政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策

梁文佳

[摘 要]檔案管理可以說是政府單位運行的基礎，也是穩步向前的保障，在某種程度上，政府單位的檔案管理可以影響政府單位的發展速度以及發展程度。所以文章將探討政府單位運行中的檔案管理可能遇到的困境以及一些相對應的解決辦法。

[關鍵詞]政府單位 檔案管理 困局 破解對策

中圖分類號：G271；D630.1 文獻標志碼：A

一、政府單位檔案管理在當前面臨的困境

（一）對檔案管理的重視程度不高

檔案管理是對政府單位內一切文字類文件以及一些數據類信息進行管理，但是政府單位對檔案管理的重視程度并不是很高，認為“檔案管理而已，隨便搞一搞就好了”，殊不知這種想法是不正確的，忽視了檔案管理對于單位發展的作用。在這種想法的誤導下，一些政府單位也出現了一系列不重視檔案管理工作的表現，例如：工作思想守舊，跟不上時代的潮流也不進行創新，運用老一套的工作理論與工作制度進行管理，工作效率低下；排斥科學技術的融入，在檔案管理工作部門仍舊使用人工管理檔案的方式，缺少計算機程序的輔助；資金投入比例的縮減，政府單位劃分給檔案管理工作部門的資金不足以支持各項基礎設施的建設，基礎設施大多有缺陷，檔案檢索的工具也是非常落后的[1]；政府單位在聘請工作人員方面的重視程度也不高，例如：聘請非專業的檔案管理人員去完成專業度要求很高的工作，工作人員的薪資待遇也有待提高。這些只是政府單位不重視檔案管理工作的一部分體現，但從這些方面可以看出政府單位對于檔案管理工作部門的態度。

（二）檔案管理與科學技術的融合度不高

當前我國處于科學技術迅速發展的時代，很多行業都在使用計算機程序以及一些計算機軟件來進行信息數據的管理，但是我國政府單位的檔案管理與科學技術的融合度并不高。例如：科學技術處理信息的手段在基層地區并沒有得到充分運用。檔案管理的很多方面，比如分類、錄入、管理等都還處于人工進行的階段，科學技術在檔案管理方面沒有什么體現，面對龐大的檔案管理內容，人工管理方式對政府單位的長遠發展有很大的阻礙。

（三）檔案管理部門沒有明確的制度約束

上文提到了政府單位在檔案管理方面給予的重視程度不夠的問題，重視程度不夠也體現在一些制度的缺失方面。很多政府單位的檔案管理部門都沒有完善的監督體制，例如：在檔案管理部門的工作人員并不明確遵守規章制度，工作也只是應付差事，準時上下班但是在有效的工作時間內完成的工作量卻是少之又少。另外，檔案管理部門的一些工作人員知法犯法，鉆制度的空子，在違反規定的邊緣活動，例如：對于制度內規定的工作內容：定期檢查檔案文件、確保質量以及檔案資料的安全，有些工作人員并沒有重視，并不能保質保量地完成工作內容。所以說，在政府單位檔案管理部門監督體制的缺失也是工作過程中經常遇到的困境之一[2]。

（四）檔案管理人員工作效率低下

政府單位的檔案管理工作具體包含以下幾個方面：單位內各種制度、法律的整理，負責保管單位內各種文檔類文件；按期完成業務、文書、設備、會計、聲像、實物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作，并對各室業務檔案材料的歸檔工作進行指導；定時檢驗檔案資料，保證檔案的質量；收集、整理、保管與本所檔案有關的資料，提供具有參考價值的文獻；做好檔案的管理保管工作，防止泄密和丟失損毀檔案事件的發生；對檔案進行編制，方便檢索查找等；開展檔案編研，將檔案分級歸類；負責填報和編寫政府單位有關檔案工作的統計和調查資料；處理檔案的鑒定、銷毀和移交工作等。檔案管理人員的工作量大，且工作程序繁瑣，很多政府單位的檔案管理都是人工進行，這在一定程度上就會導致檔案管理進程緩慢，工作效率低下，雖然消耗了政府單位的人力、物力、財力，卻沒有很大的成效。另外，檔案管理人員在長時間進行檔案管理的工作后會產生懈怠心理，對工作產生抵觸情緒，認為即使做了也沒有什么明顯的效果，就會出現應付心態，不利于檔案管理工作的長遠發展[3]。

二、針對政府單位檔案管理過程中遇到的困境的解決措施

上文簡單列舉了一些政府單位檔案管理工作中會遇到的一些問題，接下來就給出一些解決措施。

（一）重視檔案管理工作

第一，政府單位要做的就是思想上的轉變，糾正對于檔案管理的觀念，認清檔案管理工作對于單位發展的重要性以及促進作用，明確檔案管理在政府單位發展過程中的地位。第二，要根據實際情況做出相應的改革，引入一些新穎的管理方式，學習先進的管理理念；第三，加大對檔案管理工作部門的資金投入力度，并且建立資金使用監督制度，管理好每一筆資金流向，讓資金真正用于檔案管理工作部門的實際需要；第四，完備基礎設施建設，為檔案管理部門配備先進的管理器材等；第五，定期對檔案管理工作部門人員進行培訓，培訓可以包括培訓員工對于管理制度的認知、明確規定的工作內容等。

（二）采用科學技術與人工整理相結合的檔案管理方式

當前社會中科學技術處于飛速發展的階段，很多行業都將信息數據處理方式納入管理體系中，檔案管理也應該跟上時代的潮流，使用便捷的信息管理方式，利用計算機程序去進行檔案管理。利用科學技術進行數據處理還具有很多的益處，例如：可以方便快捷的錄入信息，對檔案進行分類管理，也設置有簡單操作的檢索工具，在很大程度上節省人力、物力、財力，鼓舞員工的工作熱情，提高工作效率，也可以對檔案資料進行雙重安全保證。總而言之，利用計算機程序進行檔案管理工作是一舉多得的，但是這并不是要求完全拋棄人工檔案管理的方式，而是將檔案管理的主要媒介轉換為計算機程序管理為主，人工管理為輔，兩者相結合去進行工作。例如：在檔案管理工作中，計算機程序能夠很好地把信息進行分類管理，也能夠快速查找到相應的內容，但是不能替代人工進行實體類資料的整理。線上信息快速檢索，查找便利，但實體信息卻是一團糟的現象不值得提倡，所以說，計算機程序要與人工管理相結合，兩者相輔相成，共同進行管理。

（三）建立健全檔案管理監督機制，加大管理力度

既要讓檔案管理工作公開透明，也要加大對檔案管理人員的監督力度。政府單位要為檔案管理工作部門制定一套與實際相符合的管理制度，將每個工作人員都納入管理體制內，例如：可以實行舉報監督制度，讓員工之間互相監督，鼓勵員工舉報檔案管理工作中出現問題的人員或者出現的具體問題，監督人員在核實舉報事件真偽后給予相應的獎懲。政府單位要定期為檔案管理人員開展一些以“單位事業為主，單位利益為先，盡全力做好本職工作”為宗旨的思想教育講座，潛移默化地對員工的思想進行熏陶，讓員工樹立起符合政府單位價值觀的工作理念，從思想上糾正員工的工作觀念。

三、結語

政府單位在檔案管理方面難免會遇到一些困境，這就需要其不斷地去創新探索，解決問題，而不是逃避問題。文章簡要分析了一些政府單位在檔案管理方面可能會存在的問題，也給出了一些相應的解決措施，但是這只是政府單位檔案管理工作中遇到的一部分，檔案管理的創新發展仍需要管理人員不斷去探索。

參考文獻：

[1]高金文，政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究[J].圖書情報與檔案管理，2016（7）：64.

[2]張海燕.機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].中外企業家，2017 （6）：238.

[3]馬金鵬.檔案管理存在的問題及對策分析——昆明市市級機關檔案業務指導工作實踐[J].云南檔案，2018（12）：53- 55.