探析高中圖書館檔案優(yōu)化的措施及思考

鄂佩麗

摘要：隨著當(dāng)今信息化管理建設(shè)的不斷發(fā)展，圖書館檔案材料種類數(shù)量也日益增多，優(yōu)化圖書館檔案管理也是勢在必行的事情。優(yōu)化圖書館檔案管理能夠更好地促進(jìn)信息和專業(yè)檔案管理庫的建設(shè)。本文就對如何優(yōu)化圖書館檔案管理展開研究。

關(guān)鍵詞：高中圖書館檔案;優(yōu)化管理;措施

近些年來，隨著我國院校自身教育規(guī)模的擴大，圖書館檔案管理是各高校現(xiàn)代化建設(shè)的一部分。因此，優(yōu)化高校圖書館檔案管理，對提高圖書館檔案利用率和促進(jìn)高校圖書館各項服務(wù)工作具有重要意義。

一、圖書館檔案管理目前存在的問題

（一）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

隨著現(xiàn)代科技與圖書館檔案的日益增加，對圖書館檔案數(shù)字化進(jìn)程的要求也越來越高。但部分高校圖書館在檔案整體管理上管理模式較為傳統(tǒng)，檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。特別是圖書館中館藏文書檔案數(shù)量較大，而且基本以紙質(zhì)形式在進(jìn)行管理。在現(xiàn)代信息化的背景下，傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已不適應(yīng)時代的而發(fā)展，在載體和數(shù)量的方面存在明顯的欠缺，導(dǎo)致圖書館檔案管理在圖書館管理整體結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈發(fā)減小。

（二）檔案管理制度不完善、管理水平低

從目前的檔案管理情況發(fā)現(xiàn)，文件管理沒有完整的分門別類的方法，大多是按照傳統(tǒng)的分類方法，如數(shù)字法和字母法，傳統(tǒng)的分類方法雖然能夠井然有序地對文件檔案進(jìn)行排序管理，但在另一層面上是無法進(jìn)行相對分類查找的。另一方面，部分圖書館檔案管理機構(gòu)水平不高，檔案管理人員不固定且崗位職責(zé)不明確，服務(wù)質(zhì)量不均衡，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和條件落后，造成了檔案管理發(fā)展的滯后，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

（三）檔案管理意識薄弱

在以上的基礎(chǔ)上可以見得，圖書館的檔案管理沒有受到足夠的重視，圖書館管理人員大多認(rèn)為只要沿用之前的管理方法對圖書館里的文件、檔案進(jìn)行簡單的分類，然后有搜索引擎系統(tǒng)就夠了。而且相關(guān)的檔案管理制度和措施在得到提出后在實際工作中卻沒有得到有效落實，檔案管理依舊維持原來的管理模式。

二、優(yōu)化圖書館檔案管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠確保圖書館工作的順利進(jìn)行

圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館藏書的具體實際情況、圖書館工作的原始記錄、圖書館工作人員的編制管理、圖書館工作人員的工作成果和經(jīng)驗等。形成良好的圖書館管理體系和模式對圖書館整體管理和未來發(fā)展有著重要的意義。

（二）檔案管理是圖書館進(jìn)行科學(xué)管理的重要手段

一方面，建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，可以進(jìn)一步提高圖書館自身的管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案管理在圖書館整個管理系統(tǒng)中的作用，從而實現(xiàn)圖書館標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理。另一方面，優(yōu)化檔案管理還可優(yōu)化對讀者的服務(wù)工作，能夠進(jìn)行詳細(xì)的記錄工作，為圖書館在今后的發(fā)展過程中進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

三、優(yōu)化圖書館檔案管理的具體措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制

圖書館管理是一個龐大的體系，很多檔案材料涉及到很多領(lǐng)域和很多部門。因此，在進(jìn)行晚上圖書館檔案管理機制的過程中就要協(xié)調(diào)多方工作進(jìn)行系統(tǒng)化服務(wù)，包括建立檔案保管期限表、規(guī)定文件和資料歸檔范圍等，從而建立健全圖書館檔案管理機制，加強圖書館檔案信息管理制度落實，提高圖書館檔案管理的服務(wù)能力。要從圖書館管理框架上建立和完善圖書館檔案管理機制，讓圖書館的檔案管理更加的規(guī)范化，同時也提高了人們的檔案管理意識，從而推動圖書館進(jìn)一步的良好發(fā)展。

（二）加強圖書館數(shù)字化建設(shè)

在優(yōu)化圖書館檔案管理的過程中，加強圖書館數(shù)字化建設(shè)是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在當(dāng)今全球化的背景下，圖書館的功能越來越復(fù)雜，涉及到的業(yè)務(wù)管理也越來越多，因此，要加強圖書館的數(shù)字化建設(shè)，更是要加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫，即保證圖書館檔案信息的接收、傳輸和存儲，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體和人工錄入為主的文件檔案管理模式逐漸向智能電子載體和電腦錄入進(jìn)行轉(zhuǎn)變。建立高效的圖書館檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)有利于檔案管理工作人員對圖書館進(jìn)行分類管理，有效開展管理工作，提高工作效率，從而實現(xiàn)圖書館管理信息的協(xié)調(diào)處理。加強圖書館檔案管理的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息管理通過電腦進(jìn)行系統(tǒng)化管理，有利于進(jìn)一步完善圖書館檔案的日常管理工作和完成檔案管理的現(xiàn)代化升級，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書館管理除了要加強圖書館檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和條件，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化，還要對檔案管理人員作出嚴(yán)格的要求。首先，應(yīng)在圖書館設(shè)置專職的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，注重對其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，使其在工作的時候更具有專業(yè)性和責(zé)任感。其次，在檔案管理人員的選擇上不僅要選擇有較高教育水平或業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的人員，還要選擇能夠熟練掌握和使用電腦信息技術(shù)的人員，進(jìn)一步促進(jìn)圖書檔案管理的數(shù)字化。再者，要讓其明確自身的工作職責(zé)和工作任務(wù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。圖書館也要保證管理人員的穩(wěn)定性以及制定好完善的交接流程，讓檔案管理工作一直有條不紊地進(jìn)行下去。

隨著社會的發(fā)展，以往的圖書館檔案管理模式逐漸背離時代的要求，這就要求圖書館要具備新的檔案管理模式，以促進(jìn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展和自身的服務(wù)及管理水平得到有效的提高。

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