以顧客為導向的高校科研經費管理問題研究

施偉 蔡艷婧

[摘 要] 傳統的高校科研經費管理都是以科研管理部門為主導，科研工作者常常是處于一個被管理的地位，產生了很多不必要的沖突和矛盾。文章以科研工作者為顧客，分析了當前科研經費管理效率低下的原因，并提出以信息技術為基礎的變革方案，提出成立科研項目服務中心組織形式變革的最新模式。

[關鍵詞] 高校科研經費 顧客導向 技術變革

中圖分類號：G647.5 文獻標志碼：A

一、緒論

過去科層制的管理模式下，科研工作者是作為管理部門的管理對象而存在的，因此在科研經費的管理過程中，科研工作者缺乏與之相匹配的平等地位，造成了在實務工作中矛盾突出、效率低下、情緒不高的現狀。實際上有很多問題不是出于管理部門的態度不好或者是服務水平不高，問題的根本在于信息溝通不暢、服務精準點把握不夠、專業服務不銜接。從客觀上解決以上問題是需要從多方面入手的，不僅是原來所謂的提高服務水平、改善服務手段、簡化流程、變革制度來解決的，因為從本質上講并沒有改變其不平等的地位。所以，只有當科研工作者與其他管理部門之間有了平衡的能力，處于平等的地位，才能實現真正的服務到位與滿意度提高。

高校為了提高科研工作者的滿意度，提升服務水平，響應“放管服”的整體要求，為科研發展與提升做了很多工作，不僅提高了部門的服務水平，同時還改進了流程以及簡化制度，以物流化財務報銷系統為典型的信息化改革手段，為廣大科研工作者帶來很多便利和時間上的節約。但是我們仍然可以發現，物流化報銷系統的出現，并不完全是以解決科研工作者的需要來實現的，主要還是為了解決財務工作流程信息化、自動化的問題，同時仍然存在著財務的信息孤島問題，并不能從根本上解決科研經費的全過程問題。在空間上，管理部門仍然以科層管理模式分散在各個樓層，甚至包括各部門內部的科室也分散在不同區域，作為科研工作者首先在空間上就得分清、理清自己的行動軌跡，否則就如同無導航狀態的亂碰亂撞；從時間上講，基礎科室的人員基本在崗在位，但是，對于高層領導常常不能及時找到，就存在著時間上的一種錯開，常常為了尋找一種交集而等待很長時間。所以我們改變的不僅僅是制度和流程，更重要的是如何減少空間上的隔斷和時間上的錯開。而我們在考慮這些問題的時候出發點究竟是什么？是從管理部門的角度考慮，還是從科研工作者的角度考慮？過去很多變革似乎是從科研工作者的角度來解決問題的，但是我們會發現仍然是建立在科層體系的管理制度下，只不過做了一些形式上的變革而已，比如統一制服、統一標語，即使在技術上做了一些變革但是我們仍然可以發現只不過是原來手工做法的電子化。當制度修訂和流程再造的時候，仍然可以發現出發點仍然是站在管理部門的角度來改變科研工作者的行為，而并不反思如何去改變自己。比如制定的規則沒有一個解釋說明，甚至連一個簡明的操作手冊常常都很困難，這些事情反映的仍然是以管理部門為主導的科研經費管理模式。因此如何改變當前以管理部門為主導的模式，從本質上講就是要扭轉科研管理工作者不對稱的信息地位和管理地位。

二、當前高校科研經費管理問題分析

長此以往，當某些事情習以為常，就會覺得理所當然。高校科研經費管理體系也如此，作為傳統的科層體系具有分工明確、責任確定、內部效率高的特點，但是當面對不同的顧客、不同的科研項目、不同的流程卻呈現出低效率的狀態，究其原因有以下幾個方面。

（一）單一流程不適應產品和服務多樣化需要

當前科研經費來源渠道多樣、層次多樣、規則不同，導致了在提供對應服務時，需要建立多樣化的服務流程和產品規格，也意味著傳統的單一或少量流程和提供產品規格不會適應這種需求。比如縱向經費和橫向經費相比管理的內容和要求是不一樣的；同樣的縱向經費，國家級、省部級、市廳級項目的管理內容和要求也是不一樣。因此，對于反復多樣的管理要求，如果完全按照硬性的規定和流程來進行處理的話，必然會導致與科研工作者的需求之間發生沖突，因而需要一種柔性的管理。而柔性的管理常常又會被科層體系硬殼所束縛，實際上我們在前面所講到的“放管服”的變革，就是要突破科層體系的硬性束縛，而課程體系是不可能改變這種硬性束縛去實現一個柔性管理。所以，當科研工作者作為顧客需要不同種類的服務時候，傳統的管理體系是很難提供的，就可以想象為什么做一些形式上的改變并不能真正地提高滿意度和工作效率[1]。

（二）過細分工不能滿足業財融合需要

科層體系的高效率是建立在其明確的、細化的分工上，從而實現對標準化業務的高效率。這種分工針對的是標準化業務，而當前的科研項目管理是不具備這個前提條件的。當前的科研項目管理不僅僅是大類的差別，就是每一個具體的項目都有它特殊的要求，因此用一般的規則和流程去面對多樣管理內容時，就需要科研工作者花費大量的時間和精力在各個部門之間進行溝通協調。由于這種業務和管理的脫節，導致了效率低下和矛盾沖突。加強經費管理的業財融合是一個必然的趨勢，如何把握業務與經費管理之間的關系將是以后的研究改革的重點。

（三）信息技術落后不能滿足高節奏管理的需要

盡管現在進入了信息社會，但是科研工作者在面臨科研經費問題的時候發現自己很多時候仍然是手工狀態的做法，即使用Excel表也只是把紙質的表在電腦上填一下而已，信息化的手段沒有能夠充分利用。比如科研經費的使用狀況，所有的數據全部在財務系統當中，科研工作者不能及時得到財務信息，至于已完成報銷的原始票據只有通過查檔案才能得到。這種信息技術的落后導致了大量的時間和精力在查找會計票據上，更不要談經費管理的其他文件信息化。所有經費管理的活動必須通過人工傳遞的方式進行，沒有通過信息流、物流、資金流實現管理過程的現代化。所以整個管理過程中把大量的時間浪費在人工傳遞及相互交接上，為了加強內控，防止在交接過程中出現遺失問題，處處留痕，導致了原本不高的效率更加低下。同時，為了追溯過去的信息，也需要花費大量的時間去查找。

三、以顧客為導向的管理變革——以信息技術變革為核心

傳統意義上的改革幾乎都是以行政部門自身改革為導向，對機構的設置重新進行組合，對職能進行優化，究其本質仍然建立在科層體系中的分工與協作，是以科研經費管理過程的內部控制為基礎的變革，科研工作者的地位并沒有得到本質上的改變。所以，我們提出一個新的視角就是以科研工作者作為內部顧客為導向的管理變革，作為一個管理變革要涉及組織重構。科層體制的出現是與信息流、物流、資金流等信息與實物傳遞過程需要大量的人工為媒介有著密切的關系，因此出現了其特定意義的組織分工與協作模式，在信息化技術迅猛發展的情況下，信息流、資金流可以通過網絡技術進行可靠的傳遞與保存，物流也可以通過其他技術進行有效傳遞，因而組織架構建立的技術基礎已經發生了重要的改變，不需要通過人工來進行交接。

實際上高校已經做了許多改革，比如物流報銷系統改變了傳統的人工排隊報銷的方式，單據的傳遞已經實現了局部的物流化，由于存在網銀，資金流的問題得到了相應的解決，已經大幅度減少了科研工作者排隊報銷的時間。同時，物流化網上報銷系統還解決了信息流的傳遞問題，可以在系統中查詢自己經費的使用情況和匯總報告，查詢票據報銷的物流信息，甚至網上銀行支付失敗信息也能查詢。某些高校增加了網上審批軟件，改變了傳統等待審批的狀況，采用手機APP進行，有效解決了時空差所帶來的時間耗費。以顧客為導向的體制改革需要充分利用信息化技術手段，實現科研工作者的需求，充分發揮其主動性[2]。從科研工作者申報科研項目開始，相關的管理部門就應當提供相應的數據和服務支撐科研活動的所有過程，下面按照科研項目運行的一般過程來論述。

（一）科研項目申報書預算編制時

對于某一個具體項目的申報，按照申報文件所要求的預算總額進行預算細目的分配，但是過去是一個經驗性的過程，常常會導致在實際使用過程當中某些經費細目不夠使用，而有些經費細目使用不了，這就需要對過去類似項目的經費使用情況進行了解。在現有的財務統息系統中，科研工作者可以查詢到過去項目的經費使用情況，可以依照比例，按照新項目的實際使用情況進行編制。如果更為先進的話，財務部門應當建立大數據分析軟件，對類似項目曾經的使用狀況進行一個數據分類比較，能夠提供出較為合理的經費比例安排。

（二）科研項目經費到賬時

當科研項目進行申報之后，應當是在統一的科研項目管理數據庫中留有相關的經費到賬信息，當科研經費到賬之后能夠與以往申報的數據進行匹配，同時進入財務系統按照申報書設置預算，而不需要人工進行查詢核對。可以及時通知科研負責人按照預算要求使用經費，不需要再次向財務部門提供相關申報書及預算書。

（三）科研項目經費使用過程

隨著電子發票的推廣普及和手機報賬系統的運用，經費報銷過程不再需要傳統模式的紙質原始憑證的傳遞，可以采取憑證影像系統來實現審批，審查審核過程中的原始資料，款項支付可以采用無現金支付手段。對于材料采購和設備購買的問題，由于涉及較多的管理部門，采用網上申報批準的方式，能夠高效實現流程順暢進行[3]。

（四）科研項目經費結題時

對于對科研經費事前、事中控制，經費使用過程嚴格遵循了合法性、合規性、合理性的原則，在最終經費結題時，科研工作者可以在財務系統上查詢到匯總數據，并且在科研管理系統提交相關表格，進行電子簽名。

（五）科研項目后續審計等活動時

過去科研項目進行審計時，科研工作者需要復印大類原始憑證以及其他資料提供給審計單位。不僅耗費了科研工作者的時間和精力，也影響到財務和其他部門正常的工作程序。當采用完整信息系統之后，這些問題將都不是問題，需要的信息可以迅速從系統中調出。

四、科研管理中心的設置與運用

即使能實現網上信息處理與傳遞，但是由于科研項目經費管理的復雜性和多樣性，仍然需要在一般性的管理過程中增加人工管理的內容，因為再具體的規則再簡化的流程都無法應對實際當中出現的各種情況，因此建立起適應新技術條件下的科研項目管理體系變得十分重要。在傳統模式下，管理部門在管理過程中的時間錯位和空間分散是導致效率低下的一個重要原因，即使靠信息化技術彌補了絕大部分時間錯位和空間分散的問題，還有少部分問題必須依靠人工進行解決，因此仍然需要改變傳統的科層管理體系。我們可以將所有的科研管理部門集中起來成立一個科研管理中心，突破原有的部門之間的界限與隔閡，以流程管理為主線，以科研工作者為服務對象，集中高效率地解決科研管理工作。

（一）科研管理中心職能設置

科研管理中心必須以信息化建設為核心，突出信息化管理職能，圍繞著該職能進行展開。以科研項目設立、執行、經費使用、考核、結項的過程為主線展開相關活動，實質上就是將原來的科研項目部門、采購部門、財務部門、資產管理部門的職能集中化，轉變了原來以部門分設的形式，實現中心內部崗位的分離與牽制。

（二）科研管理中心管理重點

科研管理中心主要是用來解決普遍性、一般性的問題，通過信息化技術手段主動與科研工作者進行聯系，發現其訴求及愿望，主動解決科研工作當中的問題，通過現代化技術實現物流、信息流、資金流等融合。對于利用信息化系統不能解決的問題必須采用人工解決，需要設立科研管理服務大廳，集中辦公統一解決科研項目管理過程當中的問題。從中可以發現，以信息化與人工相結合的管理模式，是當前高校科研管理的一個較為快捷的轉變方式。科研經費的管理必須建立相應的項目管理流程和模式，絕對不是孤立于其他管理部門而存在的。

（三）科研管理中心科研經費管理變革

科研經費的管理仍然是建立在分工與相互牽制的內部控制制度之下，突破了原來以科室為職能分工的模式，突出以崗位相互牽制。可以預想到將來隨著票據電子化、網上審批自動化、資金監控全面化、區塊鏈技術的發展，會計核算越來越趨向于自動化，下一步的重點是加強科研經費的財務管理。通過財務管理的事先預測、事中控制、事后評估，有效增進科研經費使用績效，改變傳統的追求合法性、合規性的主要目標。

參考文獻：

[1]王娟.關于科研項目經費管理的研究[J].中國集體經濟， 2019，592（8）：56- 57.

[2]劉艷.高校科研經費預算管理的探討[J].財會學習， 2019，212（3）：61- 62.

[3]馬偉彬.科研事業單位科研經費管理問題研究[J].財會學習， 2019，213（4）：162，164.

★基金項目：江蘇省社科應用研究精品工程財經發展專項課題（18SCB- 34）