提升機關檔案工作質量的有效途徑

馬榮

[摘 要]檔案是歷史的真實記錄，是資政育人、存史留據的寶貴財富。機關檔案管理工作是黨和國家重要的基礎性工作之一，做好檔案工作是各級黨委政府、企事業單位的重要職責。面對新形勢、新任務、新要求，如何提升機關的檔案工作質量，更好地服務中心工作，筆者根據30年的檔案工作經歷，認為加強“六化建設”，即檔案工作體制科學化、人員能力復合化、工作制度化、整理規范化、檔案室建設標準化、管理現代化是提升檔案工作質量的有效途徑。

[關鍵詞]檔案工作 提升 途徑

中圖分類號：G279.27 文獻標志碼：A

檔案記錄反映的是黨和國家各項工作和人民群眾各方面的真實情況，是資政育人、存史留據的寶貴財富。它不僅為各項事業的科學發展提供指導、借鑒，還是維護黨和國家以及人民群眾根本利益的重要依據和憑證，是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作。做好檔案工作是各級黨委、政府和企事業單位的重要職責。當前，檔案工作還存在一些不盡如人意的地方，主要表現在以下幾個方面：一些機關、企事業單位對檔案工作不夠重視，檔案工作人員綜合素質不高，檔案意識不強，檔案氛圍不濃厚，檔案的收集不齊全、不完整，整理不科學、不規范，管理的手段和方法簡單、粗放，開發和綜合利用效果不夠理想。面對新形勢、新任務、新要求，要做好機關的檔案工作，更好地服務中心工作，就要做好“六化建設”（工作體制科學化、人員能力復合化、檔案工作制度化、檔案整理規范化、檔案室建設標準化、檔案管理現代化）。

一、工作體制科學化

檔案的基礎來源是檔案資源。一個機關不論大小，都配備有管理部門和業務部門，所謂“麻雀雖小，五臟俱全”。檔案產生于各個內設機構，分散于各個部門，需要收集整理，而各個部門工作人員對檔案的重要性認識程度深淺不一，檔案工作的能力水平又有差距，怎樣把這些散存在部門的材料齊全完整地收集起來，立卷歸檔、提供利用，就需要理順工作體制，建立一個科學合理，快速高效的工作隊伍。首先，應該健全機構，成立組織，加強對檔案工作的組織領導。建立檔案工作領導小組，研究制定檔案事業發展的目標、任務、計劃，明確分管領導、檔案工作人員以及各部門專兼職人員各自的職責任務，只有理順了關系，明確了職責任務，才能各司其職，各負其責，做到檔案事業有人關心，檔案工作有人負責，檔案業務有人開展。其次，還要加強監督、檢查，建立健全獎懲激勵機制。實行目標化管理，不定期進行抽檢查，論功行賞，按過處罰，才能充分調動廣大檔案工作者的積極性、創造性。最后，要培養、穩定檔案隊伍，要在政治、工作、生活的各個方面關心愛護檔案工作人員，保障檔案業務工作開展的人、財、物需要，解決他們在工作生活中遇到的困難，創造良好的職稱、職務晉升空間，使他們能夠心無雜念，安心工作，以實際行動推動檔案工作健康持續的發展。

二、人員能力復合化

檔案工作人員能力決定檔案工作水平，遍觀機關檔案工作人員，檔案專業科班畢業且從事檔案工作的人員為數不多，多半是沒有接受檔案專業理論系統教育的“半路出家”人員，他們專業理論知識系統性不強，能力素質高低不一。

作為一門實踐性很強的檔案專門學科，需要檔案專業理論知識的指導，還要有極強的動手實踐能力，要能夠熟練運用現代化辦公設備，所以，從事檔案管理工作的人員除了堅守良好的職業道德，埋頭苦干、樂于奉獻以外，還要不斷學習，時時充電，既要學習檔案工作的新理論、新方法，又要學習、借鑒現代管理的新經驗、新成果，還要熟練掌握運用計算機技術，政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的復合型人才是搞好檔案工作的基礎條件和保障。

三、檔案工作制度化

制度不嚴、作風不實是工作質量不高的主要原因，必須高度重視機關的建章立制工作。依據檔案法律法規，按照簡單實用、便于操作的原則，結合機關的性質，全面系統地建立檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱、保密、利用、防火、鑒定、銷毀、管理等各項規章制度。強化制度的貫徹力、落實力，用制度來約束、規范、管理檔案工作中的行為。

四、檔案整理規范化

規范化整理是檔案檢索和提供利用的重要指標。要依據國家檔案行業標準、歸檔文件整理規則和上級行政主管部門給本機關審批下達的檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表，科學分類，規范整理。

分類要科學。同一個年度的文件，應根據本機關內部機構設置、職責分工、文件形成的數量等情況，按照文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系進行分類。全宗內檔案分類的一般方法有年度、機構、問題、作者、地區、文件名稱幾種方法，在分類方法的結合應用上，通常年度-保管期限分類法，適用于規模較小、文件材料形成數量少的單位；年度-機構（問題）-保管期限分類法與年度-保管期限-機構（問題）分類法適用于黨委、政府綜合性管理單位，多用于省直單位，市直單位采用的比較少。

整理要規范。檔案整理的程序環節是組件—分類—排列—編目—修整—裝訂—編頁—裝盒—排架，這是《規則》對已有檔案整理程序的具體規定。俗話說“巧媳婦難為無米之炊”，沒有歸檔文件材料，談何整理，因此，在這些環節前要加上 “收集、檢查”兩個環節。整理通常采用三步工作法，第一步是收集—檢查—組件—剔除金屬物—裝訂—編頁碼；第二步是蓋歸檔章—填寫歸檔章（全宗號、歸檔年度、類目、保管期限、頁數，還有一項“件號”在第三步工作法前填寫）—分類、分保管期限排列—編制件號；第三步是編目—裝盒（填寫盒面、盒脊、備考表）—上架。歸檔文件材料的整理可以是單位檔案人員自己整理，也可以是購買社會組織服務，對于購買社會服務整理檔案的單位，涉密文件必須是本機關檔案工作人員自己單獨整理。

五、檔案室建設標準化

在現實工作中，要提供利用某個文件，常常聽到人們說“讓檔案室來做”，實際上就是需要檔案工作人員通過手段從檔案庫房或文件材料中查找出這個文件來應用。故檔案室建設的內容除了檔案庫房建設以外，還應該包括從事檔案管理與服務的機構、人員和辦公設備設施的建設。

檔案政策法規明確要求，檔案室建設必須標準化，要按照既便于工作，又要保持聯系的目標，合理配置檔案業務工作室、庫房、閱檔室。檔案庫房的面積大于容納本機關形成的全部文書、會計、科技、實物等檔案的數量，還要有前瞻性考慮。綜合檔案室履行集中統一管理本機關形成的全部檔案的職責，要建立人防、物防、技防的安全防范體系，維護檔案的實體安全與信息安全。在實際工作中，要抓住加強檔案庫房標準化建設這個重點，圍繞影響檔案壽命的自然因素、環境因素、人為因素開展工作，使檔案庫房達到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防輻射等的要求，同時，加強管理，建立完善的保密制度，積極開展自查和檢查，發現問題，堵塞漏洞，嚴防檔案的損毀和失密事件的發生。

在加強檔案室建設的基礎上，還要完善開展業務工作必需的辦公器材，應該配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、攝（錄）像機、影碟機、錄像編輯機、硬盤、檔案管理軟件、檔案裝具等辦公用具。

六、檔案管理現代化

堅定管理思想現代化的理念。隨著社會政治、經濟、文化的快速發展，檔案的種類不斷增加，載體不斷豐富，數量越來越多，傳統的檔案管理手段已經不能適應檔案工作發展的需要，檔案工作人員要與時俱進，解放思想，更新觀念，勇于創新，突破慣性思維的影響和束縛，不斷探索新的管理模式，創造新的管理手段，積極有效地應對和解決新形勢下出現的新問題。

實施管理方法現代化的行動。計算機技術、網絡技術能夠增強檔案管理自動化程度，提升工作效率，擴大服務面，要把計算機、互聯網與檔案有機結合，實現計算機、互聯網加技術。一是要加強對各類標準規范的落實，確保檔案信息化規范；二是要加快檔案數字化進程，建成以館藏檔案為主體的檔案全文數據庫；三是要促進資源共享，按照標準、規范和保密要求，把可公開的檔案信息及時予以開放，使檔案公共服務的范圍與覆蓋面增加，滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求，讓檔案的作用惠及更多的人民群眾；四是發現、挖掘檔案資源的潛在價值，編輯更多更有價值的信息，把“死檔案”變成“活信息”，為單位決策提供更多更好的參考和指導，為社會和人民群眾提供更多更好的服務。

七、結語

機關檔案工作是國家檔案工作的基礎和源泉，要推動國家檔案事業的科學發展和進步，讓檔案的作用更好地服務于黨的建設和社會主義現代化建設，就必須抓好源頭工程，必須加強機關檔案的建設。