事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

顏銳 楊帆 董鍵

【摘 要】當前信息化建設(shè)在我國發(fā)展迅速，信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用也逐漸普及，在這個過程中，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也面臨著一些難題，對工作造成了一定的阻礙。論文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行了研究和分析，并提出了相應(yīng)的解決策略以供參考。

【Abstract】 At present， information construction is developing rapidly in China， and the application of information technology in the archives management of public institutions is gradually popularized. In this process， the construction of information management of public institutions is also facing some difficulties， which has caused some obstacles to the work. This paper studies and analyzes the problems existing in the process of information construction of archives management in public institutions， and puts forward corresponding solutions， for reference.

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

【Keywords】public institution; archives management; information construction

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）08-0036-02

1 引言

對于事業(yè)單位而言，檔案是事業(yè)單位發(fā)展的“信息儲存庫”，很多信息可能涉及事業(yè)單位重要機密，對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要幫助。因此，檔案管理工作就成為了一項重要的工作任務(wù)，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到事業(yè)單位的工作效率。開展檔案管理工作時，需要保證檔案的安全性。以傳統(tǒng)的檔案管理工作來應(yīng)對當前經(jīng)濟發(fā)展形勢已經(jīng)力不從心，因此，需要針對檔案管理工作展開信息化建設(shè)，解決事業(yè)單位信息化建設(shè)中存在的問題，有效保證事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設(shè)存在缺陷，工作人員水平不高

在我國的大多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)工作經(jīng)常存在錄入檔案標題欠缺、序號錯誤、缺少目錄等一系列問題，導(dǎo)致出現(xiàn)這些細節(jié)問題的原因是事業(yè)單位管理制度的缺乏，制度落實不到位，很多事業(yè)單位只注重制度的形式，落實卻相差甚遠[1]。少數(shù)單位對于檔案管理工作的認知還處于只要有人監(jiān)管就行的理念，其中常有單位安排退休老員工進行監(jiān)管，退休職工對于現(xiàn)代化技術(shù)知識了解甚少，對管理檔案沒有嚴格的認知，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作效率較低，缺乏專業(yè)知識人才，沒有全面實施檔案管理信息化建設(shè)，未能實現(xiàn)跟隨時代的步伐同步發(fā)展。

2.2 檔案檢索效率低，缺乏信息化建設(shè)意識

在檔案檢索過程中，目前主要方式還是通過人工或者計算機的方式進行，想要提高工作效率，還需要全面融入現(xiàn)代信息化技術(shù)工具才會檔案檢索更加高效便捷。在工作人員方面，他們的專業(yè)程度決定了檔案管理的質(zhì)量，但在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作中，管理人員還缺乏對檔案管理信息化建設(shè)的意識，始終堅守傳統(tǒng)的工作方式，沒有創(chuàng)新及應(yīng)用先進技術(shù)的觀念，使得檔案管理工作當前現(xiàn)狀處于效率低的狀態(tài)，陳舊的理念逐漸不適用于信息化建設(shè)檔案管理。

2.3 檔案利用效率不高，缺乏資金投入

檔案的管理和利用對事業(yè)單位的意義重大，相關(guān)檔案資料可以提供重要的信息，幫助事業(yè)單位對未來進行規(guī)劃或者回顧過去總結(jié)經(jīng)驗。但根據(jù)調(diào)查情況反應(yīng)，多數(shù)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠高，缺乏對信息資源的管理及有效利用，同時，因為檔案管理工作沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致在資金上也缺乏投入，沒有了資金的投入，單位就無法引進先進的技術(shù)和設(shè)備，從而跟不上時代步伐，最終檔案管理工作在發(fā)展上停滯不前。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有效策略

3.1 完善事業(yè)單位檔案管理制度

要想對檔案管理工作進行革新，就要對制度進行全面地完善，并嚴格執(zhí)行，對于當前檔案管理工作制度上的不足之處需要徹底改正[2]。

對于當前檔案管理制度來說，其很多事業(yè)單位使用的制度都比較陳舊，相對來說，現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)帶來了大量的信息，對此，檔案管理工作就迫切需要保障電子文件內(nèi)容的真實性、安全性、可靠性，這也是傳統(tǒng)檔案管理工作很少涉及的內(nèi)容，是需要去解決的新問題，對此，檔案管理工作的制度要更具實用性。

3.2 重視檔案管理工作，完善監(jiān)督管理內(nèi)容

由于檔案管理工作具有很高的重要性，因此，檔案管理要想取得技術(shù)革新，這項工作就應(yīng)得到充分的重視，只有重視程度的提高，檔案管理信息化建設(shè)工作才能更好發(fā)展。同時，要創(chuàng)新思想觀念，及時了解社會發(fā)展的需求，跟隨時代的步伐，使得檔案管理工作開創(chuàng)與時俱進的新格局。同時，檔案管理工作的作用非同小可，應(yīng)對從事檔案管理的相關(guān)人員進行專業(yè)知識強化指導(dǎo)，從最基礎(chǔ)的人力上進行提升，指導(dǎo)其科學開展檔案管理工作，讓每一位工作人員都牢固掌握專業(yè)知識。如果檔案管理工作不夠細致，那么事業(yè)單位就很難實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)水平的提高。

3.3 充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方法

檔案管理信息化建設(shè)工作在擁有專業(yè)人員管理、制度革新的基礎(chǔ)上，還需要依托先進的設(shè)備工具來完成革新。現(xiàn)代化的管理方法離不開設(shè)備工具的輔助。

在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與設(shè)備，實施全新的理論與技術(shù)方法，從而使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作更好地開展。

4 結(jié)語

總而言之，在新時代發(fā)展背景下，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)工作是大勢所趨，事業(yè)單位應(yīng)對建設(shè)過程中存在的問題進行分析，完善檔案管理制度，實施針對性強的、有效的策略，全面開展檔案管理信息化建設(shè)工作，推動事業(yè)單位更好發(fā)展。

【參考文獻】

【1】蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（5）：127-128.

【2】史向云.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].內(nèi)蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，44（5）：166-168.