農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

余志慧

【摘 要】現(xiàn)階段，很多農(nóng)業(yè)科學(xué)院都已經(jīng)建立了相應(yīng)的新型農(nóng)業(yè)科研實(shí)驗(yàn)基地，而新建試驗(yàn)基地的基建檔案是試驗(yàn)基地整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，必須要進(jìn)行合理地管制和規(guī)劃。尤其是在信息化時(shí)代發(fā)展的浪潮中，信息化技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位基建工程的檔案實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)優(yōu)化管理具有非常重要的意義。

【Abstract】 At present， many academies of agricultural sciences have established corresponding new agricultural scientific research experimental bases， and the infrastructure archives of the new experimental bases are an important part of the overall planning and management of the experimental bases， which must be controlled and planned reasonably. Especially in the wave of development in the information age， it is very important to combine information technology and science and technology to carry out rigorous optimization management of archives of infrastructure projects in agricultural research institutions.

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;基建工程;檔案管理;信息化技術(shù);可持續(xù)性發(fā)展

【Keywords】agricultural research institution; infrastructure project; archives management; information technology; sustainable development

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）08-0029-02

1 引言

自從我國(guó)進(jìn)入改革開(kāi)放階段以來(lái)，綜合國(guó)力得到明顯的提升，無(wú)論在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，還是在科學(xué)技術(shù)方面，都取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)城市正在不斷進(jìn)步，社會(huì)方方面面的發(fā)展都呈現(xiàn)出生機(jī)勃勃的態(tài)勢(shì)。隨著農(nóng)業(yè)科研工作的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)基建工程建設(shè)的重要性不言而喻，而加強(qiáng)基建工程檔案的信息化管理工作具有非常重要的意義。

2 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的特征

一般來(lái)說(shuō)，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理工作具有三個(gè)特性，第一個(gè)特性是靈活性。因?yàn)榛n案的記錄形式分為文書(shū)檔案和聲像檔案，文書(shū)檔案是以年度為限進(jìn)行歸檔的，但是農(nóng)業(yè)科研單位在進(jìn)行記錄的時(shí)候，要依據(jù)某些專業(yè)方面的具體活動(dòng)情況，因此，形成檔案的規(guī)律會(huì)有所不同，常常需要以時(shí)間為限進(jìn)行歸檔。而聲像檔案是對(duì)實(shí)時(shí)瞬間和階段的真實(shí)記載，必須要掌握及時(shí)歸檔的原則，才能夠積極地反映出農(nóng)業(yè)科研單位的重大事件、重要活動(dòng)和重要人物的真實(shí)面貌[1]。第二個(gè)特性是完整性，只有特別強(qiáng)調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)規(guī)律收集的檔案才具有意義，才能夠?yàn)槿蘸蠊こ痰氖褂锰峁┗A(chǔ)資料。第三個(gè)特性是實(shí)效性，由于農(nóng)業(yè)科研檔案記載和反映的內(nèi)容是農(nóng)業(yè)科研某個(gè)方面的工作活動(dòng)情況，所以實(shí)效性和紀(jì)實(shí)意義較為關(guān)鍵。

3 農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的信息化管理思考

3.1 設(shè)立專業(yè)的基建檔案員

在農(nóng)業(yè)科研單位基建工程正式啟動(dòng)之前，必須要根據(jù)實(shí)際的情況成立不同規(guī)模的基建工程建設(shè)辦公室。這一點(diǎn)在現(xiàn)階段的工作過(guò)程中已經(jīng)得到了落實(shí)，但是每個(gè)工程的具體操作流程還都是各自負(fù)責(zé)，并沒(méi)有統(tǒng)籌性的檔案管理人員，最終使得整個(gè)基建工程的檔案工作都處于一個(gè)混沌的狀態(tài)。而且農(nóng)業(yè)科研單位基建工程本身建設(shè)規(guī)模比較大、參與的單位數(shù)量多且性質(zhì)復(fù)，相應(yīng)的檔案管理工作難度也很大。為了解決這一問(wèn)題，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案管理的過(guò)程中必須要設(shè)置專業(yè)化的基建檔案管理部門，并配備不同數(shù)量的基建檔案員進(jìn)行工作才能夠形成合理的基建工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。這樣做的意義之一是有助于加強(qiáng)相關(guān)檔案管理從業(yè)人員的工作意識(shí)和工作能力，意義之二則是能夠更好地掌握農(nóng)業(yè)科研單位基建工程建設(shè)的工作計(jì)劃和工作進(jìn)度，對(duì)其發(fā)展規(guī)律有所了解，從而根據(jù)不同的變化來(lái)建立更為完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 加強(qiáng)信息化創(chuàng)新意識(shí)的應(yīng)用和發(fā)展

隨著全球化進(jìn)程的不斷深入和信息時(shí)代的全面到來(lái)，我國(guó)的信息化技術(shù)發(fā)展十分迅速，而且社會(huì)的信息化發(fā)展趨勢(shì)愈演愈烈。因此，信息化創(chuàng)新意識(shí)的應(yīng)用和發(fā)展具有必要性，如果我們對(duì)待現(xiàn)階段的工作還和傳統(tǒng)的工作方式一樣，并不進(jìn)行改革創(chuàng)新，最終會(huì)造成工作發(fā)展停滯不前，輕則出現(xiàn)原地踏步的情況，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)工作水平倒退的現(xiàn)象。對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期的基建工程檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要求相應(yīng)的檔案管理人員可以把眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，以宏觀的視角來(lái)看待基建工程檔案管理的發(fā)展，對(duì)管理工作的形式進(jìn)行不斷地創(chuàng)新。首先，農(nóng)業(yè)科研單位基建工程的檔案所涉及的內(nèi)容非常多，不僅是領(lǐng)導(dǎo)者、還有技術(shù)人員、施工人員以及監(jiān)測(cè)人員，這就需要相應(yīng)的檔案管理人員可以熟練地應(yīng)對(duì)調(diào)查研究、研究目的、研究條件及準(zhǔn)備、理論總結(jié)等方面的問(wèn)題，在面臨大量數(shù)據(jù)處理的時(shí)候做到有條不紊[2]。其次，還要借助現(xiàn)代化的手段來(lái)解決數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)收集不合理以及數(shù)據(jù)分析的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和信息化。

3.3 健全基建工程檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)不同類型的農(nóng)業(yè)科研單位基建工程制定《XX基建工程大難歸檔范圍和保管期限表》《XX基建工程檔案管理崗位職責(zé)》《XX基建工程檔案整理規(guī)劃》等規(guī)章制度，對(duì)于基建工程各個(gè)階段的檔案收集工作應(yīng)做到真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性并存，所有的工作步驟一定都要按照條例規(guī)定來(lái)進(jìn)行，不得有任何個(gè)人行為。而且在進(jìn)行后期查閱和借閱農(nóng)業(yè)科研單位基建工程檔案的時(shí)候，還需要對(duì)每一次的使用都做好復(fù)印、掃描、拍照、記錄等工作，防止出現(xiàn)丟失或者損壞檔案的情況。

4 結(jié)語(yǔ)

目前，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科技水平的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用趨于完善，并且已經(jīng)對(duì)人們的日常工作和生活產(chǎn)生了很大的影響。而農(nóng)業(yè)科研單位在進(jìn)行新的基建工程建設(shè)過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和信息，這些資料都應(yīng)該被記錄下來(lái)并以檔案的形式進(jìn)行保存，并在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，對(duì)檔案進(jìn)行更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)胤诸惡凸芾?，為后期的使用和查看提供方便?/p>

【參考文獻(xiàn)】

【1】魏繼昌.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研院所基建項(xiàng)目管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2019（22）：42-43.

【2】申新彪.推進(jìn)基建檔案資料科學(xué)化管理的實(shí)踐探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：137.