淺談中職《辦公軟件應用》課程演示型PPT幻燈片結構搭建和文案提煉的方法

李心田 黃春梅 羅燕梅 林穎

【摘 要】針對中職《辦公軟件應用》課程中PPT制作教學模塊普遍存在“重操作、輕設計”的問題，合企業調研真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學經驗，試談演示型PPT（幻燈片）制作結構搭建和文案提煉的方法。

【關鍵詞】中職;PPT;結構搭建;文案提煉

【中圖分類號】G623.5 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2019）19-0-01

PPT制作模塊是中職《辦公軟件應用》課程中的一個重要組成部分，該模塊的學習目的在于讓學習者能夠完成對應專業真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。但是，在PPT制作模塊的實際教學過程中，普遍存在“重操作、輕設計”的問題，也就是教學過程偏重軟件功能和操作方法，對PPT（幻燈片）的邏輯結構搭建、文案提煉、覺化表達設計方法幾乎不涉及或一帶而過，導致學習者完成這一模塊的學習之后，僅掌握了PPT制作軟件的操作方法，卻無法設計制作出一套完整可用PPT（幻燈片）。針對這樣的問題，筆者結合企業調研真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學經驗，試談演示型PPT（幻燈片）制作結構搭建和文案提煉的方法，以期為同行提供參考。

一、PPT（幻燈片）制作流程

1.準備——2.搭建結構——3.提煉文案——4.確定風格——5.制作——6.調試修改——7.定稿

二、根據上圖所示，環節1-4為設計環節，5-7為制作環節，但是在此前實際的教學過程中相當多的授課者和學習者都忽視設計環節，將教學重心設定在軟件操作上，導致學習者無法達成學習目標，即完成對應專業真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。針對這樣的問題，本文結合案例就PPT制作的提煉文案、搭建結構環節提供一些基本的方法

（一）準備環節：

在制作PPT（幻燈片）的準備階段需要知道5W即：做什么（WHAT）、為什么做（WHY）、呈現對象是誰（WHO）何時用（WHEN）在哪用（WHERE）。首先，做什么（WHAT）類型的PPT？制作演示型PPT還是閱讀型PPT？這里以演示型PPT為例，演示型PPT即演講輔助型PPT。此類PPT作為演講者的輔助展示，特點在于用僅呈現核心觀點和重要論據。這就決定了拿到演示文案之后需要對其進行必要的提煉。其次，決定了做演示型PPT之后，還要明確為什么（WHY）來做這次演示？目的是為了什么？是為了闡釋觀點還是產品介紹？這與之后的PPT結構搭建很有關系。

（二）演示型PPT結構搭建的幾種方法：

準備環節中，我們明確了將要制作的PPT（幻燈片）的類型——演示型，明確了演示的目的和呈現的對象，就可以根據這些因素來搭建PPT（幻燈片）的整體結構。

1.PREP（觀點-理由-案例-觀點）即“總—分—總”結構，該結構適合闡釋觀點。舉個例子，想要說服某公司購買一款APP辦公軟件。我們可以這樣來搭建結構：

（1）觀點（總）：作為一家員工數量超過15人的公司，協同辦公很有必要，因此，建議貴公司購買我們的APP辦公軟件產品。

（2）對方購買產品的理由（分）：我們的APP辦公軟件可以幫你解決很多問題，比如：網盤、資源共享，一對一通知并顯示已讀情況，在線文檔等。給出一些相關的案例：其它公司是如何利用我們的產品，進行協同辦公的，取得了哪些效果。

A公司：①使用網盤、資源共享可以使……②使用一對一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

B公司：①使用網盤、資源共享可以使……②使用一對一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

C公司：①使用網盤、資源共享可以使……②使用一對一通知并顯示已讀情況，能……③使用在線文檔能……

最終的觀點：基于以上理由，我們的APP辦公軟件可以提高協同辦公效率，再次建議貴公司購買我們的APP辦公軟件產品。

2.金字塔結構

（1）序言結構

S：situation（情景），從觀眾都熟悉的事物和場景引入，拉進距離，增強帶入感。

C：complication（沖突），實際情況往往和我們的預期和要求有沖突。

Q：question（疑問），如何解決問題？

A：answer（解決方案），詳細闡述解決方案

這樣的結構多用于說服他人接受解決方案，既可以有邏輯的把事件敘述完整，又能營造起伏的敘事氛圍，激發聽眾的興趣。

同樣是想要說服某公司購買一款APP辦公軟件，我們可以采用標準的序言結構——背景（S）-沖突（C）-疑問（Q）-解決方案（A）來搭建PPT結構：

（2）橫向關系（疑問/回答式對話）

橫向關系的實質就是建立一種疑問/回答式的對話，從而使聽眾帶著極大的興趣了解演示者的思維發展。

比如培訓課件類的演示，現在到月底完成PPT制作，還有5天時間，只完成了50%的工作，即設計環節，剩下的50%該如何完成？

疑問提出后，相應地給出答案，可以從選擇模板、排版、動畫設計制作幾方面入手。

A.選擇模板：……B.排版：……C.動畫設計制作：……

然后根據剩余時間，制定詳細的制作計劃。如何選擇選擇模板呢？如何排版呢？如何進行動畫設計制作呢？

演示都所做的每一個表述都應當引起聽眾的疑問，同時必須在這一表述以下的層次上橫向對疑問予以回答。

（3）縱向關系（演繹或歸納）

①演繹——演繹的思路就是從大前提加小前提最后推導出一個正確的結論。

比如，所有的職場人都要會做PPT（職場基本技能），而你如果是一名職場人，就能得出你也要會做PPT的結論了。

②歸納——對相互關聯且為同一屬性的內容進行判斷，并往上推論出一個總結性的結論。

例如：小張做PPT的時候，可以快速提煉文案、搭建結構，輕松確定風格，玩轉排版，做出專業的配色。

通過以上幾個內容可以歸納得出，小張是一個PPT達人。

無論是采用演繹法還是歸納法，都是為了更好的服務于主題，在選擇上也會有所側重。如果演示目的更偏向于傳達觀點或者思想，說服觀眾，使用演繹法比較合適;如果呈現解決方案是演示重點，那么采用歸納法會更合適。

（三）提煉文案的方法：

演示文案的整體結構搭建完成之后，接下來就要對具體的文案進行提煉，如何對演示文案進行必要的內容提煉呢？一般需要提煉兩類信息：核心觀點（論點）、證明核心觀點的關鍵信息（論據）。從文案中總結出核心觀點（論點），篩選出證明核心觀點的關鍵信息（論據）。

1.篩選出證明核心觀點的關鍵信息（論據）：

比如從下面一段文字中篩選出論據。

篩選后我們找到這些關于“大數據”的關鍵信息：

2.總結出核心觀點（論點）的方法：

描述共同點——從不同內容中總結出共同點，作為結論，有兩種常見的描述類型。

（1）描述行為本身。

舉個簡單的例子：

7月份A產品門店銷售增長700套。8月份A產品網店銷售增長800套。9月份A產品APP銷售增長1000套。

以上數據的共同點有哪些呢？

時間：都是在第三季度。行為：都是在實現銷售增長。于是得出結論：

第三季度，通過三種銷售渠道實現了A產品銷售增長2500套。

（2）描述推論結果。

也來舉個例子：

截至11月份，公司已完成以下人員招聘：實習生100人;基層員工50人;中層管理10人;高層領導3人;那么，我們可以推論出什么結果呢？

公司已建立完善的人才梯隊，有效保障公司良性發展。

三、總結

PPT制作模塊是中職《辦公軟件應用》課程中的一個重要組成部分，為了達成該模塊的學習目標——能夠完成對應專業真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作。筆者結合企業調研真實工作崗位典型PPT（幻燈片）制作流程及教學經驗，針對以往的教學過程中忽視的設計環節，提供了文案提煉的方法——篩選法提煉論據、總結法提煉論點，結構搭建的方法——金字塔結構的三種子結構，以上方法較為簡單和直觀，便于中職學生理解和掌握，在PPT模塊教學實踐中如何開展以上內容的教學實踐并取得一定成效，值得進一步探索和研究。

參考文獻

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