科研企業采購信息化建設及革新途徑研究

朱啟瓊

[摘 要]科技的發展催生了信息時代的到來，信息化建設成為企業發展的首要方向，科研企業也不例外。當前，信息化建設是科研企業各項工作的重要內容。而采購是企業科研生產的最重要的環節之一，是企業核心技術及產品增值的起點。文章將以傳統科研企業為視角，分析當前企業采購信息化建設的發展狀態，在深入分析采購與科研生產計劃、成本節約關系的基礎上提出企業采購信息化建設及革新的途徑，促進企業效益的最大化。

[關鍵詞]科研企業 采購信息化 革新

中圖分類號：F270.7；F274 文獻標志碼：A

各類型企業在生產過程中都必須從外界獲取原材料及服務來滿足生產的需要。從企業的整體發展來看，采購環節是企業科研技術產品或服務增值的起點，也是企業核心業務流程的開始，它絕不僅僅是簡單意義上去市場購買所需的原材料，而是把組織科研創造能力拓展到了外部資源上，關系到企業科研生產經營的各個環節。企業要在激烈的市場競爭中站穩腳跟，就必須實現市場反應能力與品質、實現成本與服務的集中優化，革新傳統的職能管理方式，實現采購的信息化建設，這是提高企業核心競爭力的關鍵。

一、科研企業物資采購信息化建設發展狀態分析

對于科研企業來說，它的采購工作與其他常規企業存在著較大的差異。這種特征就決定著它必然走在信息化技術應用的前端，成為采購信息化系統建設的重要試點。

（一）采購需求

首先，科研企業由于自身的產業特性，形成內外兩面的特征。一方面，對外來說，多批次而小批量的采購造成了采購工作本身的相對不便，而且在進行采購的過程中很難與賣方進行價格的談判；另一方面，對內來說，不同部門間對于采購物項的需求紛繁復雜，此種狀態下，采購部門如何有針對性地實現各個部門的需求成為急需解決的突出問題。需求的繁雜性在企業的工作環境中尤為突出，不同部門間的專業性較強加之地理上的分散，給采購工作帶來一定的難度。正因為如此，企業采購的信息化建設刻不容緩，必須大力推進。

（二）溝通需求

溝通是采購過程中另一個相當重要的問題，在當前的采購工作中很明顯存在缺乏有效溝通的問題。傳統采購中信息呈現單線式的溝通鏈，在企業缺少具備采購運作整體視角的人才，往往只有項目人員才知道在什么時候需要采購和采購什么，也只有供應商的業務員才知道何時可以供應和供應什么，從而導致雙方以及個體內部之間信息的不暢通，極易影響信息傳遞的準確性，浪費溝通鏈中工作人員的時間與精力[1]。除此之外，在傳統的采購過程中往往把采購工作當作獨立的活動，關心科研生產活動能不能有效進行，采購與項目的研發、采購與制造成本的節約則很少與相關的市場人員和項目技術人員進行溝通。所以，需要強化企業采購的信息化建設，保障過程中實現有效的溝通，促進企業效益的最大化。

（三）建立采購品追蹤系統需求

采購信息化能有效促進采購品追蹤系統的建設。對企業內部來說，針對不同批次采購物項的使用情況進行信息的收集與整理形成一個強大的數據庫，促進未來采購工作的優化升級。與此同時，對外而言，包括以往采購信息以及相關的信用信息等的供應商信息，同樣會為日后采購部門的工作提供重要依據，促進未來采購工作的進一步優化。

二、采購信息化建設

（一）信息公開透明

企業采購工作整個過程的公平公正直接關系到企業工作的效果，而在實現采購工作的公平化過程當中，信息公開透明具有重要的意義。良好的信息透明性是建設整個采購信息化系統的最基本的要素，同時它也是保障整個物資供應鏈工作高效與控制有效的基礎。當前，在基于PC端的網絡信息應用時代中，科研企業采購信息化系統應當以數據庫作為基本的技術支持，建設Web頁面為前端呈現采購體系，幫助實現信息的透明。

（二）內部流程信息化

1.實現采購內部管理體系的信息化

首先需要建立一個采購管理信息系統，來完成企業內部制定的采購申請的提交、審查與批準，查詢、跟蹤采購過程中各項數據以及進行相關報表的制定工作，對企業采購運作提供良好的后臺支撐。通過將各個模塊的流程鉤稽來實現供應鏈全流程的信息化管理。具體流程為：采購計劃—采購申請—平臺公開發布—采購實施—合同審批簽訂—合同存檔—報銷支付—驗收入庫。實現全過程管理，將采購計劃作為采購工作的重要源頭，有效提高采購效率，降低分散采購和重復采購的情況；將采購申請作為最基本的操作單位，以電子化的采購申請來替代實際工作中的各種單據，并借用采購申請的不同狀態來呈現出采購流程當下的階段，通過信息化大數據統計功能將采購階段的每個數據進行分析，形成各類統計查詢表，因此，企業管理者可以通過采購信息化模塊對采購任務的執行情況進行實時監控。

在實踐中可以發現，企業采購信息系統的建設有效實現了企業采購管理的信息化建設，信息傳遞的中間環節得以省略，信息流動的速度大大加快，極大地提高了企業的市場反應效率，提升了企業的競爭力。

2.財務工作信息化

在企業進行內部管理信息化建設之后，相應的財務會計工作也要進行變革。傳統的企業在采購工作中填寫與審查發票、訂單以及收貨等基本的工作都會產生大量的文檔內容，占據工作人員的時間與精力，也消耗企業資源。而在信息化的采購信息化中可以對采購流程的信息流進行分析，將原本需要大量人力來完成的復雜的財務工作交由一個簡單的信息集成系統來完成，最大化地節省企業采購的時間與內部信息處理的時間，提高企業的反應速率[2]。

（三）外部運作信息化

1.網絡采購

“開源”與“節流”是網絡采購兩項重要的職能，它最重要的目的就在于節省成本、提高采購工作的效率。首先，企業在網絡采購過程中可以把原材料的成本控制在一個相當低的水平上；其次，企業還可以在網絡采購中獲得更高質量的供應；最后，企業在網絡采購中極大地提高了企業科研生產與運作的效率。在企業的科研生產經營中原材料的價格是節流的關鍵，而為了進一步實現節流最好的方式就是開源，也就是擴大供應商的范圍，形成良好的競爭機制，將原材料價格維持在相對較低的水平，以此實現企業效益的最大化。

實施網絡采購首先需要企業建立相應的采購網站，與供應商進行網上的注冊與交易，除此之外，企業的采購執行員也可以在網上搜索其他供應商的網址并與其建立聯系，擇優而定。

2.供應商信息化管理

對供應商進行信息化管理是強化企業采購信息化建設的重要內容，良好的供應商管理是促使企業與供應商保持共同發展，實現雙贏的基礎。借助信息化管理系統，將供應商履約評價納入整個供應鏈管理系統中，對已簽訂合同的供應商按照一定的評分原則進行履約評價，可以建立供應商評級制度，按照履約程度的不同將供應商分級管理，并給予相應的激勵及懲罰措施，以建立一個長期有效的供應商管理體系，也便于供應商及時得到用戶反饋及供應與生產需要的信息[3]，有效減少供應商的數量、節約成本，促使企業獲得長久的競爭力。

三、結語

實現企業采購的信息化，從整體層面上重構了企業采購的職能，系統化地提高了企業采購環節的整體工作效率，促進企業獲得動態的持續革新的能力，從而使企業在激烈的市場競爭中獲得長久的競爭力。企業采購信息化有效降低了企業科研生產經營的成本，大大提高了運作效率，最大限度地縮短了企業的采購周期，將企業的訂購時間與供應商的反應時間縮小，同時也促進了財務工作的優化與簡化，并最終促使采購相關業務職能的集成優化。總之，企業采購信息化建設及革新，將供應商納入企業的運作體系之中，企業與供應商之間形成良好合作，溝通合同都有了實質性的飛躍，有利于企業的長遠發展。

參考文獻：

[1]張哲.論采購信息化的發展[J].商場現代化，2018（18）：24- 25 .

[2]趙晶晶.基于業務流程再造的企業信息化研究[J].中國管理信息化，2014（12）：39- 40.

[3]張均燕.山東銀座商城與沃爾瑪供應鏈管理的對比分析[J].品牌（下半月），2014（9）：19- 20.