人事檔案專項審核工作給高校人事檔案管理帶來的啟示

屈俊華

摘 要 人事檔案專項審核工作為高校人事檔案管理工作帶來創新發展的機遇與啟示。高校人事檔案管理工作持續穩定開展，需要檔案管理工作人員落實責任制，同時高校人事檔案管理有關部門應在日常工作中引入信息化技術手段，以切實提高管理效率。本文主要分析并研究現階段高校人事檔案管理存在的不足，提出改革指導意見，以期幫助高校完成人事檔案管理流程優化。

關鍵詞 人事檔案 專項審核 高校

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

1高校人事檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度不完善，管理模式單一

大多數高校現階段人事檔案管理制度還不完善，有關教育管理部門并沒有制定一個統一的人事檔案管理標準，各個高校之間在人事檔案資料原始收集、資料鑒別、歸檔存放以及調閱使用方面并沒有建立統一的執行標準。紙質檔案材料入庫之前使用的紙張大小標準也存在差異，例如之前的工資審批表使用的是A4紙張，之后又經過反復修改最后才一致使用A4紙裝訂成冊。此外，高校人事檔案管理模式不符合時代發展潮流，管理模式僵化，多年來遵循早期紙質檔案管理模式，沒有融入信息化技術管理進行創新改革，致使高校人事檔案管理發展停滯不前。

1.2檔案存放環境差，管理人員素質有所不足

國內高校教師數量逐年增長，人事檔案數量總體呈增長趨勢。大部分高校沒有修建新的檔案管理室，早期修建的檔案管理室條件簡陋。高校現有的檔案管理室主要問題在于：空間過小不利于儲藏大量檔案，采光和通風方面不佳造成室內濕度過大影響紙質檔案完整保存，不具備防火防盜等基礎設施以至于對檔案保護力度不足。同時檔案管理工作室人員數量不足，政治素質和業務水平有所不足，不能很好地對人事檔案進行有效管理。此外，部分工作責任心不強的檔案管理人員，極易在檔案歸檔和裝訂過程中因粗心而造成檔案材料錯漏。

1.3檔案信息化程度低下，利用率不高

當前多數高校在人事檔案管理工作方面缺乏創新精神，沿用傳統的管理手段和管理模式，沒有及時適應時代科技發展變化，運用最新的科學管理方法與技術進行人事檔案管理工作。甚至有部分高校完全沒有引入信息化技術進行人事檔案管理，人事檔案信息全部采用紙質記錄方式。此種管理模式下，紙質人事檔案的壽命十分有限，如遇突發的火災或水災險情，極易造成永久性的信息損毀丟失。同時紙質檔案在調閱查詢方面存在一定困難，當需要大量調閱人事檔案時需要耗費大量的人力物力，額外增加檔案管理成本，不契合當下降本增效的管理理念。

2高校人事檔案管理受專項人事檔案審核工作啟示

2.1全面健全管理機制，提高管理水平

高校管理層領導應充分重視人事檔案管理工作，大力推進人事檔案管理制度創新改革，促使檔案管理工作人事制度趨于規范化、管理模式趨于多樣化。全面健全檔案管理制度，以達到科學合理保管人事檔案目標，實現嚴格統一標準化管理。在檔案查閱和保密等方面堅決杜絕人情化管理，未經上級領導批準以及手續不全者堅決不向其借閱檔案資料，個人辦理人事轉檔需要完整的調令和手續材料，堅決按管理辦法和條例執行管理工作。全面加強人事檔案管理工作標準化運作，促使高校人事檔案管理實現可持續化健康發展。

2.2改善檔案存放環境，提升管理人員素質

人事檔案管理工作人員應及時向上級領導反饋檔案管理室實際情況，引起學校領導層對檔案存放環境的改善意識，從而加大檔案室改建資金投入力度。高校改善人事檔案存放條件需要做到以下幾個方面：首先需要安排專人定期排查檔案室內部防火防盜設施，檢查不利于妥善保管人事檔案的疏漏，以便于后期規劃檔案室改建案犯提供參考信息。其次，緊抓管理人員技能培訓，確保整體檔案管理工作人員具備專業素質和工作責任感，落實現代化信息技術培訓以保障工作人員提高綜合管理素質能力，適應信息化人事檔案管理模式。最后，高校應適當增加檔案管理工作人員，形成老員工帶新員工的管理機制，確保人事檔案管理工作持續穩定進行。

2.3加強檔案管理知識宣講，提升檔案管理意識

高校全體干部職工應積極主動參與并配合人事檔案日常管理工作，便于人事檔案管理部門工作人員開展日常管理工作。檔案作為證明個人身份、學歷以及教學資歷的重要文件，承載人生軌道重要信息，與高校職工職業生涯關系密切且直接影響離退休事宜。因而高校人事檔案管理工作人員有必要定期向職工普及相關知識，組織職工學習有關于人事檔案管理的法律法規，有利于提高職工對于檔案管理工作的認識，避免職工因個人認知偏差造成對人事檔案管理工作的誤解，便于高校人事檔案管理工作取得職工的認可和配合。

2.4構建數字化管理平臺，提高檔案利用率

構建數字化信息管理平臺，可將原有的紙質人事檔案信息全部錄入計算機管理系統，實現無紙化人事檔案管理，大幅度提高檔案調閱效率和利用效率，可以節約大量管理經費資源。高校構建人事檔案數字化管理系統時，首先要保障新舊信息的銜接，確保原先的紙質檔案基本信息錄入無錯漏，同時注意保留紙質檔案作為存底。其次還要建立一套安全的信息管理防御機制，保障人事檔案信息不外泄、丟失。最后，相關技術人員因定期對管理系統進行升級改造，以便于進一步提高人事檔案管理工作效率。

3結語

綜上所述，針對目前高校人事檔案管理普遍存在管理制度不完善、參與管理工作人員綜合素質有所不足且檔案存放條件不佳的現狀，高校應建立全面規范化制度管理，推進人事檔案管理穩定持續發展，同時注意加強工作人員技能培訓，建立信息化管理平臺，進一步提高管理工作效率。

參考文獻

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