過招投標(biāo)來解決采購問題，這一系列的程序需要一個過程勢必要一個運作的時間。所以對于有的部門急需的辦公設(shè)備，就會由于不能得到及時的補充耽誤了時間以至于影響到其他部門的正常運轉(zhuǎn)。

（2）規(guī)模不大的集中購買沒有什么意義

集中購買對于大型企業(yè)來說由于采購量大可以得到廠家的重視在質(zhì)量和價格上都會得到優(yōu)惠，有的企業(yè)比較小購買力有限，主要是數(shù)量上形不成規(guī)模達(dá)不到廠家批發(fā)家的數(shù)量要求，因此廠家不會提供第一手貨源失去了集中購買的主要有利因素，單位在經(jīng)過了一系列的統(tǒng)籌、調(diào)查、計劃以后通過集中購買所產(chǎn)生的效益，沒有什么提高還因為耽誤了時間影響到創(chuàng)收部門的正常工作開展可謂是得不償失了。

（3）采購統(tǒng)籌方面有問題

在企業(yè)集中采購中，沒有做好充分準(zhǔn)備缺乏統(tǒng)籌的計劃安排，工作效率低下影響到其他部門正常開展工作。采購管理不到位對于企業(yè)所需辦公用品了解不充分，所以在具體部門繼續(xù)辦公設(shè)備時候臨時采購，得不到價格優(yōu)惠完全失去了大宗商品集中購買的優(yōu)勢，反而因為臨時購買在價格和質(zhì)量上都得不到保證，還會影響到其他部門的正常工作開展。因此要想發(fā)揮集中購買的優(yōu)勢，就要對所需商品統(tǒng)籌安排做好采購計劃。對很多單位來說做商品采購計劃比較困難，既要掌握單位歷史以來的采購數(shù)據(jù)，還要打出提前量對于有可能發(fā)生的臨時購買產(chǎn)品也要做提前準(zhǔn)備以備不時之需。

4 利用集中采購解決分散采購的缺點問題

利用集中采購規(guī)模大數(shù)量多的優(yōu)勢采用統(tǒng)一招投標(biāo)管理，享受價格上的優(yōu)勢解決了分散采購質(zhì)量得不到保障，形不成規(guī)模只能接受市場價的劣勢。采用集中采購可以有一定的選擇權(quán)和自主權(quán)，能夠得到量身定做的商品更適合本單位使用，如果分散采購在現(xiàn)在的承包形勢下，項目部為了節(jié)約資金一定會采購價格低廉的產(chǎn)品導(dǎo)致工程質(zhì)量下降，所以集中采購可以避免這種問題，集中采購還可以避免暗箱操作杜絕滋生腐敗，集中采購還有利于盤活資金因為統(tǒng)一結(jié)算數(shù)目巨大，一般都會等到年底統(tǒng)一結(jié)算所以就盤活了流動資金提高了流動資金利用率。有效地避免了層層采購占用資金占用庫存的分散采購的不足之處。

5 集中管理的關(guān)鍵工作

集中管理是一種業(yè)務(wù)和權(quán)利歸口管理的形式，避免了分散管理的亂象。集中管理部門要及時了解企業(yè)的內(nèi)部需要情況，要根據(jù)內(nèi)部需要制定采購計劃，為了做好采購集中管理要做好基礎(chǔ)工作，建立集中采購的計劃和標(biāo)準(zhǔn)按照規(guī)范進(jìn)行集中采購，要有計劃地開展工作，采購計劃的制定要建立在科學(xué)的決策基礎(chǔ)之上，要按照計劃組織貨源簽訂合同。在定價環(huán)節(jié)要明確程序杜絕個人行為，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，采購的物資必須三證俱全：要有質(zhì)量合格證、出廠合格證和企業(yè)生產(chǎn)資質(zhì)，要選擇售后服務(wù)好的供貨商，建立長期合作關(guān)系便于所購產(chǎn)品的維修服務(wù)，所購物資要貨比三家對供貨商的信譽、資質(zhì)要進(jìn)行調(diào)查研究，要選擇那種比較穩(wěn)定的企業(yè)作為長期合作伙伴，要簽訂正規(guī)的有法律效益的采購合同，規(guī)避合同風(fēng)險所帶來的無謂的經(jīng)濟(jì)損失。

6.結(jié)語

辦公用品集中采購對于各個大中企業(yè)來說利大于弊，現(xiàn)在成為大型企業(yè)財務(wù)管理的主流方式，在具體操作中要做好計劃分工明確避免因為集中購買造成負(fù)面影響，集中購買是一項要求很高的工作要做好充分的準(zhǔn)備科學(xué)的統(tǒng)籌安排保障采購的順利進(jìn)行。

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作者簡介：

徐井紅（1968-），女，研究生，經(jīng)濟(jì)師，工程師，從事工程咨詢及招標(biāo)進(jìn)出口工作。