現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

楊瑩

摘要：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，檔案管理是十分重要的一項(xiàng)工作。以往，企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，采用的主要是人工管理的方式，但是，隨著時代的發(fā)展，這樣的管理方式也出現(xiàn)了諸多問題。本文就針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)策略進(jìn)行了研究，希望能有效提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代；企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

前言

檔案管理是企業(yè)管理工作的一個重要的組成部分，主要針對的對象是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種文件資料，通過合理的保存方式以及使用方式，提升企業(yè)管理者決策的質(zhì)量，使企業(yè)能夠具有更強(qiáng)的市場競爭力。本文主要針對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的策略進(jìn)行了研究，希望能有效提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、深化企業(yè)管理者對檔案信息化的認(rèn)識

做好企業(yè)檔案管理工作，不僅能夠使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的重要文件資料得到更好的保存，而且能夠輔助相關(guān)人員對企業(yè)現(xiàn)有資源進(jìn)行全面的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)市場競爭力的提升，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)[1]。因此，企業(yè)管理者在開展管理工作以及組織運(yùn)營工作的過程中，對于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，必須從思想上加強(qiáng)重視，不斷更新自己的管理理念，提升企業(yè)管理的信息化程度，為企業(yè)檔案管理工作的開展?fàn)I造良好的環(huán)境。現(xiàn)階段就有很多企業(yè)管理者的已經(jīng)認(rèn)識到了企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的重要性，將相關(guān)工作納入到了企業(yè)的中長期戰(zhàn)略管理范圍之中，從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)支持角度、組織建設(shè)建設(shè)角度出發(fā)，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)取得了非常好的成效，無論是從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定合理性的角度來講，還是從企業(yè)整體發(fā)展的角度來講，都起到了非常積極的推動作用。

二、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性

在開展企業(yè)檔案管理工作的過程中，要想實(shí)現(xiàn)信息化水平的提升，就需要加強(qiáng)檔案管理工作的升級和優(yōu)化，以國家針對檔案管理工作制定的相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作開展的指導(dǎo)和規(guī)劃，不斷對企業(yè)檔案管理信息化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化[2]。具體可以嘗試從以下兩個方面著手，一方面在檔案管理體系和檔案管理政策制定方面，需要充分考慮到企業(yè)現(xiàn)階段的運(yùn)營情況和資產(chǎn)情況，確保企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中能夠有明確的方向，在充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，提升企業(yè)檔案管理的信息化程度，另一方面，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不僅要重視細(xì)節(jié)方面的問題，還需要從宏觀的角度出發(fā)對相關(guān)問題進(jìn)行綜合的考量，使企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠具有更強(qiáng)的規(guī)范性。

三、建立完善的企業(yè)檔案管理信息化制度

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展過程中，管理者必須要有清醒的認(rèn)識，即檔案管理信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)一蹴而就的工作，而是一項(xiàng)需要長期開展的工作，必須要以國家相關(guān)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，建立完善的企業(yè)檔案管理信息化制度。具體可以從以下兩個方面出發(fā)，首先，要考慮到信息時代對于企業(yè)發(fā)展提出的要求，以現(xiàn)代檔案管理信息化的基礎(chǔ)理論為前提，建立完善的企業(yè)檔案信息化制度[3]。在保證企業(yè)檔案保存完整性的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作開展的效果。其次，在檔案管理工作的開展過程中，相關(guān)部門需要加強(qiáng)監(jiān)管，明確每一個崗位需要具體負(fù)責(zé)的工作，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在問題的時候，要給予采取有效的措施予以解決，最大限度的降低因企業(yè)檔案管理工作開展的不合理性而給企業(yè)發(fā)展帶來的不利影響。現(xiàn)階段，很多企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得了非常不錯的成績，尤其是在檔案管理制度的建設(shè)方面，已經(jīng)形成了十分完善的體系，具體包括檔案保密制度、檔案登記制度、檔案保存制度、檔案使用制度等，此外，在電子檔案的建設(shè)與管理發(fā)方面也形成了十分完善的制度，在防止檔案泄密的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)發(fā)展中的積極作用，對于氣壓企業(yè)來說有著十分重要的借鑒價值。

四、重視企業(yè)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的推廣過程中，部分企業(yè)之所以會遇到瓶頸，一個十分重要的原因就是專業(yè)人才的缺乏，因此，從長遠(yuǎn)的角度來看，企業(yè)要想提升檔案管理信息化程度，專業(yè)人才的儲備是最基礎(chǔ)的條件。具體可以從以下幾個方面著手，首先，可以采取人才引進(jìn)的方式，企業(yè)可以給予優(yōu)厚的待遇，吸引相關(guān)人才到企業(yè)中工作。企業(yè)可以與當(dāng)?shù)馗咝＝Y(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴，鼓勵高校根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行人才培養(yǎng)，確保企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中能夠有足夠的人才支持。其次，可以對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的信息素養(yǎng)，使他們能更好地適應(yīng)未來檔案管理工作的需要的，解決企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才欠缺的問題。最后，針對企業(yè)人才管理的相關(guān)問題，需要建立完善的平臺，在了解企業(yè)發(fā)展需要的基礎(chǔ)上，對企業(yè)人員引進(jìn)以及人才培養(yǎng)相關(guān)方面的工作進(jìn)行合理的優(yōu)化，保證企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)人才培養(yǎng)的科學(xué)性。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的快速發(fā)展，對于企業(yè)檔案管理工作的開展來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，借助檔案管理信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)檔案整理質(zhì)量、檔案收集質(zhì)量的提升，是現(xiàn)階段主要需要解決的問題。因此，就需要企業(yè)管理者加強(qiáng)對相關(guān)問題的重視，加強(qiáng)研究，不斷優(yōu)化企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)措施和建設(shè)制度，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)更為長遠(yuǎn)的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]黃欣欣.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（19）：79-80.

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[3]謝佳辰.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析[J].財(cái)會學(xué)習(xí)，2018（05）：127-128.